Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации

Для проведения инвентаризации на ООО «ТД «Чебоксарский мясокомбинат» директор издает приказ о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22). Он регистрируется в журнале учета кон­троля за выполнением приказов о проведение инвентаризации (форма № ИНВ-23). В приказе нужно определить, что конкретно будет учитываться в ходе инвентаризации, в каком порядке она должна проводиться, в какие сроки и кто входит в инвентаризационную комиссию.

Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Мини­стерства финансов РФ от 13.06.95 № 49.

Перед тем как начать проверку фактического наличия товарно-материальных ценностей, инвентаризационная комиссия должна получить все при­ходные и расходные документы или товарные отчеты, и отчеты о движении денеж­ных средств. Приходные и расходные документы материально ответственные лица сдают в бухгалтерию под расписку, а затем документы передаются инвентаризационной комиссии. В расписке, выдаваемой материально ответственным лицам, должны быть перечислены все сданные документы, а также сказано, что все ценности, поступившие под их ответст­венность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Получив документы, председатель инвентаризационной комиссии визиру­ет их, написав: «До инвентаризации на... (пишется дата инвента­ризации)». На основании этого бухгалтерия определяет остатки товарно-материальных ценностей к началу инвентаризации.

На следующем этапе члены инвентаризационной комиссии описывают ценности. Проверка осуществляется, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются все товары и ценно­сти. Обратите внимание, что фактическое наличие товарно-материальных ценностей про­веряется при обязательном участии материально ответственных лиц. Принимать и отпускать материальные ценности во время ин­вентаризации нельзя. Если же какие-либо ценности поступили в организацию уже после ее начала, то в ходе инвентаризации эти ценности не учитываются - их надо оприходовать после того, как инвентаризация закончится.

Результаты проверки (сведения о фактическом наличии иму­щества и реальности учтенных финансовых обязательств) записы­ваются в инвентаризационные описи или акты. Они составляются не менее чем в двух экземплярах.

Описи и акты инвентаризации составляются не в произволь­ной форме.Они утверждены для каждого вида товарно-матери­альных ценностей и обязательств. Так, существуют такие формы:

- инвентаризационная опись товарно-материальных ценно­стей (форма № ИНВ-3);

- акт инвентаризации товарно-материальных ценностей (фор­ма № ИНВ-4);              

После того как проверка закончилась и ее результаты оформ­лены документально, нужно сравнить фактические остатки мате­риальных ценностей с остатками, учтенными на счетах бухгалтер­ского учета. Различия между фактическим наличием ценностей и показателями учета (излишки или недостачи) нужно отразить в сличительных ведомостях (формы № ИНВ-18, №-ИНВ-19). За­полняя сличительные ведомости, надо учесть пересортицу (непра­вильный учет товаров одного сорта в составе другого), разницы, которые образовались в результате пересортицы. И в конце ООО «ТД «Чебоксарский мясокомбинат» списывает потери в пределах норм естественной убыли по решению руководителя. С 2002г. нормы естественной убыли не применялись.

Комиссия перед началом инвентаризации магазина ООО «ТД «Чебоксарский мясокомбинат» пломбирует подсобные помещения и другие места хранения товаров, которые имеющие отдельные входы и выходы, проверяет исправность весоизмерительных приборов, а также берет от материально ответственного лица, т.е. заведующего магазина последний товарный отчет. Товарно- материальный отчет регистрирует, проставляет дату и подпись председателя комиссии.

Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей путем их обязательного пересчета, перевешивания, перемеривания, При явной нецелесообразности перевешивания или пересчета товаров, находящихся в неповрежденных и пронумерованных кипах, ящиках, бочках, допускается внесение этих товаров в описи по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. В описи это должно быть оговоре­но. Причем не менее 10% таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортиться, должно быть подвергнуто обязатель­ной выборочной проверке. При этом если в результате такой проверки будут установлены расхождения со спецификацией или маркировкой, то комиссия обязана полностью вскрыть все места и проверить товар.

Вносить в описи данные об остатках товаров без проверки их наличия (по данным учета или со слов ответственного лица) запрещается. При подготовке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах. После подсчета и сверки итогов с ответственным за ценности лицом данные о качестве товара вносят в инвентаризационную опись. Массу товаров, хранящихся навалом, допускается определять путем обмеров и технических расчетов. Ведомости от­весов и акты обмеров прилагаются к описям.

Инвентаризационную опись товаров, материалов и тары составляют обычно в двух, а при приеме-передаче - в трех экземплярах. Заполняют опись либо вручную чернилами или шариковой ручкой, либо на компью­тере. На каждой странице описи указывается общее количество нату­ральных единиц (шт., кг, м. и т.п.). Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускаются пропус­ки незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки про­черкиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т.е. зачеркиваются неправильные закиси и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризаци­онной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

В конце каждой описи материально ответственные лица оформляют расписку следующего содержания: "Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № _ по № _, комиссией проверены а натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к Инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".

