Кореспондуючий рахунок

Цей реквізит дає інформацію про кореспонденції бухгалтерських рахунків при видаванні готівкових грошових коштів і для внесення відповідного бухгалтерського запису в узагальнюючі реєстри (касові книги, журнали-ордери і т.д.). дивіться на мал. пункт 4

Кореспондуючі рахунки можуть бути різні, залежно від того, яка виплата проводиться з каси підприємства. Це може бути рахунок 373 - при видаванні готівкових грошових коштів отримувачу як підзвітну суму; 661 - виплата заробітної плати; 311 - якщо грошові кошти через працівника підприємства передаються в обслуговуючий банк для зарахування на поточний рахунок підприємства і т.д.

Код аналітичного обліку і код цільового призначення

Ці графи видаткового касового ордера заповнюються лише в разі, якщо на підприємстві розроблена і затверджена спеціальна система кодування всіх господарських операцій, в тому числі й відповідних виплат з каси. В іншому випадку в цих графах ставиться прочерк.

Наприклад, кодом аналітичного обліку 07 відображається видавання заробітної плати працівникам підприємства, які працюють на будівельно-монтажній дільниці №7, а кодом цільового призначення 661-143 відображається видавання заробітної плати, нарахованої за понаднормові роботи. У цьому випадку колонки 5 і 7 будуть заповнені так: дивіться на мал. пункт 5

Сума

Сума, яка підлягає видаванню, у видатковому касовому ордері вказується бухгалтерією підприємства двічі: один раз цифрами, другий раз - літерами. Що стосується суми в графі 6 видаткового касового ордера, то вона вказується цифрами.

Зважаючи на помилки, що допускають бухгалтери при заповненні цього реквізиту, хочемо дати кілька порад щодо його заповнення.

По-перше, суму потрібно вказувати в копійках, причому гривні від копійок повинна відділяти кома.

По-друге, першу цифру необхідно записувати впритул до лінії, що обмежує колонку, в якій вказується сума цифрами, так, щоб перед нею, зліва, не можна було вмістити жодної іншої цифри. Ця рекомендація не є вимогою Інструкції, однак практика свідчить, що в певних ситуаціях її дотримання дозволяє підприємству уникнути розкрадань з каси. дивіться на мал. пункт 6

Особа, яка отримує грошові кошти

Ця графа вказує отримувача грошових коштів при видаванні їх з каси підприємства. дивіться на мал. пункт 7

Видати Приходько Роману Андрійовичу

(прізвище, ім’я, по батькові)

У разі видавання грошових коштів за довіреністю, в тексті ордера після прізвища, імені й по батькові отримувача грошових коштів (довірителя) бухгалтерія вказує прізвище, ім’я й по батькові довіреної особи, фактичного отримувача грошей. Однак треба пам’ятати, що довіреною особою не може бути співробітник бухгалтерії або касир цього ж підприємства.

Наприклад, працівник підприємства Приходько Роман Андрійович за станом здоров’я не може отримати з каси підприємства належну йому матеріальну допомогу, тому доручаю її отримати Удовенку Євгену Васильовичу. У такому випадку в рядку "Видати" буде вказано: дивіться на мал. пункт 7

Видати Приходьку Роману Андрійовичу, Удовенку Євгену Васильовичу

(прізвище, ім’я, по батькові)

Якщо видатковий касовий ордер оформлюється на загальну суму виданих з каси грошових коштів за платіжною або розрахунково-платіжною відомістю, то в цій графі потрібно вказати, що грошові кошти видавалися працівникам підприємства або, наприклад, давальникам сировини та ін. дивіться на мал. пункт 7

Відаті працівникам підприємства

(прізвище, ім’я, по батькові)

Підстава для видавання грошових коштів

Дані цієї графи вказують підставу для видавання готівкових грошових коштів з каси підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про видавання заробітної плати, матеріальної допомоги, премії, підзвітних сум та ін. дивіться на мал. пункт 8

Підстава: Наказ керівника від 20.11.2000 р. №56 про видавання матеріальної допомоги

Якщо видатковий касовий ордер оформлюється на загальну суму виданих з каси грошових коштів за платіжною або розрахунково-платіжною відомістю, то ця графа буде виглядати так: дивіться на мал. пункт 8

Підстава: Розпорядження керівника про виплату заробітної плати за другу половину
листопада 2000 р.

Сума, що видається за видатковим касовим ордером

У цій графі видаткового касового ордера вказується сума, яка видається з каси підприємства отримувачу готівкових грошових коштів. Сума повинна бути вказана літерами й з великої букви.

Документи, які додаються до видаткового касового ордера

У цій графі вказуються документи, пов’язані із здійсненням виплати з каси, які додаються до ордера.

До видаткового касового ордера можуть додаватися заявки на видавання грошей, рахунки, платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, довіреність та ін. дивіться на мал. пункт 9

Додаток: довіреність, Наказ керівника №56 від 20.11.2000 р.

При видаванні грошей довіреній особі касир зобов’язаний уважно прочитати зміст довіреності, щоб з’ясувати, чи має право фактичний отримувач отримувати грошові кошти (в довіреності обов’язково повинно бути вказано, за кого, які саме грошові кошти отримує довірена особа і за який період). Зразок заповнення довіреності наведено нижче.

Видаткові документи відразу ж після видавання грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються відтиском штампа "Оплачено" або аналогічним написом з вказанням дати (число, місяць, рік).