Подготовка к обслуживанию

Тема: Организация обслуживания участников культурных, общественных и спортивных мероприятий

Подготовка к обслуживанию

 

Мероприятия, или ивенты (от англ event - событие) делятся на две категории В2С и В2В К мерам В2С относятся: корпоративные праздники, спортивные соревнования, фестивали, концерты и т.д., то есть меры, рассчитанные на массовую целевую аудиторию (массового потребителя).

К мерам В2В относят: конгрессы, конференции, форумы, симпозиумы, «круглые столы», семинары, презентации, тренинги, мастер-классы, пресс-конференции и т.д., то есть меры, которые имеют деловой характер

Организацией этих мероприятий занимаются ивенторы - специализированные ивент-компании (агентства, ивент-отделы в структуре других компаний). Они разрабатывают, осуществляют подготовку и проводят мероприятия самостоятельно или с привлечением ивент-подрядчиков, которые предоставляют определенные специализированные услуги.

Важной составляющей организации таких мероприятий является предоставление услуг питания. Для этого, по месту проведения мероприятия могут быть использованы действующие рестораны, кафе, буфеты при выставочных центрах, театрах, с спортивных сооружениях и т.п. Кроме того, при необходимости к обслуживанию мероприятия может быть привлечена кейтеринговая компаниия.

В перерывах между заседаниями участникам предлагается обслуживание в действующих и выносных буфетах с определенным ассортиментом закусок, кондитерских изделий, воды, соков и т.п. Кроме того, в перерывах широко используется и такая форма обслуживания, как кофе-пауза (кофе-брейк), бизнес-ланч, по завершению основного мероприятия - банкеты с рассадкой (обед, чай, ужин) и без рассадки гостей (фуршет), перед началом мероприятия, например открытие выставки, - дневные приемы: бокал шампанского, вина.

Дневные приемы (бокал шампанского и бокал вина), как правило, начинаются в 12.00 и продолжаются около часа. На приеме подают шампанское, вино, соки, орехи, канапе, пирожные Напитки и закуски разносят официанты, прием проходит стоя.

Для поддержания полезных связей с партнерами и представителями прессы при подписании важных контрактов проводится также прием-завтрак с 8.00 до 15.00, который длится полтора-два часа. Приемом руководит ведущий.

Вечерние приемы более праздничные. Прием-коктейль или фуршет начинаются в 17-18-часов и длятся около двух часов. В первом случае официанты разносят напитки и холодные закуски, во втором - гости сами подходят к накрытым столам. Эти приемы проходят стоя, что обеспечивает свободу перемещения участников мероприятия с целью установления деловых контактов.

Прием-обед с рассадкой гостей (банкет за столом) начинается в 17-19-часов и длится 2-3 часа и более может быть предусмотрено два помещения: в первом подают основные блюда, предусмотренные меню, во втором - фрукты, чай, кофе.

Прием-ужин проводится таким же образом, как и описанный выше, только начинается позже - в 20-часов.

Работа с предприятиями общественного питания по месту проведения мероприятия, а при необходимости (например, в выставочном центре) с кейтеринговой компании начинается с формирования заказчиком цели и заданий, которые стремится достичь и решить заказчик в результате проведения мероприятия. Согласно концепции и местом проведения мероприятия разрабатывается его план.Составляется меню и определяется стоимость кофе-брейка, банкета (за столом или фуршет), количество гостей.Согласовываются формы приглашения, схемы размещения сцены, столов для ВИП-гостей и других гостей по отношению к сцене с тем, чтобы все могли наблюдать с а выступлениями артистов. Уточняются дизайн помещений, формы расстановки столов, их сервировки, порядок рассадки гостей, форма официантов.

Предусматриваются отдельные помещения для складирования продуктов, производственной зоны с подводом воды, электроэнергии и т.д.

Профессионально подготовленные менеджеры и исполнители отвечают за определенный круг вопросов музыкально-танцевальную программу обеспечивают музыкальные ансамбли, оркестры, солисты, танцевальные коллективы; декорирование, флористы; спецэффекты - пиротехники, услуги питания - повара, официанты во главе с заведующим производством и метрдотелем.

