2020-04-12
426
Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки – набора реквизитов документа. В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота – системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.
Электронный документооборот (ЭД) - это процесс движения электронных документов от одного пользователя к другому с использованием программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего создание, обработку, передачу и хранение информации.
В понятие «электронный документооборот» объединены несколько технологий, каждая из которых реализует одну или несколько процедур обработки документов.
|
|
|
| ТЕХНОЛОГИИ | НАЗНАЧЕНИЕ |
| Document Management (управление документами) | Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов. |
| Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов) | Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутирования (индексирования) и загрузки в репозитарии документов. |
| Records Management (управление записями) или Electronic Archiving/Retrieving (системы электронного архива) | Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения |
| Knowledge Management (управление знаниями) | Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов. |
| Web Content Management (управление информацией на Web-сайтах) | Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами. |
| Workflow (автоматизация деловых процедур) | Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения. |
| Collaboration или GroupWare(коллективная работа) | Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. |
| Enterprise Information Portal (информационный портал предприятия) | Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств. |
