Составление исторической справки

 

 Сведения по истории организации - фондообразователя делятся на отдельные составные элементы и излагаются в следующей последовательности:

1) название организации - фондообразователя (первое название за период составления исторической справки) и дата образования. Также указывается организационно-правовая форма фондообразователя (колхоз, государственное учреждение, АО, ЗАО и др.) и форма собственности (государственная (федеральная и субъектов РФ), муниципальная, частная, смешанная и др.).

При составлении дополнения к исторической справке первое название организации – фондообразователя (за описываемый период) указывается в контексте изложения первых сведений о произошедших изменениях; 

2) название организации-предшественника, на базе которого образована организация или сведения об организации, выполнявшей функции организации - фондообразователя до образования последней;

3) подчиненность (на момент образования);

4) изменения названия, подчиненности, формы собственности, реорганизация, ликвидация (сведения перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка, и завершаются датой последней реорганизации или ликвидации);

5) название организации - преемника (в случае реорганизации или ликвидации);

6) основные цели, задачи, функции, компетенция, направление деятельности организации – фондообразователя и их изменения (сведения даются на начало составления исторической справки, а затем перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка);

7) структура, штатная численность организации - фондообразователя и их изменения (сведения даются на начало составления исторической справки, а затем перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая

справка);

8) подведомственная сеть (сведения даются на начало составления исторической справки, а затем перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка);

9) местонахождение (сведения даются на начало составления исторической справки, а затем перечисляются в хронологической последовательности изменений, произошедших в течение всего периода, за который составляется историческая справка).

При составлении дополнения к исторической справке первые сведения по пунктам 6), 7), 8), 9) даются в контексте изложения первых сведений об изменениях, произошедших за описываемый период.  

В зависимости от имеющейся информации, особенностей и специфики деятельности организации историческая справка может быть дополнена другими сведениями по истории фондообразователя: ФИО и даты назначения руководителей, достижения в трудовой деятельности, значимые события в истории организации и т.д. В то же время, не следует перенасыщать историческую справку информацией, выходящей за рамки требуемых сведений.

В некоторых случаях при изложении информации отдельные составные элементы сведений по истории организации - фондообразователя могут быть объединены в одной фразе.  

Если история фондообразователя за описываемый период не претерпела значительных изменений, то историческая справка (дополнение к ней) может не содержать сведений по каким-либо составным элементам. В этом случае в тексте исторической справки (дополнения к ней) делается отметка об отсутствии этих изменений (в подчиненности, задачах и функциях, структуре и т.д.).

Для удобства поиска информации в тексте исторической справки могут быть выделены названия отдельных составных элементов сведений по истории фондообразователя. 

При наличии большого объема сведений, к примеру, о структуре фондообразователя, подведомственной сети, эти сведения могут быть оформлены отдельным приложением к исторической справке.

 

ОФОРМЛЕНИЕ ССЫЛОК НА ДАТЫ, ДОКУМЕНТЫ,

 СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ О МЕСТОНАХОЖДЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

 

Все сведения по истории фондообразователя в обязательном порядке должны иметь максимально конкретные даты, ссылки на соответствующие правовые акты, организационно-распорядительные документы либо другие виды документов, а также иметь справочные данные о местонахождении этих документов. 

 При ссылках на даты соблюдается следующий порядок их оформления. 

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Справочные данные о местонахождении документов состоят из следующих элементов архивного шифра: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа, которые указываются в тексте исторической справки после изложения соответствующих сведений (в скобках, с новой строки).

Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия государственного архива приводится название архива организации.

Если при написании исторической справки были использованы сведения из документов, которые отсутствуют в фондах, либо в ведомственном архиве (к примеру, правовые акты высших органов государственной власти и управления), указывается источник получения данной информации.

 

ОСОБЕННОСТИ ИЗЛОЖЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