Алгоритм преобразования входной информации в выходную информацию

Тема: Формирование первичных кассовых документов, отчета кассира с использованием компьютерных программ.

Программное обеспечение в автоматизированном учете кассовых операций

Важным элементом реализации технологии обработки информации является выбор программного обеспечения. Программное обеспечение – это важнейший элемент автоматизированных информационных систем – предназначено для отражения информации. Разработкой и созданием компьютерных систем автоматизации бухгалтерского учета занимается большое количество специализированных фирм.

Необходим «идеальный» пакет, который для начинающего бухгалтера будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала – отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора – надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта «на вырост», если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.

Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки – Главная книга – Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы).

В таблице 1.1. представлена примерная классификация систем по группам потребителей.

 

Таблица 1.1. Классификация систем по группам потребителей

 

К программному обеспечению, используемому в бухгалтерии, относятся также программы, обеспечивающие автономию таких операций как создание и печать текстовых документов, расчет табличных данных.

Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности.

В компьютерной реализации бухгалтерского учета несколько иной подход к отражению информации по сравнению с традиционной формой. Если при ручном учете приходится многократно делать одни и те же записи в различных регистрах, то при компьютерном учете запись заносится один раз. Как правило, это бухгалтерская проводка, которая записывается в журнал хозяйственных операций (журнал проводок). Дело в том, что программа может легко выбрать из всего набора проводки только те, которые нужны в данный момент. На основе данных хозяйственных операций автоматически формируются все накопительные ведомости – сальдо, обороты, кассовая и главная книги и др.

Постановка задачи

В работе предметной областью автоматизации является бухгалтерский учет, а именно подсистема учета кассовых операций. Предполагается рассмотреть, как и каким образом ведется учет кассовых операций в бухгалтерской программе, описать алгоритм преобразования исходных данных в информацию, получаемую на выходе из автоматизированных систем. При решении поставленных задач необходимо выбрать программное обеспечение.

Одним из наиболее успешных направлений в разработке отечественного программного обеспечения является создание бухгалтерских программ, и несомненным лидером в этой области следует признать компанию «1С». С начала девяностых годов прошлого века эта компания специализируется на деловом программном обеспечении, причем ее наиболее распространенный продукт – программа автоматизации бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия».

В программе «1С: Бухгалтерия» работать значительно удобнее, чем с аналогичными программами этого же ценового диапазона. В последнее время умение работать с этой программой стало обязательным условием для устройства бухгалтера на хорошую и высокооплачиваемую работу.

    «1С: Бухгалтерия» - это универсальная бухгалтерская программа, позволяющая организовать как простой, так и сложный учет. Она может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения Законодательства и форм отчетности. «1С» может использоваться на любых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, на заводах и т.д. Программа отличается удобством в работе, легкостью освоения, быстротой проведения операций. В ней имеются возможности для ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

Программа «1С: Бухгалтерия» предназначена для учета наличия и движения средств предприятия, т.е. ведения синтетического и аналитического учета, подготовки отчетности и первичных документов. «1С: Бухгалтерия» обеспечивает: ручной и автоматический ввод проводок; возможность корректировать план счетов, настраивать аналитический учет; анализ финансовой деятельности предприятия.

Программа рассчитана на хранение большого числа проводок, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме и содержанию. Программа ведет учет в количественном и стоимостном выражении.

Особенности программы «1С: Бухгалтерия»:

- использование нескольких планов счетов одновременно;

- многоуровневые планы счетов;

- многомерный аналитический учет;

- многоуровневый аналитический учет;

- количественный учет;

- многовалютный учет по неограниченному числу валют;

- ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;

- ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, в том числе со сложными проводками, контроль корректности проводок;

- ввод, хранение и печать любых наличных документов;

- формирование и печать разнообразных отчетов.

Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер имеет свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Можно оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой, без знания вашего личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе.

Программа представлена с большим набором форм бухгалтерской отчетности – главная книга, журналы-ордера, книги продаж и покупок и т.д. Помимо этого программа позволяет создавать и произвольные отчеты, отражающие особенности ведения учета на конкретном предприятии.

Входная информация

Входная информация - это перечень исходных данных, которые будут подвергаться автоматизированной обработке. Первичные документы заполняются на бумаге, формируются непосредственно на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: посредством курьера, доставкой с помощью транспортных средств, дистанционной передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях вызвано, в основном, накоплением сообщений до их обработки.

Обработка приходящих документов выполняется путем ввода в память компьютера информации о них. Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится номер документа, дата выписки, сумма по документу, корреспонденция счетов, контрагенты, реквизиты лица, внесшего денежные средства, основание для заполнения документа, назначение платежа и т.д. Пример ввода исходных данных показан на рисунке 2.1.

Рис. 2.1. Пример заполнения приходного кассового ордера.

 

После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных. После ввода данных по одному кассовому отчету с его первичных документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.

Выходная информация

Выходная информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации- является завершающим этапом работы с программой и связан с получением полной достоверно сформированной информацией. Обработка экономических операций ведется на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машинограмм и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего пользователя.

В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно получить журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др. Пример результата обработки первичных данных представлен на рис. 2.2.

 

Рис.2.2. Пример выходной информации из АИС.

Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника.

В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.

