Інформаційне забезпечення

До складу інформаційного забезпечення входить позамашинне та внутрішньомашинне інформаційне забезпечення.

Позамашинне інформаційне забезпечення складається з вхідних і результуючих документів. Вхідні документи служать для фіксації інформації в місці її виникнення і передачі її для обробки. В системі автоматичної обробки економічної інформації з них формуються оперативні масиви інформації. Результуючі документи - це документи, які формуються системою в результаті розв’язку задачі.

Для машинної обробки інформації необхідно провести класифікацію та кодування всіх реквізитів-ознак. Закодовані реквізити представимо у таблиці 3.

Таблиця 3. Опис класифікаторів та систем кодування

Назва кодованої множини	Система кодування	Структура коду	Розшифрування розрядів
Товар	Порядкова	ХХХХ	Порядковий номер товару
Постачальник	Порядкова	ХХХ	Порядковий номер постачальника
Дата	Позиційна	ХХ. ХХ. ХХХХ	Число, місяць, рік
Номер накладної	Порядкова	ХХХ	Номер накладної
Дебетовий рахунок	Позиційна	ХХ. ХХ	Номер рахунка, номер субрахунка
Кредитовий рахунок	Позиційна	ХХ. ХХ	Номер рахунка, номер субрахунка
Місяць	Позиційна	ХХ. ХХХХ	Місяць, рік
Дата початку місяця	Позиційна	ХХ. ХХ. ХХХХ	Число, місяць, рік
Дата кінця місяця	Позиційна	ХХ. ХХ. ХХХХ	Число, місяць, рік
Дата оплати	Позиційна	ХХ. ХХ. ХХХХ	Число, місяць, рік

Вхідними документами для даної задачі будуть:

- розхідна накладна;

- платіжне доручення.

Документ “Розхідна накладна” містить інформацію про поставку товару (дата, найменування товару, ціна товару, кількість товару, загальна сума, назва та реквізити постачальника, назва та реквізити одержувача). Цей документ заповнюється постачальником і є основним документом, що засвідчує факт поставки товару. Реквізити з нього заносяться в базу даних, де міститься інформація про всі поставки товарів. Форма документа наведена в додатку 9. Табличний опис документа представлений в таблиці 4.

Таблиця 4. Табличний опис документа "Розхідна накладна"

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Назва постачальника	C(40)
Назва населеного пункту	C(15)
Адреса	C(30)
Номер телефону	C(10)
Факс	C(10)
Назва банку	C(45)
Номер розрахункового рахунка	C(15)
МФО	C(10)
Індивідуальний податковий номер	C(10)
ЗКПО	C(15)
Номер накладної	C(5)
Дата	D(8)
Назва товару	C(30)
Одиниця виміру	C(5)
Кількість	N(8.3)	0..9999.999
Вартість	N(8.4)	0..9999.9999
Сума	N(6.2)	0..9999.99
Загальна сума	N(7.2)	0..99999.99

Документ “Платіжне доручення” містить інформацію про оплату поставленого товару (дата оплати, сума, назва і реквізити одержувача, призначення платежу). Цей документ заповнюється платником, а після того, як здійснено оплату і банком проставлено на ньому печатки і підпис, одна його копія потрапляє до одержувача, а інша повертається до платника. Документ є засвідченням факту оплати. Реквізити з нього заносяться в базу даних, де міститься інформація про всі проведені оплати. Форма документа наведена в додатку 10. Табличний опис документа представлений в таблиці 5.

Таблиця 5. Табличний опис документа "Платіжне доручення"

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Номер платіжного доручення	C(5)
Дата оплати	D(8)
Сума	N(6.2)	0..9999.99
Назва одержувача	C(40)
Код одержувача за ЄДРПОУ	C(9)
Назва банку одержувача	C(45)
Особистий код банку	C(7)
Номер рахунку	C(15)
Номер накладної	C(5)
Дата	D(8)

Всі необхідні дані з вхідних документів заносяться у бази даних. На основі інформації з вхідних документів формуються результатні документи.

Вихідними документами для даної задачі будуть:

- обороти по дебету;

- обороти по кредиту;

- загальний оборот по дебету;

- загальний оборот по кредиту;

- сальдо на початок місяця;

- сальдо на кінець місяця;

- узагальнена сальдова відомість;

- журнал-ордер;

- акт звірки.

Документ “Обороти по дебету” формується при необхідності і містить дані про обороти по дебету рахунка №60 і кредиту будь-якого з рахунків (вказується). Форма документа наведена в додатку 11. Табличний опис документа представлений в таблиці 6.

