Порядок оформления кассовой книги (форма № КО-4)

Правила сдачи денежных средств инкассаторам и порядок оформления препроводительной ведомости

    Если доставка денежных средств осуществляется через инкассатора, то за предприятием закрепляются 3 инкассаторские сумки с номерами, принадлежащими только данному магазину (2 – для доставки денег по будням и 1- в праздничные и выходные дни). Инкассатор приезжает на предприятие за выручкой в конце рабочего дня в одно и то же время. Старший кассир, прежде чем отдать сумку с деньгами инкассатору, должен потребовать у него:

- удостоверение личности с фотографией;

- доверенность банка на сбор денег;

- пустую инкассаторскую сумку с номером, закрепленным за данным магазином;

- явочную карточку, в которой старший кассир поставит время прибытия и убытия инкассатора и запишет сумму вложенных в сумку денег;

- сделать отметку (оформить расписку) на 3 экземпляре препроводительной ведомости.

К приезду инкассатора сумка с деньгами должна быть готова. Инкассаторскую сумку в магазине готовит старший кассир. Для этого старший кассир за 1 час до приезда инкассатора собирает денежную выручку с операционных касс, с мелкой розницы, с киосков, раскладывают ее покупюрно (по достоинству билетов), пересчитывает, связывает в пачки по 100 штук и помещает внутрь инкассаторской сумки. Затем кассир начинает оформлять препроводительную ведомость.

Она оформляется в 3-х экземплярах через копировальную бумагу.

 1 экземпляр называется препроводительная ведомость, 2 – накладная, 3 – копия препроводительной ведомости. 1 и 2 экземпляры отличаются только названиями, а 3 – названием, нижней лицевой частью документа и обратной стороной документа. После того, как документ оформлен, старший кассир вкладывает внутрь сумки с деньгами 1 экземпляр, закрывает ее и опломбирует. 2 экземпляр будет вручен в руки инкассатору вместе с сумкой с деньгами. 3 экземпляр после соответствующей отметки инкассатором остается у старшего кассира и в конце рабочего дня прилагается к отчету кассира. В препроводительной ведомости не допускаются исправления. Если же ошибка допущена. все 3 экземпляра выбрасываются, а взамен выписывается новая.

       Данный документ также содержит: наименование предприятия, номер расчетного счета и наименование банка предприятия, покупюрный расклад денежных средств а также сумма цифрами и прописью.

 

Оформление объявления на взнос наличными

Объявление на взнос наличными – это документ, который применяется организациями любой правовой формы при внесении денежных средств из кассы на расчетный счет в обслуживающий его банк.

Документ состоит из трех частей на одной странице:

- «объявление на взнос наличными» остается в банке. В этой части имеется подпись вносителя, то есть кассира,

- «квитанция» передается при внесении денег вносителю и на предприятии прикладывается к расходному кассовому ордеру, служит оправдательным документом,

- «ордер» прикладывается либо к банковским документам организации, то есть выписке (если сдавали выручку, сверхлимитный остаток на свой расчетный счет), либо забирается банком и никуда не прикладывается (если предприятие платило за услуги банка или чековую книжку).

В документе указываются сумма вносимых наличных денежных средств и реквизиты расчетного счета, на который они должны быть начислены. Если при внесении выявлено несоответствие фактической суммы наличных денег и суммы, указанной в объявлении на взнос наличными, организации предлагается заново составить документ на фактически вносимую сумму.

При этом кассовый работник перечеркивает первоначально оформленное объявление на взнос наличными, указывает на обороте перечеркнутой квитанции фактически принимаемую сумму, проставляет подпись и передает бухгалтерскому работнику банка для оформления нового документа.

Заполнение объявления на взнос наличными производит бухгалтер организации или кассиром организации, оно оформляется от руки или с помощью компьютера, с сохранением реквизитов бланка. В объявлениях штампами могут обозначаться такие реквизиты: владелец счета, название банка, номер счета. При заполнении объявления стоит обратить внимание на то, что в качестве даты взноса наличных указывают фактическую дату представления денег в банк; в соответствующих графах прописью и в виде кода указываются источники поступления денежных средств.

