Возмещение расходов при установлении надбавки за разъездной характер работы

Для упрощения документооборота работодатель может не возмещать работнику его документально подтвержденные расходы, связанные со служебными поездками, а выплачивать фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами.

Обычно этот вариант используется в ситуациях, когда работник преимущественно разъезжает в пределах одной местности, в связи с чем у него не возникают расходы на проезд и проживание в других регионах или за границей, а транспортные расходы относительно невелики и размер их предсказуем (например, только транспортные расходы на проезд в городском транспорте). Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если сотрудник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы).

Как правило, такую надбавку начисляют в процентах оклада работника. Размер надбавки действующим законодательством не установлен, поэтому работодатель вправе устанавливать любой размер таких выплат самостоятельно.

 

Обратите внимание!

В отношении некоторых отраслей действуют советские нормативные акты в части, не противоречащим ТК РФ. Например, Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 в отношении работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог установлено, что работники, работа которых имеет разъездной характер надбавка выплачивается в размере 20% месячного должностного оклада (тарифной ставки).

 

Также работодателям следует проанализировать отраслевые и региональные соглашения. Если на данного работодателя распространяется то или иное соглашение, то необходимо применять надбавку за разъездной характер, установленную этим соглашением. Если ни советские нормативные акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, то работодатель вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

В случае установлении надбавки предполагается, что сумма надбавки компенсирует не только суточные, но и транспортные расходы и иные возможные расходы. Поэтому в данной ситуации работникам нет необходимости предоставлять какие-либо проездные или иные документы, подтверждающие расходы. Это значительно облегчает документооборот и не требует затрат времени работников на оформление документов.

 

Внимание: налоги!

 

История вопроса:

Что касается налогообложения данной надбавки, то до октября 2015 года существовала устойчивая практика в отношении налогообложения надбавки за разъездной характер работы. Государственные органы и суды считали, что фиксированная надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами по обязательному страхованию (см., например, Письмо Минфина России от 26.03.2012 г. № 03-04-06/9-76, Постановление ФАС ЗСО от 01.11.2013 г. № А45-29823/2012). Проверяющие и судебные органы при этом исходили из того, что надбавки к заработной плате работников за разъездной характер работы, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК РФ и поэтому подлежит обложению НДФЛ.

Однако в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015) изложена противоположная позиция. Суд пришел к выводу, что выплаты  за разъездной характер работы по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, несмотря на то, что именовались организацией надбавками к окладу. Ошибкой работодателя было то, что данная надбавка ошибочно классифицировалась в положении об оплате труда в качестве составной части системы оплаты труда.

 

Как правильно?

В настоящее время надзорные органы снова изменили позицию, и рекомендуют поступать следующим образом (Письмо Минфина России от 08.10.2018 № 03-04-05/72198, Письмо Минфина России от 17.01.2019 № 03-15-05/1909, Письмо Минфина России от 04.03.2019 № 03-15-06/13866).

Если работник предоставляет подтверждающие расходы документы, а работа по его должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты для возмещения расходов, связанных со служебными поездками, не подлежат обложению НДФЛ (абз. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ), страховые взносы не уплачиваются.

Если отсутствуют документы, подтверждающие расходы, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные выплаты подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. Уплачиваются страховые взносы.

При наличии подтверждающих расходы документов. Подтверждением являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.07.2018 № 03-04-05/51201).

Фиксированная надбавка за разъездной характер работы учитывается в расходах на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ).

Таким образом, чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы необходимо убедиться, что в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре закреплены:

· порядок выплаты и размер компенсации;

· разъездной характер работы по должности, по которой выплачивается компенсация.

Кроме того, необходимо получать от работников с разъездным характером работы подтверждающие расходы документы. Если таких документов нет, НДФЛ и взносы придется начислить (Письмо Минфина России от 19.04.2018 № 03-15-06/26525).

Фиксированная надбавка облагается НДФЛ и включается в налоговые       расходы.
Надбавка облагается страховыми взносами.

 

 Не забудьте обсудить налоговые аспекты при разъездном характере работы с финансовыми службами компании и выбрать наиболее приемлемый для работодателя вариант.