Таблиця 6. Табличний опис документа "Обороти по дебету"

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Дата	D(8)
Сума	N(6.2)	0..9999.99
Назва постачальника	C(40)
Номер накладної	C(5)
Номер кредитового рахунка	C(4)

Документ “Обороти по кредиту” формується при необхідності і містить дані про обороти по кредиту рахунка №60 і дебету будь-якого з рахунків (вказується). Форма документа наведена в додатку 12. Табличний опис документа представлений в таблиці 7.

Таблиця 7. Табличний опис документа "Обороти по кредиту"

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Дата	D(8)
Сума	N(6.2)	0..9999.99
Назва постачальника	C(40)
Номер накладної	C(5)
Номер дебетового рахунка	C(4)

Документ “Загальний оборот по дебету” формується в кінці місяця і містить дані про оборот по дебету рахунка №60 в розрізі постачальників. Форма документа наведена в додатку 13. Табличний опис документа представлений в таблиці 8.

Таблиця 8. Табличний опис документа "Загальний оборот по дебету"

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Сума	N(7.2)	0..99999.99
Назва постачальника	C(40)
Звітний місяць	D(6)

Документ “Загальний оборот по кредиту” формується в кінці місяця і містить дані про оборот по кредиту рахунка №60 в розрізі постачальників. Форма документа наведена в додатку 14. Табличний опис документа представлений в таблиці 9.

Таблиця 9. Табличний опис документа "Загальний оборот по кредиту"

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Сума	N(7.2)	0..99999.99
Назва постачальника	C(40)
Звітний місяць	D(6)

Документ “Сальдо на початок місяця” формується на початку місяця і містить дані про залишок на дебеті чи кредиті рахунка №60 в розрізі постачальників. Форма документа наведена в додатку 15. Табличний опис документа представлений в таблиці 10.

Таблиця 10. Табличний опис документа “Сальдо на початок місяця”

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Дебетове сальдо	N(7.2)	0..99999.99
Кредитове сальдо	N(7.2)	0..99999.99
Назва постачальника	C(40)
Звітний місяць	D(6)

Документ “Сальдо на кінець місяця” формується в кінці місяця і містить дані про залишок на дебеті чи кредиті рахунка №60 в розрізі постачальників. Форма документа наведена в додатку 16. Табличний опис документа представлений в таблиці 11.

Таблиця 11. Табличний опис документа “Сальдо на кінець місяця”

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Дебетове сальдо	N(7.2)	0..99999.99
Кредитове сальдо	N(7.2)	0..99999.99
Назва постачальника	C(40)
Звітний місяць	D(6)

Документ “Узагальнена сальдова відомість” формується в кінці місяця і містить дані про залишок на дебеті чи кредиті рахунка №60. Форма документа наведена в додатку 17. Табличний опис документа представлений в таблиці 12.

Таблиця 12. Табличний опис документа “ Узагальнена сальдова відомість ”

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Дебетове сальдо на початок місяця	N(7.2)	0..99999.99
Кредитове сальдо на початок місяця	N(7.2)	0..99999.99
Згорнуте сальдо на початок місяця	N(7.2)	0..99999.99
Дебетове сальдо на кінець місяця	N(7.2)	0..99999.99
Кредитове сальдо на кінець місяця	N(7.2)	0..99999.99
Згорнуте сальдо на кінець місяця	N(7.2)	0..99999.99
Звітний місяць	D(6)

Документ “Журнал-ордер” формується при необхідності і містить загальні суми операцій в розрізі рахунків. Форма документа наведена в додатку 18. Табличний опис документа представлений в таблиці 13.

Таблиця 13. Табличний опис документа “Журнал-ордер”

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Сума	N(7.2)	0..99999.99
Загальна сума по дебету	N(7.2)	0..99999.99
Загальна сума по кредиту	N(7.2)	0..99999.99
Номер дебетового рахунка	C(4)
Номер кредитового рахунка	C(4)

Документ “Акт звірки” формується при необхідності і містить дані про операції, проведені у вказану дату. Форма документа наведена в додатку 19. Табличний опис документа представлений в таблиці 14.