В случае смены материально ответственного лица в описи расписываются работник, принявший ценности, и работник, сдавший их.

Товары, поступившие во время инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуют после ин­вентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью "Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В данной описи указы­вают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи. При длительном проведении инвентаризации на складе с письменно­го разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в Присутствии членов инвентаризационной комиссии и оформлены отдель­ной описью "Материальные ценности, отпущенные во время инвентариза­ции". В расходном документе делают соответствующую отметку.

Товары, находящиеся на складе на ответственном хранении (не принадлежащие предприятию или поступившие на предприятие без сопроводительных документов), инвентаризуют вместе с собственными и оформляют отдельной описью, в которой делают ссылку на документ, подтверждающий принятие товара на ответственное хранение.

На товары, находящиеся в пути, составляют отдельный акт, в котором по каждой отправке указывают наименование и количество товара (по документам бухгалтерского учета), дату отгрузки, перечень и номера отгрузочных документов.                          

Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежалых неполноценных, пришедших в негодность товаров. Такие товары должны храниться отдельно.                                           

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественное состояние (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

В протоколе инвентаризационной комиссии в ООО «ТД «Чебоксарский мясокомбинат» отражают результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, предоставляют предложения по устранению недостатков списанию недостач в пределах норм убыли, зачета пересортиц.

Первые экземпляры описей товаров и тары с их перечнем, контрольные ве­домости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, брак и пор­чу товаров, и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию в день окончания инвентаризации. Протокол комиссии с другими документами передают на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.

Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации опреде­ляют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявле­нии больших расхождений комиссия обязана взять письменное объясне­ние с материально ответственных лиц, опломбировать магазин и сооб­щить об этом руководителю торгового предприятия.

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентариза­ции товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле (в мелко­розничной сети - не позднее следующего дня после ее окончания; по магазинам - в трехдневный срок).

При выявлении недостачи рассчитывают и списывают по нормам естественную убыль (при наличии норм) и потери (в пределах фактических недостач). Следует помнить, что согласно письму ГНС РФ от 24.09.97 № ВП-б-13/675 списание потерь товаров от естественной убыли на из­держки обращения в торговых организацияхбыло прекращено (о чем со­общено в письме МВЭС и торговли РФ от 25.07.97 № 45-09/364). Но приказом МВЭС и торговли РФ от 19.12.97 № 631 подтверждено дейст­вие норм с 1997 года.

Недостача, не перекрытая суммой нормируемых потерь, подлежит взы­сканию с виновных лиц в установленном порядке. Излишки товаров и та­ры приходуются с отнесением на доходы предприятия. Результат инвента­ризации тары оформляют составлением сличительной ведомости в количе­ственно-стоимостном выражении по каждому виду тары в отдельности.

Со сличительной ведомостью бухгалтер обязан ознакомить материально ответственное лицо под расписку в ведомости.

По распоряжению руководителя выявленная недостача товаров и тары сверх норм естественной убыли в размере, не превышающем среднего месячного заработка работника (каждого члена бригады при коллектив­ной ответственности), взыскивается путем удержания ее из заработной платы работника. Ущерб, превышающий средний месячный заработок работника, взыскивается путем подачи иска в суд, если работник отка­зался погасить его добровольно.

При длительном проведении инвентаризации в исклю­чительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера на ООО «ТД «Чебоксарском мясокомбинате» в про­цессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во  время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные    ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя ин­вентаризационной комиссии или по его поручению чле­на комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других органи­заций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.                                             

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете ма­териально ответственных лиц (в пути, товары отгружен­ные и др.), могут оставаться только суммы, подтверж­денные надлежаще оформленными документами: по на­ходящимся в пути - расчетными документами постав­щиков или другими, их заменяющими документами, по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате про­ведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена да других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Описи составляются отдель­но на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, нахо­дящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приво­дятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера до­кументов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгру­женные и не оплаченные в срок покупателями, по каж­дой отдельной отгрузке указываются покупатель, наиме­нование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на скла­дах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих, сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности ука­зываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Сличительная ведомость составляется при инвентаризации товарно-материальных ценностей при выявлении отклонений от учетных дан­ных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентари­зации, то есть расхождения между показателями по данным бух­галтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оцен­кой в бухгалтерском учете.

При оформлении результатов инвентаризации приме­няются единые регистры, в которых объединены показатели ин­вентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются от­дельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с исполь­зованием средств вычислительной и другой организационной тех­ники, так и вручную.

Сличительные ведомости в ООО «ТД «Чебоксарский мясокомбинат» составляются вручную.