Прием и рассмотрение входящих документов

Состав док-тов, оформляемых при приеме на работу.

 

	Резюме
	ß
	Заявление
	ß
	Анкета	Þ	Автобиография
	ß
	Трудовой контракт
	ß
	Приказ о приеме на работу
	ß
Запись в трудовой   Книжке	Оформление личной карточки (Ф№ Т-2)	Бухгалтерия (открытие лицевого счета)

 

Состав документов личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

 Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентируется общегосударственными нормативами. В связи с этим, предприятия по-разному решают вопросы по их формированию и ведению. Как правила, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приёма на работу, а впоследствии - все остальные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, какова спецификация его трудовой деятельности и т. д.

При формировании личных дел документы следует располагать в определенном порядке:

1. Внутренняя опись документов дела.

2, Дополнения к личному листку по учету кадров.

3, Личный листок по учету кадров (анкета).

4. Автобиография.

5. Копии документов об образовании.

6. Копия документа (или выписка) об утверждении в должности.

7. Характеристики или рекомендательные письма.

8. Заявление о приеме на работу или трудовой контракт.

НА 4__________________________________________________________________________________

Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим, в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, которые имеют временные сроки хранения (до 10 лет). К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, черновики документов. Все поступающие в личные дела документы должны располагаться в хронологическом порядке. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на котором заранее проставляется присвоенный ее порядковый номер.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам, круг таких лиц определяется директором предприятия

Оценивание –на 5-все,  на 4-отмечено,  на 3 - Состав док-тов, оформляемых при приеме на работу и документы личного дела (8)

 

Организация документооборота в учреждении.

1. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

2. Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

· теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

· пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

3. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:

• Прямоточность движения документов, прохождение кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

• Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

• Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

• Единообразия маршрута движения и состав технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.

4. Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с док-ми, с момента создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Учет объема документооборота

1. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы. Проводится как полный, так и выборочный учет документов (по отдельным структурным подраздел-ям).

2. Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

3. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их копий. Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения.

4. Руководители структурных подразделений должны осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки.

Оценивание –на 5-все,  на 4-без 3 пункта, на 3 - без 2 и 3 пункта

 

Прием и рассмотрение входящих документов.

1. Все документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям.

2. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия вложенных в них всех документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.

3. Прием телеграмм производится под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме должна быть проверена дата подачи телеграммы.

4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структур. подразделениям или работающим в них должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от высших органов государственной власти, требующие решения руководства. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям.

5. Первичная обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно. Документы, кот. исполняются несколькими структурными подразделен., передаются им поочередно или одновременно в копиях.

6. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов (3 цели регистрации). Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется.

Входящие документы регистрируются в день поступления и один раз.

НА 3__________________________________________________________________________________

На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа (57поз) проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера в составе рекв «Отм. О поступлении док-та в орг-цию». Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из 3-х частей - индекса соответствующего структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре и порядкового номера документа в деле. Например: 13/20-1, где 13 индекс структурного подразделения, 13/20 - индекс дела, порядковый номер документа - 13/20-1.

НА 4__________________________________________________________________________________

7. Рассмотрение документов руководством производится, как правило, в день поступления. Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом и подписывает с указанием даты. Резолюция проставляется на свободном от текста месте, но не на поле, предназнач. для подшивки документа в дело. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции

8. Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям или секретарям в зависимости от того, где регистрировался документ. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.