Тема 6. Службы управления персоналом: организация и функции

1. Организация работы службы управления персоналом предприятия.

2. Делопроизводство в работе службы управления персоналом.

 

    При изучении первого вопроса «Организация работы службы управления персоналомпредприятия» студенту следует обратить внимание на следующее.

     Работа с персоналом в предприятии осуществляется специализированным функциональным подразделением – службой управления персоналом.

    В настоящее время возникает необходимость в обоснованном подборе, организации обучения, повышении квалификации, правильной оценке и воспитании персонала предприятия. Поэтому роль службы управления персоналом в аппарате управления постоянно возрастает.

По статусу служба управления персоналом является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Руководит деятельностью службы, как правило, директор по персоналу, в подчинении которого может находиться ряд отделов, секторов, или групп отдельных работников, образованных по функциональному принципу (отдел персонала, сектор обучения и развития персонала, группа стимулирования и оплаты труда, менеджер по коммуникациям, инженер по технике безопасности и т.д.).

Направления деятельности службы управления персоналом обусловлены теми же факторами, что и всего предприятия. Они определяют ее функции.

    К основным функциям службы управления персоналом предприятия относятся:

     - определение потребности в персонале, планирование кадрового обеспечения и движения персонала;

     - организация подбора, расстановки и воспитания персонала;

     - исследование и анализ деловых, профессиональных и личных качеств работников предприятия;

     - организация делопроизводства по работе с персоналом;

     - оценка и аттестация персонала предприятия;

 - организация обучения и повышения квалификации персонала;

     - формирование кадрового резерва, подготовка руководящих кадров и управление продвижением за службой;

     - улучшение условий труда и решение социальных вопросов;

     - развитие мотивации;

     - управление карьерой работников.

Структура службы персонала может быть различной в зависимости от специфики, масштабов деятельности предприятия, стратегии и тактики работы с персоналом.

 Для малого частного предприятия наиболее характерным является осуществление функций службы персонала одним работником или соединение должности кадровика с какой-либо другой (например, часто функции кадрового делопроизводства выполняет секретарь, бухгалтер, юрист). А функции менеджера из персонала принимает на себя сам директор предприятия - сам подбирает работников, сам назначает им зарплату, сам решает, какие курсы повышения квалификации им необходимые и так далее

Мировой опыт показывает, что «критической массой», при которой появляется реальная потребность в создании самостоятельного структурированного управления кадрами с помощью профессионала в области человеческих ресурсов, можно считать наличие в предприятии 50-70 работников. Именно в этом случае открытие должности менеджера из персонала является экономически оправданным.

Среднее по численности предприятие требует создание группы специалистов по кадрам (2-4 специалиста) или отделу кадров.

В большой производственной или коммерческой структуре возникает необходимость в создании разветвленной службы управления персоналом по разным направлениям деятельности в области человеческих ресурсов, которая возглавляется директором по персоналу или заместителем генерального директора.

     Деятельность службы персонала предприятия регламентируется Положением о службе персонала.

    Это положение включает следующие разделы:

    1. Общие положения: должно быть отмечено, что служба персонала является самостоятельным структурным подразделением аппарата управления и подчиненная руководителю предприятия.

    2. Задачи службы: указываются задачи относительно кадрового обеспечения, формирования стабильного трудового коллектива, снижения текучести кадров и укрепление трудовой дисциплины.

Задачи соответствующего подраздела (отделу кадров, службы персонала и так далее), как правило, заключаются в следующем:

- разработка и реализация кадровой политики предприятия в соответствии с внутренними стандартами и современными концепциями управления персоналом;

- создание и поддержка информационно-аналитической базы для принятия решений по вопросам управления персоналом;

- обеспечение безопасных условий работы работников предприятия, материального и морального стимулирования их деятельности.

    3. Функции службы: определяются, исходя из поставленных перед ним задач.

