Организация документооборота при различных формах оплаты за закупленные товары торговой организацией

В ходе хозяйственной деятельности между предприятиями постоянно совершаются сделки по поводу приобретения средств и предметов труда, реализации товаров, продукции (работ, услуг). За все приобретенное со стороны следует производить взаиморасчеты (уплачивать деньги) и, соответственно, получать платежи за отпущенную продукцию или оказанные услуги.

Внешние расчеты возникают: при взаимоотношениях по закупке сырья и материалов, товаров; при реализации товаров и готовой продукции; при выполнении работ и оказании услуг; при осуществлении налоговых платежей и взносов во внебюджетные фонды; при получении и возврате кредитов и займов и др.

Внешние расчеты можно разделить на две группы:

1. Коммерческие расчеты – это операции, связанные с движением товара, продукции, работ, услуг: расчеты с поставщиками и подрядчиками; покупателями и заказчиками.

2. Некоммерческие расчеты – это операции, не обусловленные движением продукции, товаров, оказанием услуг и выполнением работ, а связанные лишь с движением денежных средств: расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами; учредителями и акционерами; доверителями и поверенными; кредитными организациями. Коммерческие расчеты осуществляются следующими видами платежей:

– платежными поручениями;

– платежными требованиями-поручениями;

– аккредитивами;

– расчетными чеками;

– векселями;

– зачетом взаимных требований.

По некоммерческим расчетам платежи осуществляются, как правило, только с помощью платежных поручений.

Платежное поручение – это расчетный документ, в котором владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку перевести определенную сумму денежных средств на счет получателя.

Платежное требование-поручение – расчетный документ, выписываемый поставщиком, содержащий требование к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

Инкассо – это банковская операция, посредством которой банк по поручению своего клиента получает расчетные документы и производит расчеты от имени клиента. Банк сам проверяет количество, качество продукции и правильность документов и производит оплату. Эта операция хороша тем, что банк защищает интересы клиента.

Аккредитив – это условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива.

Расчетный чек – это письменное поручение владельца счета обслуживающему ему банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств.

Вексель – письменное денежное обязательство, которое оформлено по специально установленной форме, дающее право векселедержателю на получение от должника по векселю определенной в нем суммы.

Зачет взаимных требований – установленная форма безналичных взаиморасчетов предприятий, при которой взаимные требования и обязательства должников и кредиторов друг к другу погашаются в равновеликих суммах, и лишь на разницу производится платеж в установленном порядке. Цель зачета – сокращение взаимной задолженности, ускорение расчетов и достижение экономии в платежных средствах.

Формы расчетов между торговой организацией и получателем денежных средств определяются договором. Выбор той или иной формы расчета определяется характером хозяйственных связей между сторонами, их финансовым положением и местонахождением, особенностью поставляемых товаров и услуг, способом транспортировки и условиями приемки. Расчеты платежными поручениями являются самой распространенной формой расчетов между поставщиком и покупателем