Практическая работа № 27

 

Тема: Запуск MS Access и создание файла базы данных. Задание структуры таблиц. Выбор и установка первичного ключа таблицы. Ввод данных в таблицы. Организация связей между таблицами.

Цель работы: Изучение и приобретение практических навыков по применению описанных в теме методов работы с СУБД Access.

Задание 27.1 Создать новую базу данных содержащую таблицу с информацией о студентах «Компьютерной школы»

 

1. Запустите программу Access.

2. Нажмите мышкой на кнопку  новая база данных. В поле имя файла в качестве имени базы данных введите название базы данных Школа. Щелкните по кнопке  и выберите размещение файла БД.

3. Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу Enter.

4. В следующем окне выберите вкладку Создание, затем кнопку Конструктортаблиц.

5. Появится окно Конструкторатаблиц.

6. В левой верхней клетке введите имя поля и нажмите на клавишу Enter. В соседней клетке появиться Тип данных, по умолчанию он задается текстовым. Любой другой выбирается с помощью раскрывающегося списка.

7. Заполните поля в Конструктор е таблиц данными (Рис.27.1). Общие свойства поля оставляем по умолчанию.

8. Сохраните таблицу, нажав на клавишу .

В появившемся окне наберите имя таблицы Список и нажмите ОК.

Появится запрос на создание ключевого поля – уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. Нажмите Да.

В данном варианте будут самостоятельно появляться числа – номера записей.

9. Перейдите в режим таблицы, нажав на кнопку  на вкладке Главная. Ввод данных вы будете производить режиме таблицы, заполняя клетки таблицы. Значения поля код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием клавиши Enter, то маркер перейдет в следующую ячейку.

10.  Заполните базу данных значениями (Рис.27.2).

11. Сохраните введенные данные, нажав на . В результате вы получите таблицу, с которой можно работать.

12. Замените фамилию Иванова на Иванникова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.

13.  Замените год рождения на 2986. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 7 и введите 6.

Рисунок 27.2 - Значения вводимые в таблицу

 

Задание 27.2 Сортировка данных в таблице

 

Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и нажать на кнопку:  если нужно отсортировать по возрастанию, нажать на кнопку:  если нужно отсортировать по убыванию.

Отсортируйте:

1.   Фамилии – по алфавиту. Для этого поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке .

2.   Имя – по алфавиту. Для этого поставьте маркер на любое имя в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке .

3.   Номер школы – по убыванию. Для этого поставьте маркер на любой номер школы в столбце с названием Школа и щелкните мышкой по кнопке .

4.   Класс – по возрастанию. Для этого поставьте маркер на любой класс в столбце с названием Класс и щелкните мышкой по кнопке .

5. Сохраните текущую таблицу, нажав на кнопку .

6.  Закройте таблицу, нажав на кнопку  в правом верхнем углу окна.

7.  Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных или открыть существующую для продолжения работы.

8.  Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл – Открыть – Имя своей базы данных – Открыть.

 

Задание 27.3 Поиск записей по образцу

 

1. Откройте таблицу Список.

2. Установите текстовый курсор в поле фамилия.

3.  Нажмите на кнопку  на вкладке Главная, которая позволяет найти запись по введенному значению.

4. Наберите в поле образец фамилию Баранова и нажмите на кнопку найти далее.

5. Закройте таблицу Список.

Задание 27.4 Создание базы данных состоящей из двух таблиц

 

1. Удалите таблицу Список.

2. Перейдите на вкладку Таблицы в области навигации.

3. Выделите имя таблицы (рис.27.4).

4. Нажмите клавишу Delete

5. На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

6. Выберите вкладку Таблица, если находитесь в другом окне.

7.  Выберите вкладку Создание.

8.  Щелкните мышью на кнопке Таблицы (рис.27.5). Появиться пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия (кроме первого поля Код).

9. Переименуйте поле Код. Для этого используйте команду контекстного меню столбца – Переименовать поле. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная_группа и нажмите клавишу Enter.

10.  Переименуйте второе поле. Для этого раскройте список кнопки «Щелкните для добавления», выберите «Текст». Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Преподаватель и нажмите клавишу Enter.

11.  Сохраните таблицу с именем Группы, нажав на кнопку  сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

12.  Перейдите в режим Конструктор, нажав на кнопку , и посмотрите, как заданы поля.

13. Тип данных поля Учебная_группа задайте числовым  и сделайте это поле ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав на кнопку  ключевое поле на вкладке Конструктор. Сохраните изменения, нажав на кнопку . Закройте таблицу.

14. Создайте таблицу Список.

15.  Выберите вкладку Создание, нажмите на кнопку Таблица.

16.  Задайте имена полям по аналогии с предыдущим заданием, (рис.27.7) Тип данных поля Код оставьте как счетчик, поля Фамилия, Имя, Отчество – текстовые, поля Год рождения, Школа, Класс и Учебная группа – числовые.

Рисунок 27.7 – Режим таблицы

 

17. Сохраните таблицу с именем Список, нажав на кнопку сохранить . Перейдите в режим Конструктор, нажав на кнопку .

18. Значения поля Учебная группа надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите вкладку Подстановка, тип элемента управления – поле со списком, источник строк – Группы, (рис.27.8).

19. Сохраните изменения и закройте таблицу.

 

Задание 27.5 Создание схемы данных

 

1. На вкладке Работа с базой данных нажмите на кнопку   Схема данных.

2. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и нажмите на кнопку Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появиться условный вид этих таблиц. Закройте окно Добавление таблицы.

3. Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.

4. Поставьте мышку на имя поле Учебные_группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебные_группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появиться окно Связи.

5.  Включите обеспечение Целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

6. Включите Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующие номера групп.

7. Включите Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.

8. Нажмите на кнопку Ок. Появиться связь один-ко-многим (Рис.27.10).

9. Закройте схему данных, нажав на кнопку  в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

10. Откройте таблицу Группы в режиме таблицы. Заполните ее записями (Рис. 27.11)

11. Сохраните таблицу и закройте ее.

Вопросы для самоконтроля:

 

1. Дайте определение базы данных? Приведите примеры баз данных.

2. Для чего предназначена программа MS Access?

3. Из каких объектов состоит файл базы данных?

4. Что такое запись? Что такое поле?

5. Какие типы полей используются в СУБД Access?

6. Какие свойства полей применяются в СУБД Access?

7. Какие существуют способы создания таблицы в Access?

8. Из каких структурных элементов состоит таблица базы данных?

9. Для чего предназначен конструктор таблицы?

10. В каком режиме осуществляется ввод данных в таблицу?

11. Как сохранить таблицу с введенной информацией?

 

Литература:

Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: учебное пособие для студ. учреждений сред. проф. образования. Р. 5, С. 272-301;

Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера: учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования. Р. 3, С. 98-294