Теоретическая справка

ЛИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Деловая переписка – это документы, которые фиксируют деловые отношения между сотрудниками, отношения между сотрудниками и различными учреждениями. В рамках служебной документации можно выделить личные документы. К ним относятся автобиография, резюме, доверенность, заявление и др.

Адресат –получатель письма (или документов).

Адресант – отправитель.

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринимать за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

Расписка – документ, подтверждающий факт получения чего-либо одним лицом от другого.

Резюме:

1) краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог речи, доклада и т. п.;

2) жанр самопредставления, включающий анкетные данные.

Рекомендательное письмо –в отличие от характеристики, имеет функциональное предназначение – активно предписывает получателю-работодателю схему действий.

Реквизиты –обязательные содержательные элементы служебного документа.

Резюме, автобиография

Теоретическая справка

Деловая документация бывает двух видов: внутриведомственная и межведомственная.

В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т. д. к руководству или организацию составляются внутриведомственные документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

· резюме;

· заявление;

· автобиография;

· расписка;

· доверенность (личная) и т. д.

Текст этих документов может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Резюме – это краткая информация о себе как о специалисте с целью донесения ее до работодателя. Главная цель резюме – заинтересовать работодателя в себе как в специалисте и получить работу. Документ должен содержать лаконичную информацию о составителе, подчеркнуть его положительные стороны. Документ оформляется произвольно, однако следует соблюдать следующие рекомендации: размер стандартного резюме – не больше страницы формата А4, шрифт – Times New Roman, размер кегля – 12–14. Для выделения используйте жирный шрифт. Никаких виньеток, рамок и прочих графических деталей. Все аббревиатуры расшифровывайте, поскольку человек, который будет рассматривать ваше резюме, может не знать, что такое РГГУ и РЭУ, в то время как для вас это знакомые буквы.

Резюме содержит следующую информацию:

- название вида документа;

- дату;

- указание фамилии, имени и отчества, должности и почтового адреса претендента;

- дата и место рождения;

- возраст;

- адрес проживания (телефон, e-mail);

- желаемая должность;

- опыт работы;

- образование;

- дополнительные навыки и знания;

- знание иностранных языков;

- личная информация;

- прочее;

- подпись.

Документ должен содержать лаконичную информацию. В верхней части листа пишите фамилию, имя и отчество. Далее сообщается домашний адрес, адрес электронной почты (тот же самый, с которого отправляете резюме), телефон (мобильный и, если хотите, добавьте домашний), дата рождения.

Затем вы указываете цель резюме (желаемую должность).

«Опыт работы». Эта позиция сообщает работодателям о вашей трудовой деятельности. Постарайтесь указывать опыт работы, адекватный вакансии, на которую вы подаете. Перечисляете места работы в обратном хронологическом порядке, т. е. начинаете с текущей работы или с самой последней. Описывая опыт работы, укажите период работы, название компании, вашу должность и обязанности, которые вы выполняли. Если трудовая деятельность началась в годы учебы в высшем учебном заведении, нужно включить и эту информацию.

В «Образовании» (основном, дополнительном) сохраняется обратный хронологический порядок. Следует указать название учебного заведения (город, в котором находится учебное заведение), уровень образования (высшее, незаконченное высшее, среднее и т. д.), период обучения, факультет, специальность.

Если вы ходили на какие-то дополнительные курсы, посещали семинары, участвовали в тренингах, проходили стажировки, создавайте отдельную часть «Профессиональное образование» и перечисляйте все, начиная с последних посещенных курсов. Не забудьте указать название документа о полученном профессиональном образовании.

«Дополнительные навыки и знания». Уровень владения компьютером (можно указать скорость печатания), наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другим специальностям.

«Знание языков»: базовый уровень, средний уровень, продвинутый уровень, в совершенстве.

«Личная информация». Необходимо коротко рассказать о личных качествах (особенно важно умение контактировать с коллегами) или увлечения. Если вы женаты, обязательно укажите это, а также наличие детей.

«Прочее». Можете указать наличие водительских прав, курите вы или нет.

Есть одно «нет». Не стоит добавлять свою фотографию в резюме, если это не является необходимым условием при подаче на вакансию. Сохраните текст и не называйте файл resume: в названии файла должны быть указаны ваши имя и фамилия.

В некоторых случаях кандидат высылает вместе с резюме письмо к работодателю. В этом письме соискатель предлагает ознакомиться подробнее с его квалификацией и опытом работы. Такое письмо называется сопроводительным. Если резюме – это краткая информация о себе как о специалисте, то сопроводительное письмо – это непосредственное обращение к работодателю, т. е. своего рода реклама, которая даст возможность обратить внимание именно на вас. Сопроводительное письмо должно быть лаконичным и содержать следующую информацию: формальное обращение о приеме на работу, источник информации о вакансии, краткая информация о полученном образовании, квалификации и опыте работы. В заключение следует выразить готовность прийти на собеседование, приступить к работе немедленно.