Заполнение формы

Наименование реквизита	Порядок заполнения	Примечания автора
Заполнение объявления на взнос наличными
Строка «Объявление на взнос наличными№_____»	Номер документа	Номер ставит работник банка
Строка «__________года»	Дата заполнения документа - дата фактического представления в банк	Число - цифрами, месяц - прописью, год при этом записывается цифрами
Строка «От кого»	Наименование предприятия (органи­зации), вносящего денежные средства
Графа «Дебет счет №_______»	Номер счета, с которого вносятся де­нежные средства	Заполняется банком иуказывается счет на­личных денежных средств в кассе банка - 20202
Графа «Сумма циф­рами в том числе по символам: символ сумма»	Сумма денежных средств, цифрами, вносимых на счет, по символу источ­ника поступления	Рубли отделяются от копеек знаком«-» (тире). Сумма указывается (или разбивается, при необходимости) по символам источника поступления в соответствии с п. 3.1; Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ 1 от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Сове- 1 том директоров от 19.12.97 № 47
Строка «Получатель»	Наименование получателя - владель­ца счета
Графа «Кредит счет № ________»	Номер счета организации в банке, на который зачисляются внесенные наличные денежные средства
Строка«ИНН КПП»	Указываются идентификационный но­мер налогоплательщика и код поста­новки его на учет	На практике банки требуют указывать КПП получателя при перечислении налогов и сборов. Как правило, в остальных случаях 1 поле не заполняется
Строка «р/счет №______	Указывается номер расчетного счета клиента и код по ОКАТО	Как правило, не заполняется
Отрока «Наименова­ние банка-вносителя БИК»	Наименование банка -вносителя де­нежных средств	В поле «БИК» заносится банковский иден­тификационный код банка вносителя
Строка «Наименова­ние банка-получате­ля БИК»	Наименование банка - получателя средств	В поле «БИК» заносится банковский иден­тификационный код банка получателя
Строка «Сумма про­писью»	Прописью с начала строки и с боль­шой буквы сумма вносимых денеж­ных средств, в рублях и копейках (копейки указываются цифрами)	Незаполненная часть поля прочеркивается двумя линиями
Незаполненная часть поля прочеркивается двумя линиями	Наименование поступления	Источник образования поступления
Поле «Подпись клиента»	Подпись представителя предприятия (организации), сдающего денежную наличность в банк	Допускается без расшифровки
Поле «Бухгалтерский работник»	Подпись бухгалтера банка	Допускается без расшифровки
Поле «Кассовый ра­ботник»	Подпись кассира, принимающего деньги	Допускается без расшифровки
Заполнение квитанции
Строка «Квитанция №________»	Номер документа (такой же, как и у ордера)	Номер, который ставит работник банка, дол­жен совпадать с номерами остальных частей (документов) объявления на взнос наличными
Графа «Для зачисле­ния на счет №_____»	Указывается номер счета, на который зачисляются денежные средства
Графа «Сумма циф­рами»	Цифрами указывается сумма денеж­ных средств, вносимых на счет	рубли отделяются от копеек знаком«-» (тире).
Поле «Место печати (штампа)»	Проставляется печать (штамп) банка	Ставится работником банка
Заполнение ордера
Строка «Ордер №_______»	Номер документа	Номер, который ставит работник банка, дол­жен совпадать с номерами остальных частей (документов) объявления на взнос наличными

 

Объявление на взнос наличными, квитанцию и ордер принимает бухгалтер банка. Он подписывает объявление на взнос наличными и квитанцию, затем передает их, а также ордер в кассу.

После проверки правильности заполнения формы объявления навзнос наличными бухгалтер-операционист банка заполняет графу «счет №... ДЕБЕТ», в котором он записывает номера счета бухгалтерского учета в кредитных организациях.

Затем бухгалтер банка ставит свою подпись в поле «Бухгалтер».

Порядок оформления кассовой книги (форма № КО-4)

Все поступления и выдачи наличных денег (в том числе при при­еме наличных денежных средств с использованием ККТ) организа­ция должна учитывать в кассовой книге.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, конт­роль за правильностью ведения которой возлагается на главного бух­галтера организации.

Кассовая книга, как и журнал регистрации, заводится на опреде­ленный период - это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период. Открывая новую кассовую книгу в начале установленного орга­низацией периода, необходимо ее, как уже было сказано, пронуме­ровать, прошнуровать и опечатать, заполнить обложку, титульный лист и последнюю страницу. Существует следующий алгоритм оформления кассовой книги и порядок заполнения каждой строки и выполнения от­дельных действий с комментариями.