   Типичными основными функциями подразделения являются:

    - участие в разработке и реализации целей и политики предприятия в области управления человеческими ресурсами;

    - прогнозирование и планирование потребности в персонале, участие в решении задач, связанных с удовлетворением каждого работника условиями, содержанием и характером работы;

    -  улучшение качественного состава персонала предприятия; создание условий, стимулирующих постоянный рост профессиональной компетенции;

    - разработка и реализация комплекса планов и программ развития персонала предприятия;

    - формирование резерва кадров на основе анализа общей и дополнительной потребности в персонале и политики планирования карьеры (создание и постоянное обновление информационной базы данных кадрового резерва; организация привлечения кандидатов; разработка способов и методов отбора кандидатов; разработка процедур найма и высвобождения работников);

    - организация обучения персонала с применением методов диагностики и оценки эффективности работы (организация профессионального тестирования новых работников; организация переподготовки и повышения квалификации персонала в соответствии с требованиями рынка и потребностями предприятия; отбор персонала для обучения; определение форм обучения; разработка адаптированных программ обучения и т.д.);

    - обеспечение социального равновесия, внедрение мероприятий по поддержанию благоприятного морально-психологического климата в предприятии, проведение психологического тестирования персонала, контроль за адаптацией персонала в предприятии;

     - обеспечение повышения эффективности работы персонала на основе рационализации структур и штатов, управления дисциплиной;

     - совершенствование организации оплаты и стимулирования работников предприятия (анализ рабочих мест; разработка форм и систем оплаты труда; разработка компенсационного пакета; организация процесса оценки эффективности труда работников; контроль ротации кадров);

     - обеспечение соблюдения норм трудового законодательства в работе с персоналом;

     - постоянное совершенствование форм и методов управления персоналом на основе внедрения современных HR-технологий, унификация документации по кадровому делопроизводству;

     - осуществление консультирования и подготовки рекомендаций руководству предприятия по вопросам правомерной защиты от противоправных действий по отношению к деятельности предприятия;

     - организация защиты жизни, здоровья работников и имущества предприятия, в частности, противопожарной безопасности; внедрение мероприятий по технике безопасности;

     - осуществление представительских функций от имени предприятия во внешних организациях, которые связаны с выполнением задач подразделения; выполнение функций подразделения по связям с общественностью, средствами массовой информации.

    4. Права службы: выражаются в полномочиях начальника службы и ее работников, обусловленных должностными инструкциями, утверждеными руководителем предприятия.

К правам службы могут относиться:

- внесение руководству предложений по совершенствованию деятельности предприятия, других структурных подразделений;

- участие в подготовке перспективных планов развития предприятия, составлении его бюджетов;

- привлечение к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц с заключением соответствующих соглашений;

- запрос информации, необходимой для решения задач подразделения;

- запрос в рамках установленного регламента и утвержденных форм необходимых официальных документов;

- контроль расстановки и правильность использования работников, состояния трудовой дисциплины в подразделениях предприятия;

- внесение руководителю предложений о поощрении или применении в установленном порядке предусмотренных законом дисциплинарных мероприятий к работникам предприятия, нарушившим законодательство, решения органов управления предприятия, приказы и распоряжения высшего руководства и другие нормативные акты предприятия.

     5. Ответственность службы: оговариваются ответственность начальника службы, ее работников в зависимости от должностных функций.

      

    В процессе изучения второго вопроса «Делопроизводство в работе службы управления персоналом предприятия» студенту следует акцентировать внимание на том, что рациональная организация работы по управлению персоналом требует соответствующего делопроизводственного обеспечения.

   Целью делопроизводственного обеспечения является организация работы с документами, которые формируются в системе управления персоналом.

   Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения выполнения и передачи в другие подразделения.

   Оформление документов базируется на государственных стандартах унифицированных систем документации.

   Документы по оформлению приема, высвобождения, перемещения работников, предоставлению отпусков, поощрению, взысканию составляют группу документов по работе с персоналом предприятия. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, контракты с работниками предприятия, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

    Документация по работе с персоналом ведется с момента приема работника в предприятие. Она является самостоятельной группой, что обусловлено определенными особенностями документирования работы с персоналом.

    Основой для использования различных форм документов является подсистема унифицированных форм документов. В составе данной подсистемы разработаны унифицированные формы документов, которые обеспечивают реализацию задач по приему, переводу, высвобождению, поощрению, предоставлению отпусков, оформлению дисциплинарных взысканий, а также инструкции по применению унифицированных форм документов. По каждой из задач существует форма документов: анкета, заявление, график, объяснительная записка, докладная записка и т.д.

