2020-10-11
123
«Работа с внутренними документами»
1 Цель работы: Изучить организацию работы с внутренними документами.
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Какие документы относятся к внутренним? | |
| Какими должны быть внутренние документы, подготовленные на подпись? | |
| Все ли внутренние документы регистрируются? | |
| 3 цели регистрации | |
| Что означает регистрация создаваемых документов? | |
| Описать порядок регистрации внутренних документов. Пример регистрационного номера? С какого периода нумеруют? | |
| Когда регистрируют внутренние документы? | |
| Как осуществляется передача документов между структурными подразделениями? | |
| Через кого передаются документы? | |
| Какие регистрационные формы для внутренних документов? | |
| Зачем делают пометку в регистрационных формах? | |
| Когда направляется внутренний документ в дело? |
Задание 2.2
2.2.1 Что записывают в журналах регистрации внутренней корреспонденции?
|
|
|
2.2.2 Секретарь получил приказ по основной деятельности. Опишите этапы его обработки. Зарегистрировать документ (составить регистрационный номер).
2.2.3 Описать -на какие группыделятся внутренние документы при регистрации.
2.2.4 Самостоятельная работа -получить внутренние документы (из раздаточного материала) и провести основные этапы обработки.
Задание 2.3 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.
Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:
a) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
b) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка;
c) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.
d) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
e) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;
Изучив тему, ответить на следующие вопросы:
a) Когда регистрируют внутренние документы?
b) Когда отмечают время получения документа?
c) Что такое подготовка входящего документа к передаче по назначению?
d) Когда направляется входящий документ в дело?
Отчет по практическим работам № 18, 19
«Основные принципы и правила регистрации документов
в регистрационно – контрольных карточках (РКК).»
1 Цель работы: изучить основные принципы и правила регистрации документов в регистрационно –контрольных карточках (РКК).
|
|
|
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Что такое регистрация (опред.)? | |
| Какие правиладолжны выполняться при регистрации документов? | |
| Каковы основные цели регистрации документов? | |
| Сроки регистрации? | |
| Две учетные регистрационные формы? Какие? | |
| В каком случае используют РКК,а не журнал? | |
| Сколько экземпляровРКК составляется? | |
| Календарная шкала карточки (РКК) | |
| Графа "Корреспондент" | |
| Графа "Дата поступления и индекс документа" | |
| Графа "Краткое содержание" | |
| Графа "Резолюция или кому направлен документ" | |
| Графа "Отметка об исполнении" | |
| Графа "Контрольные отметки" | |
| Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" |
Задание 2.2
2.2.1 Составить список документов подлежащих обязательной регистрации.
2.2.2 Составить список документов не подлежащих регистрации.
2.2.3 Какие справочные материалы используют при регистрации документов?
2.2.4 Самостоятельная работа - зарегистрировать 2 входящих документа из предлагаемого списка и произвести запись в регистрационно –контрольных карточках (РКК).
Пример регистрации входящих документов на АО "Старт"
Из организации "Экспо-Бизнес" направлено письмо в АО "Старт" 25.02.2019 №63/17-07 (о рассмотрении заявки на участие в выставке - это входящий документ.
(см.письмо из раздаточного материала).
Регистрационно-контрольная карточка
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент | |
| Дата и индекс документа | |
| Краткое содержание | |
| Резолюция или кому направлен документ | |
| Отметка об исполнении документа | |
Оборотная сторона РКК
| Контрольные отметки | ||
| Дата передачи | Наименование подразделения или должность, фамилия лица, которому передан документ | Расписка в получении |
| Фонд № Опись № Дело № | ||
· Распоряжение Президиума РАН №103-16 от 11.01.2019 117901, Москва Ленинский пр., 14 "Об исполнительской дисциплине учебных учреждений". Распоряжение получено 15.01.2019. Резолюция - Ивановой А.Н. Отнести к документам по общим вопросам. Считайте порядковые номера документов с 1.
Самостоятельно присвоить регистрационный номер входящему документу, используйте следующие коды или другими словами номера дел, в которые будет помещен документ на хранение после исполнения: для документов по общим вопросам - 03.
Регистрационно-контрольная карточка
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент | |
| Дата и индекс документа | |
| Краткое содержание | |
| Резолюция или кому направлен документ | |
| Отметка об исполнении документа | |
Оборотная сторона РКК
| Контрольные отметки | ||
| Дата передачи | Наименование подразделения или должность, фамилия лица, которому передан документ | Расписка в получении |
| Фонд № Опись № Дело № | ||
Задание 2.2.5 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.
a) Все дела, образующиеся в организации, можно пронумеровать сплошной порядковой нумерацией.
b) Все дела организации следует нумеровать сплошной порядковой нумерацией в пределах каждого структурного подразделения.
|
|
|
c) Индекс каждого дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения.
d) Каждая организация применяет свою систему индексации дел, т.к. этот вопрос не регламентируется специальными нормативами.
Отчет по практической работе 20
«Основные принципы и правила регистрации документов
в журналах регистрации.»
1 Цель работы: изучить основные принципы и правила регистрации документов в журналах регистрации.
2 Ход работы:
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| В каком случае используютжурнал,а неРКК? | |
| Графа дата поступления и индекс документа | |
| Графа корреспондент, дата и индекс поступившего документа | |
| Графа краткое содержание | |
| Графа резолюция или кому направляется документ | |
| Графа отметка об исполнении | |
| Сколько ведетсяжурналов регистрациии какие? |
Задание 2.2 Самостоятельная работа - зарегистрировать ис ходящие документы из предлагаемого списка и произвести запись в журналах регистрации.
Пример регистрации документов на АО "Старт"
· Из АО "Старт" 12 февраля 2019 года направлено письмо в Выставочный центр "Экспо-Бизнес" с заявкой на участие в выставке (см.письмо из раздаточного материала). Шифр АО "Старт" 25, номер дела для служебных писем 08 и порядковый номер документа в регистрационном журнале 15 (т.е. регистрац. номер документа имеет вид 25/08-15). Посмотрите на образце письма на рисунке, как проставлен на нем регистр. номер и дата. В поле На №____от ____ запись отсутствует, поскольку документ инициативный и не является ответом ни на какой другой документ, поэтому нет и ссылки на его регистр. номер и дату.
· