Памятка секретарю по приему посетителей

Процветание фирмы, ее успех, зависит от вашего умения принять клиента! Для этого необходимо:

- увидев посетителя, отложить все дела, встать и поприветствовать вошедшего;

- установить причину посещения;

- определить, сможет ли справиться с этим вопросом кто-либо из заместителей руководителя или других сотрудников фирмы и направить посетителя к ним;

- предупредить руководителя о посетителе, если вопрос можно решить только с ним;

- иметь на рабочем месте схему организации или список местных телефонов;

- быть радушной и гостеприимной. В случае какой-либо задержки предложить посетителю чай, кофе, свежие газеты и журналы;

- поддерживать приятную беседу с посетителем, не касаясь вопросов коммерческой деятельности фирмы. Если подобные вопросы возникнут, сослаться на неосведомленность.

- иметь под рукой список лиц, к которым можно обратиться в случае обострения ситуации с посетителем;

- быть внимательной и наблюдательной. Обращайте внимание, с чем клиент вошел и с чем вышел. Не оставил ли что-либо после посещения. Во избежание недоразумений оповестите охрану, если обнаружите что-либо подозрительное;

- не оставлять включенным ПК и повернутым монитором к посетителю;

- не оставлять на рабочем столе документов, доступных посетителям, даже если их содержание Вам кажется не конфиденциальным;

-регистрировать посетителей в специальном журнале.

 

Оценивание –на 5-все7 пунктов, с памяткой, на 4 – 6 пунктов, без памятки, на 3 -4 пункта. (любых)

 

Подготовка и обслуживание совещаний.

1. Начинается работа по подготовке совещания с указания руководителя о необходимости проведения совещания, выносимых на него вопросов и привлекаемых лицах. На основании указания руководит. с ним составляется повестка дня, в которой формулируются вопросы, выносимые на обсуждение.

2. Повестка дня - это первый документ, составляемый при подготовке совещания. В повестке дня перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

3. Зная повестку дня и предполагаемый круг участников секретарь приступает к организации совещания:

· - оповещает предполагаемых участников;

· - на основе этого составляет уточненный список участников совещания - документ, создаваемый на подготовительном этапе;

· - подготавливает, размножает и рассылает участникам документы, намечаемые для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков;

· - составляет проект решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов;

· - организовывает рабочую группу по обслуживанию совещания;

· - выясняет финансовые затраты, необходимые для проведения совещания;

· - для больших совещаний продумывает культурную программу;

· - размещает иногородних участников совещания;

· -заботится о транспортном обеспечением участников;

· - выбирает помещение для проведения совещания и занимается его техническим оснащением.

Все перечисленные операции относятся к подготовительным и обдумываются и осуществляются до совещания.

4. Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне. Этот этап проведения совещания включает: - встречу с участниками; - регистрацию участников;

- проставление отметок на командировочных удостоверениях.

5. Ответственным этапом является документирование совещания, т. е. запись процесса обсуждения внесенных на повестку дня вопросов. Совещание можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

6. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

Оценивание –на 5-все7 пунктов, на 4 – 6 пунктов (без 7-го), на 3 -5 пунктов. (любых)

Контроль исполнения документов и поручений

1. Секретари осуществляют контроль текущих поручений руководителя:

· письма, на которые надо ответить;

· обещания, которые надо выполнить или потребовать выполнения;

· ответы на вопросы;

· операции, которые надо выполнить к установленной дате;

· встречи, которые надо организовать;

· телефонные переговоры, которые нужно повторить;

· документы, переданные на исполнение или заключение.

2. Контроль за исполнением документов управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и Контроль исполнения порученного задания.

3. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь-референт или служба документационного обеспечения управления.

4. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-то поручение, срок указан в самих документах.

5. Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов.

6. Одна из главных обязанностей секретаря, в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня.

7. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или в резолюции задания.