Нормативно-правове регулювання та регламентація посадових прав та обов’язків

 

Офіційні обов’язки – це нормативно закріплене коло дій, покладені на орган управління або посаду і обов’язкові для виконання. Вони бувають загальними (визначаються Конституцією), спеціальними (покладеними керівництвом конкретного органу управління) і службовими, зумовлюваними сукупністю функцій, властивих даній посаді.

Обов'язки деталізують і закріплюються посадовими інструкціями, правилами внутрішнього розпорядку, положеннями, контрактом, технічними правилами, інструкціями, наказами, розпорядженнями адміністрації.

Посадова інструкція – документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов'язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадова інструкція розробляється керівниками персонально на кожного працівника відділу (сектору) у складі структурного підрозділу (територіального органу) відповідно до положення про них.

У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль державного службовця в діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності.

Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій мають забезпечувати раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного підрозділу.

Як інструмент для оцінки результатів діяльності, посадові інструкції використовуються при атестації фахівців, посадових переміщеннях, формуванні резерву, висуненні на керівні посади, заохоченні.

Посадові інструкції можуть бути типовими і конкретними. Типові посадові інструкції розробляються для однотипних організацій і структурних підрозділів.

При розробці посадових інструкцій необхідно забезпечити єдиний підхід до їх побудови, формулювання змісту розділів, послідовності їх викладу. При цьому вони повинні відображати все коло посадових обов'язків, повноважень і відповідальності працівника, мати чіткі й короткі формулювання, бути гнучкими й динамічними.

Посадові обов'язки керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України визначаються в їх положеннях, а працівників – у посадових інструкціях, що розробляються згідно з вимогами, визначеними у Довіднику типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 1 вересня 1999 р. №65 (із доповненнями) та відповідно до Положень про відділи (сектори) у складі структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України та територіальних органів.

Посадові інструкції працівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України готуються начальниками відділів (секторів) відповідних структурних підрозділів і затверджуються першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків).

Посадові інструкції працівників відділів (секторів) у складі територіальних органів готуються їх керівниками і затверджуються начальником територіального органу.

Посадові обов'язки начальників територіальних органів визначаються у положеннях про територіальні органи.

Розподіл обов'язків між начальником територіального органу та його заступником затверджується наказом територіального органу. Якщо заступник начальника територіального органу є одночасно керівником структурного підрозділу розподіл обов'язків не готується.

Посадові обов'язки заступників начальників територіальних органів, які одночасно є керівниками структурних підрозділів, та керівників структурних підрозділів визначаються у положеннях про структурні підрозділи.

Посадові обов'язки інших працівників територіальних органів визначаються у посадових інструкціях, підписаних їх безпосередніми керівниками, та затверджуються начальниками територіальних органів.

Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких зберігається у секторі кадрової роботи (оригінал), а другий – у начальників відповідних підрозділів (територіальних органів). Державному службовцю видається під розписку копія посадової інструкції.

Текст посадової інструкції, як правило, складається з наступних розділів:

• Загальні положення.

• Завдання та обов'язки.

• Права.

• Відповідальність.

• Взаємодія.

У правому куті першої сторінки інструкції розташовується слово «ЗАТВЕРДЖЕНО», вказуються посада керівника, ініціали та прізвище, підпис керівника про її затвердження, а також дата затвердження.

У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади та структурного підрозділу, а також прізвище, ім'я, по батькові працівника.

Загальні положення. Розділ включає:

- найменування посади з зазначенням структурного підрозділу;

- підпорядкованість працівника (вказується посадова особа, якій безпосередньо підпорядковується працівник);

- основну мету діяльності працівника (наприклад: «Забезпечує організацію засідань колегії»);

- порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язків;

- перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник, що займає дану посаду;

- кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж державної служби, інші вимоги);

- вимоги до спеціальних знань і навичок (зазначається, що працівник повинен вміти працювати на комп'ютері та знати програмні засоби, знати законодавство з питань охорони праці, правила техніки безпеки та пожежної безпеки, гігієни праці).

У цьому ж розділі рекомендується мати пункт про те, кого відповідальний працівник заміщує на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також хто заміщує його.

Завдання та обов'язки. У розділі встановлюється конкретний зміст діяльності працівника, зокрема зазначається:

- відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів, або закріпленням за працівником переліку самостійних питань;

- перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються. При встановленні видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо);

Завдання та обов'язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам професійно-кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

При переліку обов'язків їх слід розбити на групи:

- обов'язки з розробки, підготовки або участі в складанні документів з конкретних питань, що знаходяться в компетенції працівника (наказів, інструкцій і т. п.);

- обов'язки зі своєчасного і якісного збору, обробки, аналізу і використанню інформації (узагальнень, звітів, правок, усної інформації і т. п.);

- обов'язки з використання працівником організаційних, методичних, інструкторських, контрольно-інспекційних та інших форм роботи (виїзди на місця, скликання нарад або участь у них, проведення семінарів, консультацій, т. п.);

- обов'язки з дотримання термінів виконання конкретних завдань.

Також у цьому розділі зазначається, що працівник зобов'язаний дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку. Виконує інші доручення керівника відділу, начальника управління.

Права. У розділі визначаються засоби, за допомогою яких працівник має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов'язків. Наприклад, вносити пропозиції керівнику з відповідних питань та покращення роботи, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, підписувати у межах своєї компетенції окремі документи, виконувати обов'язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах і проводити їх, проводити у межах своєї компетенції перевірки, готувати інформаційні матеріали, отримувати необхідну для виконання своїх завдань та функцій інформацію від відповідних установ і підрозділів, долучати до роботи фахівців, необхідних для виконання поставленого завдання.