Действие 1. Оформление обложки и титульного листа кассовой книги формы № КО-4 (Таблица 1).

 

Таблица 1     

Наименование реквизита	Порядок заполнения	Примечания
Строка «Организация»	Полное наименование организации	Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по 0КПО
Строка «Структурное подразделение»	Наименование структурного подразде­ления организации	Эта строка заполняется в том случае, если в организации имеются обособленные струк­турные подразделения со своей кассой
Строка «Кассовая книга»	Период, на который заводится книга	В зависимости от совершаемых с денежными средствами операций это может быть месяц, квартал, год или любой другой установлен­ный организацией период

 

Действие 2. Листы кассовой книги нумеруются, сама книга прошнуровывается и опечатывается. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опе­чатана сургучной или мастичной печатью. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) за­полняется с лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу. Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Кон­торский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Действие 3. Заполнение последней страницы кассовой книги. До внесения каких-либо данных непосредственно в саму кассовую книгу необходимо сделать запись на ее последней странице. По строке «В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов» прописью указывается количество листов в кассовой книге. Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бух­галтера данной организации, а также печатью или штампом. Примечание. Отметим, что кассовая книга может вестись автомати­зированным способом (при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов). При этом ее листы формируются в виде маши­нограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней фор­мируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограм­мы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций). Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуще­ствляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кас­совой книги» должно автоматически печататься общее количество ли­стов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год машинограмме — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составле­ния указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бух­галтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства их использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хра­нятся кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календар­ного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. Затем бухгалтер ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи (фамилию, инициалы). Заполнение основной части кассовой книги (Таблица 2).

Таблица 2

Наименование реквизита	Порядок заполнения	Примечание автора
Строка «Касса за»	Текущая дата	Указывается на каждом новом листе кассовой книги. Далее в этой же строке должен быть ука­зан номер листа по порядку
Строка «Остаток на начало дня»	Остаток денежных средств в кассе на начало дня	Записывается в графу 4 «Приход, руб. коп.»
Графа 1 «Номер документа»	Номер приходного (расходного) кас­сового ордера, по которому кассиром приняты (выданы) денежные средства
Графа 2 «От кого получено или кому выдано»	Лицо, от которого получены (кото­рому выданы) денежные средства	Фамилия, имя, отчество (если это представи­тель другой организации, также указывается наименование этой организации)
Графа 3 «Номер кор­респондирующего счета, субсчета»	Номер счета (и, если необходимо, субсчета), который корреспондиру­ет со счетом 50 «Касса»
Графа 4 «Приход, руб.коп.»	Сумма, получаемая в кассу, указан­ная в приходном кассовом ордере	Заполняется, если в кассовую книгу заносятся данные о приходном кассовом ордере
Графа 5 «Расход, руб. коп.»	Сумма, выдаваемая из кассы по расходному кассовому ордеру	Заполняется, если в кассовую книгу заносятся данные о расходном кассовом ордере
Строка «Перенос»	Сумма прихода и расхода на первой половине листа (в графах 4 и 5)	Для ведения записей после «Переноса» отрыв­ную часть листа накладывают на лицевую сто­рону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной сторо­ны неотрывной части листа
Строка «Итого за день»	Общая сумма, в рублях и копейках, по приходу и расходу за день, в графах 4 и 5 соответственно	До подсчета итоговых сумм за день в кассовой книге не заполненное записями пространство заполняется прочерком
Строка «Остаток на конец дня»	Сумма, в рублях и копейках, налич­ных денег в кассе на конец текуще­го дня (в графе 4). Остаток денег в кассе на следующий день не дол­жен превышать лимита, установлен­ного обслуживающим вас банком	Сумма остатка на конец дня должна быть равна сумме остатка денежных средств в кассе на нача­ло дня плюс суммарный приход за день и минус суммарный расход за день. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхова­нию и стипендий не свыше трех рабочих дней
Строка «в том чис­ле на заработную плату, выплаты со­циального характе­ра и стипендии»	Сумма по платежным ведомостям на заработную плату, выплаты со­циального характера и стипендии
Строка «Кассир»	Подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) кассира	Подпись заверяет результаты произведенных расчетов