кассовый автоматизированный информационный бухгалтерия

Алгоритм преобразования входной информации в выходную информацию

Необходимо рассмотреть основные операции, которые бухгалтеру, совместно с кассиром, приходится выполнять при учете кассовых операций: оформление приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, формирование кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Кассовыми операциями являются операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены.

Рассмотрим сначала общие положения учета кассовых операций в «1С: Бухгалтерии». Для учета кассовых операций в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 30 «Касса», который имеет субсчета, детализирующие конкретные виды касс, использующиеся на предприятии. По умолчанию (рис. 2.3) к счету 30 открывают субсчета 30.01 «Касса организации», 30.02 «Операционная касса», 30.03 «Денежные документы». Предусмотрены здесь и субсчета для организации учета иностранной валюты - это 30.21 «Касса организации (в валюте)» и 30.23 «Денежные документы (в валюте)».

 

Рис.2.3. Счет 30 «Касса» бухгалтерского учета.

Субконто «Статьи движения денежных средств» используют счет 30 и большинство его субсчетов. Выбор статьи движения денежных средств система сразу запрашивает при создании кассовых документов, что необходимо для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств.

Рассмотрим алгоритм поступления денежных средств в кассу в системе «1С: Бухгалтерия».

Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (ПКО) «Форма №КО-1». ПКО состоит из двух частей - ордера и квитанции. При поступлении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.

Как происходит движение ПКО внутри организации: бухгалтер формирует ПКО, записывает электронный документ в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку «Записать в форме документа», но не трогает кнопку ОК. После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не окажет никакого воздействия на состояние учета. Распечатав на принтере, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера. Когда кассир получит по ПКО нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку «Провести в форме документа». Если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет. Также кассиру необходимо зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4).

Рассмотрим пример: 18.05.2020 в кассу организации поступили наличные денежные средства в сумме 9 000 рублей, оплата от покупателя (рис. 2.4).

 

Рис.2.4. ПКО, получение наличных денежных от покупателя.

Реквизит Сумма – необходимо ввести 9 000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа установить следующие параметры:

­ Контрагент: ИП Асташова;

­ Статья движения денежных средств: Средства, полученные от покупателей и заказчиков.

Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Чтобы распечатать ПКО, надо нажать на кнопку Печать. На экране (рис. 2.5) отобразится Форма №КО-1.

 

Рис.2.5. Печатная форма ПКО.

 

Нажав кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера.

Для того чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи нужно выделить его и нажать на кнопку Результат проведения документа, которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки видно на рис. 2.6.

Открывшееся окно позволяет отредактировать проводку вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для получения этой информации нужно нажать на кнопку Отчет по движениям документа в окне Результат проведения документа. Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.

 

Рис. 2.6. Результат проведения документа.

При заполнении ПКО и других кассовых документов часто используют механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого, т.к. документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать. Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю, Реализация товаров и услуг, Отчет комиссионера о продажах, Отчет о розничных продажах. ПКО тоже может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС, Расходный кассовый ордер, Счет-фактура выданный.

Рассмотрим выбытие денежных средств из кассы.

Расходный кассовый ордер (или РКО), с помощью которого оформляется выбытие денежных средств из кассы. Бухгалтер выписывает РКО, ставит печать и подпись уполномоченного лица, а кассир выдает деньги по расходному кассовому ордеру. Порядок автоматизации совместной работы бухгалтера и кассира при организации движения РКО схож с ПКО.

Для создания РКО необходимо выполнить: Касса ðРасходный кассовый ордер. Появится окно списка расходных кассовых ордеров. Для создания нового РКО нужно нажать кнопку «Добавить» (рис. 2.7).

 

Рис. 2.7. Выбор типа нового РКО.

Выберем вид документа Оплата поставщику. Появится форма (рис.2.8).

 

Рис. 2.8. Заполнение РКО.

Заполнение и порядок работы с этим документом практически полностью совпадает с порядком работы с ПКО. Так же заполняются реквизиты, вкладки, так же можно распечатать документ.

Еще одной возможностью 1С: Бухгалтерии является автоматическое формирование Кассовой книги. Кассовую книгу (Ф №КО-4) применяют для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе. Законодательно заданы достаточно жесткие нормы ведения кассовых книг. Автоматизированное ведение кассовой книги облегчает работу и кассиров, и бухгалтеров. Ручное ведение кассовой книги заменяет отчет Кассовая книга, который состоит из двух частей. Первая часть отчета называется Вкладной лист кассовой книги. Он служит для формирования кассовой книги. Распечатанные листы брошюруются по мере необходимости или в определенные сроки, например, ежемесячно. Вторая часть называется Отчет кассира. Отчет содержит те же данные, что и вкладной лист. Кассир передает отчет с прилагающимися кассовыми документами в бухгалтерию.

Кассовая книга (Касса ð Кассовая книга) в 1С: Бухгалтерии реализована в виде отчета (рис. 2.9).

 

Рис. 2.9. Кассовая книга.

Кассовые документы регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов (Форма №КО-3). Журнал ведет бухгалтер.

В системе 1С: Бухгалтерия Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Кассаð Журнал регистрации кассовых документов) реализован в виде отчета (рис. 2.10).

В форме отчета есть две вкладки. На одной (Журнал документов) формируется журнал документов, на второй (Обложка) сформирована обложка Журнала.

 

Рис 2.10. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.