Відповідальність. У розділі зазначаються критерії оцінки роботи і ступінь персональної відповідальності працівника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи, використання наданих прав.

Державний службовець несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.

Взаємодія. У розділі зазначається від кого, в які терміни і яку інформацію одержує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким погоджує проекти документів, що готуються; з ким спільно готує документи, а також розглядаються інші питання інформаційних взаємозв'язків працівника з підрозділами, особами, організаціями.

Посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, керівник відділу (сектору) у складі структурного підрозділу.

Датою введення в дію посадової інструкції є дата її затвердження.

Після затвердження посадова інструкція передається працівнику, який проставляє на ній ознайомлювальну візу: «З інструкцією ознайомлений, дата, підпис».

Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є: найменування організації, дата, номер документа, заголовок до тексту, візи узгодження, підпис, гриф затвердження.

Посадові інструкції повинні бути замінені і наново затверджені в наступних випадках:

- при зміні назви установи, (організації, підприємства) або структурного підрозділу;

- при зміні назви посади;

- при зміні прізвища працівника, що заміщує дану посаду (тобто при звільненні колишнього працівника і заміні його іншим).

Розподіл посадових обов'язків між Начальником, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України встановлюється розпорядчим документом – наказом Головдержслужби України, який готується управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю.

Положення про відділи є внутрішнім локальним документом. Його основна функція – чітко визначити поле діяльності та сфери відповідальності і впливу співробітників даного відділу. На основі положення про відділ часто формують і посадові інструкції його працівників. Чим більше компанія і чим більше в ній підрозділів, тим необхідніше положення про діяльність кожного відділу.

Положення про відділ має складатися з таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації, ліквідації, висновок.

Структура положення про відділ може бути застосована і до положення про управління бухгалтерського обліку і звітності відомств, акціонерних товариств і т. ін., яке передбачає такі розділи: назва підрозділу; загальні положення: цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими функціональними підрозділами і обчислювальним центром; порядок стимулювання; порядок розширення, реорганізації, ліквідації; висновок. Оскільки функції і завдання бухгалтерії (управління бухгалтерського обліку і звітності) різнобічні і не обмежуються лише рамками методології обліку, їх доцільно об'єднати в групи за напрямами робіт. Це дасть змогу сконцентрувати роботу облікового апарату.

Завдання і функції, що їх виконує обліковий апарат концерну, міністерства, можна поділити на такі напрями: складання зведеної звітності, контроль, економічний аналіз за даними звітності; організація обліку і контролю, методологічна робота, облік в апараті управління (об'єднання, міністерства). Відповідно до цього в розділі положення «Завдання і функції» доцільно виділити підрозділи.

При визначенні функцій слід вказати, які з них керівники відділу (управління) виконують самостійно, а які – разом з іншими відділами, службами. Така градація функцій особливо важлива на вищому рівні управління, де основна роль бухгалтерії зводиться до підготовки проектів рішень. Частину цих рішень бухгалтерія готує самостійно, а в підготовці інших лише бере участь. Так, облік засобів, організація проведення інвентаризації, впровадження передових форм і методів бухгалтерського обліку – функції суто головного бухгалтера, а економічний аналіз на основі обліку і звіту та підготовка за його даними проектів рішень може здійснюватися разом з іншими відділами (управліннями).

Регламентація – це розробка та офіційне оформлення обов’язкових вимог до параметрів організації, підрозділів, апарату управління, внутрішніх процесів, процедур. Забезпечує одноманітне здійснення дій, що повторюються, незалежно від персональних особливостей тих, хто їх виконує. Об'єктами регламентації є:

- зв’язки і взаємодія між підрозділами і усередині них;

- правила, процедури і норма часу виконання операцій;

- права, обов'язки, відповідальність підрозділів і працівників;

- проектна чисельність і кваліфікаційний склад персоналу;

- трудомісткість основних робіт;

- розподіл конкретних завдань;

- показники ефективності;

- організаційні нормативи;

- управлінські технології;

- інформація, її вміст, періодичність вступу або надання тощо.

Регламентація вирішує наступні завдання:

- створює нормативно-правову основу формування структури управління, горизонтальних і вертикальних взаємозв'язків, підлеглості;

- встановлює кількісні характеристики управлінських процесів на всіх рівнях;

- задає вміст, об'єм, періодичність і форми інформації, що поступає, необхідної для виконання роботи, сприяє усуненню надлишкових або непотрібних відомостей;

- забезпечує розподіл завдань між структурними підрозділами, окремими працівниками, встановлює їх права, обов'язки і відповідальність, усуває зайві трудові функції і операції;

- упорядковує прийоми і методи управління, порядок роботи з кадрами, їх підготовки і підвищення кваліфікації; визначає умови економічного стимулювання.

Основою регламентації є регламент – організаційне положення, яке чітко визначає види дій, умови і обмеження їх здійснення. В управлінні персоналом використовуються наступні регламенти:

- виробничі (норми виробництва, норми обслуговування);

- технічні (вимоги техніки безпеки);

- економічні (порядок нарахування заробітної плати, преміювання);

- соціальні (правила надання гарантій, компенсацій);

- організаційні (положення про підрозділи, посадові інструкції, кваліфікаційні характеристики, штатні розклади, графіки роботи, прийому відвідувачів та ін.).