2020-05-11
219
Вопросы занятия:
1. Состав документации по личному составу.
2. Требования к ведению трудовых книжек.
3. Оформление личных дел сотрудников.
1. Состав документации по личному составу
Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Документацию по личному составу можно квалифицировать на четыре группы:
1. документация, связанная с комплектованием (приемом на работу) персонала организации;
2. документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
3. документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
4. документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией (с увольнением).
Перечень форм первичной учетной документации по учету труда
Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы:
• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
| Номер униф. формы | Наименование унифицированной формы | Рекомендуемый формат |
| Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу | А4 |
| Т-1а | Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу | А4 |
| Т-2 | Личная карточка работника | 2А4 |
| Т-2ГС (МС) | Личная карточка государственного служащего | 2А4 |
| Т-3 | Штатное расписание | А4 |
| Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника | А4 |
| Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | А4 |
| Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу | А4 |
| Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | А4 |
| Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам | А4 |
| Т-7 | График отпусков | А4 |
| Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение) | А4 |
| Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) | А4 |
| Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | А4 |
| Т-9а | Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку | А4 |
| Т-10 | Командировочное удостоверение | А4 |
| Т-10а | Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении | А4 |
| Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника | А4 |
| Т-11а | Приказ (распоряжение) о поощрении работников | А4 |
Процесс управления персоналом организации включает выполнение следующих работ:
· оформление первичной учетной документации;
· ведение трудовых книжек;
· формирование и ведение личных дел;
· подготовку и передачу дел в архив организации;
· хранение дел службы персонала в архиве организации.
Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной 
штатным расписанием, сопровождается оформлением документов.
Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.
Анкета составляется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.
Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. В отдельных случаях (при оформлении на службу в таможенных органах) автобиография представляется в обязательном порядке.
Характеристика — официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.
Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.
Близким характеристике по содержанию и назначению документом является рекомендательное письмо. Подготовка рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не носит официального характера.
Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Пишется от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.
Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на неопределенный срок или на срок до пяти лет (срочный трудовой договор). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.
По истечении срока действия срочного договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.
Приказ о приеме на работу оформляется по форме № Т-1 и № Т-1а. Форма № Т-1 заполняется индивидуально на каждого принятого работника. Форма № Т-1а заполняется одновременно на нескольких работников.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса “л/с”. Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б “Перечня документов с указанием сроков хранения”) или 50 лет.
В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы формируются в отдельное дело.
Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.
Личная карточка работника (форма № Т-2) — основной учетный документ. Заполняется на всех работников, кроме государственных служащих, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, страхового свидетельства, диплома (свидетельства об образовании) и на основе опроса работника.
Заполняются личные карточки работником кадровой службы (отдела персонала, менеджера по кадрам и т. д.) от руки. Личные карточки заводятся в одном экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.
Все последующие изменения данных о работнике отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы. Отдельно хранятся личные карточки работников, обучающихся в очно-заочных образовательных учреждениях. В этом же разделе хранятся личные карточки на работающих инвалидов.
На работников, поступающих на государственную службу, оформляется аналогичная форма № Т-2 ГС(МС).
Форма № Т-4 составляется дополнительно только для учета научных и научно-педагогических работников. Она ведется наряду с заполнением формы № Т-2.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.
2. Требования к ведению трудовых книжек.
Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней.
Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров.
1.ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 10 октября 2003 г. N 69 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК - устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).
2. ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ (Правила ведения трудовых книжек), утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках".
В трудовые книжки вносятся следующие данные:
1. сведения о работнике;
2. сведения о работе;
3. сведения о награждениях и поощрениях;
4. сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
5. взыскания в трудовую книжку не вносятся.
Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.
Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.
В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.
Сведения о работе
Серия и номер <*> (10 разворотов)
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
--------------------------------
<*> Серия и номер указываются на одной из четырех страниц
каждого развернутого листа трудовой книжки.
Сведения о награждении
Серия и номер (10 разворотов)
| N записи | Дата | Сведения о награждении (поощрении) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
3. Оформление личных дел сотрудников.
Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.
Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:
1. внутренняя опись документов дела;
2. дополнения к анкете;
3. заявление о приеме на работу;
4. анкета с фотокарточкой;
5. трудовой договор;
6. приказ о приеме на работу (копия);
7. документы об образовании (копии);
8. характеристики или рекомендательные письма.
В начале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу.
В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы).
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.