К первой группе относятся мероприятия, которые проводятся во дворцах культуры, театрах, домах научно-технической пропаганды с участием жителей города их обычно проводят во второй половине дня с одним перерывоммежду заседаниями продолжительностью 20 мин. Обслуживают участников во время перерыва, перед началом мероприятия и после него.

Ко второй группе относятся мероприятия, проводимые с участием иногородних делегатов течение одного рабочего дня с двумя-тремя перерывами между заседаниями.

К третьей группе относятся мероприятия, проводимые с участием иногородних делегатов течение нескольких дней.

Согласно указанному группировкой мероприятий, может быть рекомендовано три варианта организации обслуживания:

Первый вариант предполагает обслуживание участников мероприятия всеми стационарными буфетами и дополнительно установленными фуршетные столы-буфетами, на которых выставлен смешанный ассортимент изделий: бутерброд ди, кисломолочные продукты, кондитерские изделия, фрукты, безалкогольные и горячие напитки.

Второй вариант также характеризуется дополнительной установкой столов не только со смешанным ассортиментом, но и специализированных столов буфетов, которые реализуют, например, горячие сосиски

При обслуживании по третьему варианту кроме столов со смешанным ассортиментом выставляют такие специализированные столы (буфеты), как чайные, кофейные, молочный, столы по реализации соков, горячих сосисок.

Важное значение имеет предварительный расчет количества изделий, посуды, столовых приборов для каждого вида стола и обслуживание всего мероприятия. Это значительно облегчает работу материально ответственных лиц.

Кладовщик материального склада согласно произведенных расчетов до прихода официантов (буфетчиков) подготавливает весь ассортимент инвентаря и посуды из расчета на один стол, заключает в специальную тару в и выдает старшему официанту (буфетчик).

В таком же порядке заведующий производством осуществляет подготовку всех видов продукции, комплектующих согласно расчетного листа.

Столы в вестибюле и холлах устанавливают заранее их покрывают скатертями, как для банкета-фуршета

Сервировка зависит от расположения столов и их вида. Если они пристенные, то применяется односторонняя сервировка. В таком случае воду, кисломолочную продукцию, фужеры размещают у в виде треугольника, основание которого проходит вдоль стороны стола, обращенной к стене.

Между треугольниками размещают блюда (лотки), вазы с бутербродами, пирожками, пирожными На торцах стола ставят соки, по краю - стопками закусочные тарелки, вилки и ножи.

Если столы установлены посередине помещения, то применяется двустороннее сервировки. Продукцию в бутылках, бокалы, рюмки ставят посредине стола рядами или елкой, между ними - в ассортименте пирожки, бутерброды, кондитерские и другие изделия собственного производства..

Столы по реализации горячих сосисок размещают по краям зала у стен, где есть розетки для сосисковарок, которые ставят на подсобных столах. Рядом размещают фуршетные столы, на них ставят безалкогольные напитки (минеральную и фруктовую воду), специи (перец, соль, горчицу), столовые приборы (вилки, ножи). При обслуживании официант кладет на тарелку отварные сосиски, хлеб и соленья (огурцы, корнишоны).

Чайные, кофейные столы ставят ближе к производственным помещениям, поскольку необходимо часто носить использованную посуду в моечную, доставлять чистую в зал, пополнять резервуары с кипятком. Работа облегчается при в использовании одноразовой посуды. Термостаты и чайники заварные ставят на отдельном столе, тут же размещают чашки с блюдцами, вазочки с нарезанным лимоном, вазочки или сахарницы.

Ассортимент изделий для чайных столов несколько отличается от столов со смешанным ассортиментом: исключена кисломолочная продукция, минеральная и фруктовая вода, увеличен ассортимент и количество кондитерских их изделий. В некоторых случаях используют только чайные и кофейные столы Такаяформа обслуживания называется «кофе-брейк» (кофе-пауза).

Кроме столов буфетов, используют выносные буфетные стойки, которые обслуживает буфетчик, реализующей вышеуказанную продукцию Как правило, при этом используют одноразовую посуду.