Основными внутренними деловыми документами учреждения являются служебная (докладная) записка и приказ.
Служебная (докладная) записка - это письменная форма изложения мнения, просьбы, предложения подчиненного начальнику или нижестоящего руководителя от своего имени или имени возглавляемого им подразделения вышестоящему.
В правом верхнем углу пишется должность и фамилия адресата, далее заголовок "Служебная (докладная) записка", основной текст и подпись с указанием должности и даты.
В принятой для нашей страны практике руководитель высказывает свое мнение резолюцией, которую пишет непосредственно на служебной записке, заявлении или другом документе; эта резолюция может носить любой характер, в том числе и распоряжения. Целесообразнее (такая система также существует давно) резолюцию давать на специальном именном бланке, который прикрепляется к соответствующему документу.
Приказ - правовой акт и юридический документ, письменно (печатно) издаваемый руководителем учреждения (организации, фирмы, предприятия) на основе единоначалия и оформляющий распоряжения руководителя, кадровые вопросы и другие решения.
|
|
Приказ выпускается на специальном бланке, имеющем штамп организации, дату регистрации и порядковый номер. Первый экземпляр приказа подшивается в дело, а второй вывешивается на доске приказов. Копии приказов направляются во все подразделения или только лицам (подразделениям), в нем указанным и имеющим к нему отношение.
Приказ состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит цели, задачи и причины издания приказа, факты и изложение предмета приказа.
Распорядительная часть начинается выделенным в одну строку прописными буквами словом ПРИКАЗЫВАЮ, имеет повелительную форму изложения и состоит из конкретных пунктов, содержащих намеченные действия, срок их исполнения и ответственных исполнителей. В последнем пункте определяется должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа.
Руководитель подписывает приказ лично после согласования с соответствующими должностными лицами, визы которых располагаются ниже подписи руководителя. Указывается также рассылка, т.е. подразделения, в которые направляются копии приказа.
Кадровый приказ (приказ по личному составу) издается:
- при приеме на работу;
- при увольнении;
- при переводе на другую работу;
- при изменении должности;
- о поощрении;
- о наложении дисциплинарного взыскания;
- в других случаях, касающихся кадровых вопросов.
Этот приказ может не иметь констатирующей части, но в ряде случаев, предусмотренных законодательством, должен быть согласован с профсоюзным комитетом и иметь строку:
|
|
"С приказом ознакомлен ______"
для подписи работника, о котором издан данный приказ. В ряде случаев, в том числе и по просьбе работников, оформляются выписки из приказа, которые заверяются канцелярией или отделом кадров учреждения.
В целом в оформлении деловой документации необходимо придерживаться общепринятых правил и утвержденных стандартов
Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.
1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.
2. Письмо-заявление об уходе.
3. Рекомендательное письмо.
4. Письмо-отказ.
5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).
6. Письмо-напоминание.
7. Письмо-уведомление.
8. Письмо-благодарность.
Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.
Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.
Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:
• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно должна проставляться дата;
• письмо не должно содержать клеветнических измышлений;
• должно быть разборчивая подпись.
Документационное обеспечение
делового общения.