Обратите внимание, что в резюме не следует использовать личные местоимения (я, мы), не рекомендуется употреблять различные аббревиатуры и сокращения, текст должен быть четким, выдержанным в деловом стиле.

Отправляя письмо по электронной почте, в строке «Тема» укажите название вакансии, на которую вы претендуете. В письме напишите, что ваше резюме находится в прикрепленном файле и что вы с нетерпением будете ждать ответа. Прикрепите обещанный файл, отправьте письмо и продолжайте искать другие вакансии.

 

 

Образец:

                                             РЕЗЮМЕ

 

                         АНДРЕЕВ ИГОРЬ ИЛЬИЧ

 

Адрес: 112333 г. Москва, ул. Житная, д. 23,кв. 5

Телефон: 8 926 345 55 77

Дата рождения: 20 марта 1983 г.

Место рождения: г. Москва

Цель: соискание должности бухгалтера.

Опыт работы:

2003–2005 гг. – компания «Истерн Экспресс», бухгалтер.

Образование:

2001–2005 гг. – Российская экономическая академия имени Г. В. Плеханова,                                           

финансовый факультет, бухгалтер.

2005 г. – академическая программа обмена с Высшей школой экономики в

г. Арнеме.

2000–2001 гг. – подготовительные курсы по математике, английскому языку,

русскому языку при РЭА им. Г. В. Плеханова.

1990–2000 гг. – средняя школа № 399 (Москва).

Знания языков: английский – продвинутый уровень, немецкий – средний

уровень.

Личная информация: исполнителен, доброжелателен, трудолюбив, совместим с

коллективом.

Семейное положение: холост.

Прочее: водительские права категорий А. В. Не курю.

 

 

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) в хронологической последовательности кратко описывает этапы своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография пишется с соблюдением следующей последовательности изложения:

1) название документа;

2) фамилия, имя, отчество (как приложение к местоимению я);

3) дата рождения (число, месяц, год);

4) место рождения (село, город, область, республика);

5) сведения о родителях;

6) где учился, когда и какое учебное заведение окончил (школа, вуз, аспирантура);

7) где и когда работал, какую должность занимал;

8) знаки отличия (награды и поощрения);

9) участие в общественной работе;

10) занятие в настоящее время;

11) краткие сведения о членах семьи;

12) дата (слева), подпись (справа).

 

В тексте автобиографии могут использоваться следующие слова и словосочетания: родиться…, окончить школу (курсы, институт, университет); получить среднее или специальное образование; поступить в …, жениться на…; выйти замуж за…; служить в рядах…; по возвращении из …; после переезда в…

Образец:

Автобиография

 

00.00.0000

 

Я, Петрова Ольга Викторовна, родилась 4 мая 1978 г. в г. Москве, в семье научных работников.

Отец, Петров Сергей Васильевич, – преподаватель РГГУ. Мать, Петрова Екатерина Борисовна, в настоящее время домохозяйка.

В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Гагаринского района г. Москвы. В связи с переменой места жительства в 1988 г. перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленным изучением иностранного языка.

Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом.

Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив».

В 1995 г. поступила на филологический факультет Российского государственного гуманитарного университета.

 

 

Подпись                                                                     О. В. Петрова

 

Задания

1. Какую формулировку вы предпочитаете использовать в резюме: хобби, увлечения, интересы?

2. Из ряда определений качеств человека выберите подходящие для себя: легко обучаемый, трудолюбивый, стрессоустойчивый, пунктуальный, организованный, дисциплинированный, с чувством юмора, с качествами лидера.

3. Представьте, что вы работодатель, составьте свои вопросы для собеседования с претендентом на вакантную должность.

4. Вы пришли на собеседование. Ответьте на вопрос: почему выбранная вами компания должна предоставить работу именно вам?

5. В какой последовательности в автобиографии записываются события жизни?

6. Проанализируйте следующую автобиографию. Найдите ошибки. Укажите их.

 

Автобиография

Я, Баскакова Марина Андреевна, родилась в Севастополе. Пошла в школу, потом училась в техникуме. Сейчас у меня среднее техническое образование.

Училась на курсах иностранных языков, но их не закончила.

Работала до сих пор на железной дороге, я железнодорожник.

Замужем, детей нет.                   

                                                                                          17 ноября 2001г.

Баскакова М.