Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов.
Шаг 1.
Возьмите небольшой блокнот или записную книжку, которые вы будете использовать для ведения записей по учету расходов времени в течение дня. Лучше, если это будет блокнот карманного формата, его удобно всегда носить с собой. Записывайте все дела длительностью от 10 до 15 минут. Каждый раз при смене видов деятельности останавливайтесь на 1–2 минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые мы выполняем в течение дня.
Самый простой способ – способ фиксирования начала и окончания любого дела. С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня (Пример 1).
Однако, из данной формы не вполне понятно, относится ли время, затраченное на то или иное дело, к поглотителям или оно было использовано эффективно. Поэтому предпочтительней использовать форму для записи данных, состоящую из четырех столбцов (Пример 2).
|
|
Из данных комментариев сразу становится видно, где «прячется» поглотитель времени (вместо внесения необходимых данных – общение в чате). Комментарии помогают четко определить поглотителей времени, установить, в какой зоне контроля они находятся и, следовательно, выбрать оптимальные способы минимизации расходов времени на непродуктивные процессы.
Шаг 2.
Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража. Такими показателями могут являться:
· любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;
· любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;
· любое желаемое действие, до которого «не доходят руки»;
· любое ресурсное занятие (дело для души), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое совершенно нет времени.
Таким образом, любая цель может быть переформулирована и стать показателем для хронометража.
Примеры:
ЦЕЛЬ (что хотим изменить, какого результата достичь) | ПОКАЗАТЕЛЬ (что будем отслеживать с помощью хронометража) |
Хочу меньше времени тратить на компьютерные игры. | Количество времени в день, потраченное на компьютерные игры. |
Хочу больше времени уделять дипломному проекту. | Количество времени в день, которое уделяю подготовке и написанию диплому. |
Шаг 3.
На основании данных, полученных в процессе ведения хронометража, строим график динамики изменений показателей. График дает возможность наглядно увидеть происходящие изменения (или их отсутствие) и в случае необходимости внести коррективы в тактику борьбы с хронофагами (попробовать другие способы и приемы).
|
|
Например, с помощью данного графика отслеживаем динамику такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что, если в первый день на просмотр телепередач ушло 2 часа (120мин.), то к концу первой недели ведения хронометража сократилось до 45 минут. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 час 15 минут (75 мин.).
Для большей наглядности можно совместить на одном графике два показателя. Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, что и в предыдущем случае (просмотр телевизора), и в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом:
Из графика видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 минут, а на просмотр телевизионных программ – 120–80 минут, то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 минут, а высвобожденные резервы времени (1час 15 минут) были использованы для изучения языка.
Проведя наблюдения, заполнив хронокарту и получив данные хоронометража, необходимо провести анализ данных и составить представление о личной эффективности в области управления временем для выработки дальнейших шагов по оптимизации деятельности. Анализ лучше всего проводить вечером, имея все данные за день.
Отметьте в хронокарте выполненные дела и задачи, разделив их на группы:
· Поглотители времени (неэффективно использованное время).
· Ключевые, значимые для достижения целей дела и задачи (эффективно использованное время).
· Необходимые затраты времени (сон, еда и т.д.) на обеспечение собственной жизнедеятельности.
Выявите действия, которые являются хронофагами, отметьте их в хронокарте. Сравните хронокарты за несколько дней: отметьте, какие из хронофагов встречаются постоянно, а какие – появляются эпизодически. Отметьте количество времени в день, «украденное» различными поглотителями времени. Это поможет определить поглотителя времени, с которого стоит начать борьбу за свое время.
Подсчитайте количество времени в день, израсходованного на значимые, долгосрочные, ключевые цели и задачи. Определите процентное соотношение полезно использованного времени на ключевые и значимые для достижения целей задачи к общему использованному времени (время сна и еды не учитываем).
Сравните полученные расходы времени на ключевые цели и задачи с количеством времени, растраченным на хронофагов. Сделайте вывод, на что уходит ваша жизнь.
Сравните полученные данные расходов времени в течение дня (дней) с целями из ваших стратегических целей и ценностями вашей жизни (колесо баланса). Сделайте вывод о соответствии вашей тактики и оперативной деятельности вашим стратегическим планам.
Наметьте шаги по оптимизации расходов времени и сокращению его непродуктивных расходов. Лучше всего план действий составлять не в целом, а по конкретным показателям (каким образом можно увеличить время, например, на подготовку новой презентации или на обслуживание клиентов; а какие меры необходимо предпринять, чтобы сократить расходы времени на внезапные прерывания или отвлечение во время работы с базой данных).