Таблиця 14. Табличний опис документа “Акт звірки”

Назва реквізиту	Тип та значність	Діапазон змін
Сума	N(7.2)	0..99999.99
Дата	D(8)
Номер накладної	C(3)
Назва постачальника	C(40)
Номер дебетового рахунка	C(4)
Номер кредитового рахунка	C(4)

Внутрішньомашинна інформаційна база є частиною інформаційного забезпечення підсистеми та складається з інформаційних масивів (файлів). Всі файли внутрішньомашинної інформаційної бази поділяються на вхідні та результуючі. Вхідні файли в свою чергу поділяються на оперативні та умовно-постійні (нормативні, розціночні, довідникові). Результуючі файли є кінцеві та проміжні.

Оскільки наведено табличні описи результатних документів, немає необхідності у розгляді результатних інформаційних масивів.

Розробимо структуру ідентифікатора інформаційних масивів:

Х ХХХХХ

назва

вид масиву

Вид масиву задається ідентифікатором:

V - вхідний-оперативний

D - довідковий

Класифікацію інформаційних масивів наведемо у формі таблиці (таблиця 15):

Таблиця 15. Класифікація інформаційних масивів

Оперативні	vOperations
	vDocuments
	vGoods
Умовно-постійні (довідкові)	dPartners
	dAccounts
	dPhones
	dAddresses
	dBanks
	dCities
	dCountries
	dRegions
	dAreas
	dTypes
	dMeasures
	dGoods

Взаємозв’язок файлів показаний на даталогічній моделі (додаток 24).

Структури інформаційних масивів наведені у таблицях:

Таблиця 16. Структура файлу vOperations

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Сума	nSum	N(6.2)
Номер кредитового рахунка	cKNumber	C(4)
Номер дебетового рахунка	cDNumber	C(4)
Код накладної	icdDocument	C(4)

Таблиця 17. Структура файлу vDocuments

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код накладної	icdDocument	C(4)
Дата	dDate	D(8)
Номер накладної	cDocNumber	C(5)
Код партнера	icdPartner	C(4)

Таблиця 18. Структура файлу vGoods

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Кількість товару	nGoodsAmnt	N(8.3)
Ціна товару	nGoodsPrice	N(8.4)
Код одиниці виміру	icdMeasure	C(2)
Код товару	icdGoods	C(4)
Код накладної	icdDocument	C(4)

Таблиця 19. Структура файлу dPartners

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код партнера	icdPartner	C(4)
Назва партнера	cPartner	C(40)
ЗКПО	cZKPO	C(13)
С. р. ПДВ	cSrPDV	C(13)
Інд. податк. номер	cIndPN	C(10)
Керівник	cManager	C(40)
Головний бухгалтер	cMainAcnt	C(40)
Нотатка	mNote	Memo
Дата останньої модифікації	dLastMod	D(8)

Таблиця 20. Структура файлу dCities

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код населеного пункту	icdCity	C(3)
Назва населеного пункту	cCity	C(22)

Таблиця 21. Структура файлу dBanks

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код банку	icdBank	C(3)
Назва банку	cBank	C(45)

Таблиця 22. Структура файлу dGoods

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код товару	icdGoods	C(4)
Назва товару	cGoods	C(40)

Таблиця 23. Структура файлу dMeasure

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код одиниці виміру	icdMeasure	C(2)
Назва одиниці виміру	cMeasure	C(7)

Таблиця 24. Структура файлу dAccounts

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код партнера	icdPartner	C(4)
Номер розрахункового рахунку	cAccount	C(15)
МФО	cMFO	C(10)
Код банку	icdBank	C(3)
Код населеного пункту	icdCity	C(3)

Таблиця 25. Структура файлу dPhones

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код партнера	icdPartner	C(4)
Код типу зв’язку	icdConnType	C(1)
Код (міста)	cCode	C(6)
Номер телефону	cNumber	C(7)

Таблиця 26. Структура файлу dAddresses

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код партнера	icdPartner	C(4)
Код населеного пункту	icdCity	C(3)
Код області	icdRegion	C(3)
Код району	icdArea	C(4)
Код країни	icdCountry	C(2)
Номер абонентської скриньки	cPOBox	C(5)
Поштовий індекс	cPostInd	C(6)
Адреса	cAddress	C(30)

Таблиця 27. Структура файлу dConnTypes

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код типу зв’язку	icdConnType	C(1)
Тип зв’язку	cConnType	C(7)

Таблиця 28. Структура файлу dCountries

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код країни	icdCountry	C(2)
Назва країни	cCountry	C(15)

Таблиця 29. Структура файлу dRegions

Реквізит	Позначення у файлі	Тип і розрядність
Код області	icdRegion	C(3)
Назва області	cRegion	C(20)