    Право приема персонала на работу принадлежит руководителю предприятия. Руководитель может передавать предоставленное ему право приема на работу, как правило, только тем лицам из состава администрации, сфера руководящей деятельности которых распространяется на все предприятие в целом.

    При приеме на работу работнику необходимо предоставить: паспорт, трудовую книжку, документ об образовании, автобиографию, заявление о приеме на работу. Если вопрос о приеме на работу решен положительно, администрация предприятия заключает с принятым работником контракт. Особенности контракта зависят от профиля предприятия и должности работника.

    При приеме на работу работник службы управления персоналом обязан проверить все данные, внесенные работником в предоставленные документы. Одним из основных документов по работе с персоналом предприятия является личная карточка, в которой указывается: Ф.И.О., дата рождения, гражданство, номер и серия паспорта, домашний адрес работника. Данные о стаже работы, а также о должностных перемещениях работника указывают на основании записей в трудовой книжке.

    При приеме на работу подается письменное заявление, в котором излагают просьбу о приеме, указывают профессию, специальность и должность. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат, автор, наименование вида документа (заявление), текст, подпись составителя, дата составления.

    Заявление о приеме на работу является основанием для соответствующего приказа.

    Приказами по персоналу предприятия оформляются: прием, перемещение по службе, высвобождение, предоставление отпусков, объявление поощрений, меры к нарушителям и т.д.

    Приказы по личному составу оформляются на общих бланках. В заглавии к тексту пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу и т.д. В приказах по персоналу предприятия констатирующая часть, как правило, отсутствует. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт  приказа начинается глаголом, который указывает действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.

    При этом указывают фамилию, должность, структурное подразделение, содержание действия по отношению к лицу, на которое составляется приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается работник. Образец группового приказа представлен в прил. Б.

    В приказе о предоставлении отпуска указывается вид отпуска, количество предоставленных рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. Приказ по персоналу предприятия должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, которые выступили основанием для издания приказа. После подписания приказа руководителем предприятия он должен быть передан структурным подразделениям, деятельность которых непосредственно связана с данным приказом, для соответствующего согласования.

    Для учета и контроля за работой с приказами по персоналу предприятия ведется журнал регистрации приказов по следующей форме:

 

№ приказа

Дата издания приказа

Краткое содержание

Кем подписан

Примечания

 

Автобиография – это документ, какой автор составляет самостоятельно. Автобиография типовой формы не имеет и составляется произвольно. Однако, отдельные элементы и реквизиты в автобиографии должны содержаться обязательно. Пишут автобиографию рукописным способом. Вся информация излагается в хронологическом порядке и таким образом, чтобы можно было получить представление о жизненном пути, деловой квалификации работника.

В автобиографии, как правило, указывают: название документа, имя, отчество и фамилию автора, число, месяц и год рождения, образование и специальность по образованию, вид трудовой деятельности, семейное положение и состав семи, домашний адрес и телефон, дату, личную подпись.

На каждого работника предприятия в службе управления персоналом формируется личное дело. Личное дело включает:

    - внутреннее описание документов, находящихся в личном деле;

    - заявление о приеме на работу;

- контракт между работником и предприятием;

- личный листок по учету кадров;

- автобиографию;

- копию документов об образовании;

- выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении);

- справки и другие документы, которые касаются данного работника;

- трудовую книжку.

  К тому же, в службе персонала предприятия должна вестись алфавитная книга (прил. А).

  Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает деятельность работника, и является основой для установления общего, непрерывного и специального стажа. При приеме на работу трудовая книжка заполняется на всех работников, независимо от вида деятельности и формы собственности предприятия. В трудовую книжку вносятся: данные о работнике (Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность), данные о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение). При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя предприятия и печатью.

    Для регистрации трудовых книжек в предприятии ведутся журналы регистрации трудовых книжек по следующей форме:

 

№ трудовой книжки

Ф.И.О.

№, дата и формулировка приказа о приеме на работу

№, дата и формулировка приказа об увольнении

Подпись начальника службы управления персналом