В значительной степени успех совещания зависит от действий предсе-дательствующего. Каковы его задачи и функции?
Главная цель председательствующего – по всем вопросам повестки дня найти оптимальное решение за минимальное время. Исходя из этой цели, он должен обеспечить:
а) отдачу от каждого участника;
б) конструктивный характер обсуждения.
Вот несколько рекомендаций, позволяющих решить эту задачу:
1) порядок выступлений должен быть таким, при котором их очеред-ность будет обратной служебному положению выступающего. В этом случае над участниками с более низким статусом не будут довлеть мнения выше-стоящих коллег;
2) каждый участник должен быть поставлен перед необходимостью высказаться;
3) председательствующий обязан регулировать направленность и дело-витость выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягиваний, бес-смысленных пререканий. Если в ходе обсуждения выясняется, что вопрос не подготовлен, то необходимо решительно снимать его с обсуждения. Само со-бой разумеется, что все проявления некорректности, грубости, безапелляци-онности не должны оставаться без внимания;
|
|
4) установлено, что при прочих равных условиях чаще конфликтуют люди, сидящие друг напротив друга, и реже – те, что сидят рядом. Председа-тельствующий, зная характеры участников совещания, может (конечно, не привлекая к этому внимания) рассадить участников так, чтобы друг напротив
97
друга не оказались те, кто может «взорваться»;
5) соблюдение процедурных моментов (регламента) является обязанно-стью председательствующего. Для ограничения времени выступлений можно использовать песочные или шахматные часы;
6) через 40-50 минут работы следует делать перерывы. Они нужны, во-первых, для отдыха, а во-вторых, во время перерывов, в иной, непринужден-ной обстановке, в частных «кулуарных» беседах работа над темой совещания продолжается;
7) решение по каждому вопросу следует доводить до согласованной письменной формулировки, включающей в себя:
а) содержание решения; б) сроки его выполнения;
в) ответственного за выполнение решения.
Способы нейтрализации «блокирующих» ситуаций в ходе совещания
Как бы хорошо совещание ни было подготовлено и организовано, оста-ется опасность возникновения блокирующих ситуаций. Причин, приводящих
к неуспеху (или даже к провалу), слишком много, и предусмотреть появление неприятностей практически невозможно. Но, тем не менее, устранять барье-ры и преграды нужно уметь, и этому можно научиться.
Совещания бывают удачные и неудачные. Источниками неудач (и удач!) могут служить:
|
|
1. Личностные особенности участников.
2. Отношения участников между собой.
3. Организация самого процесса совещания.
Как видите, все причины – чисто психологические, и вместе они могут блокировать обсуждение поставленных вопросов. Блокирующие ситуации весьма разнообразны, непредсказуемы и неожиданны. Однако некоторые из них «типичные», выявлены и исследованы с точки зрения возможностей их нейтрализации.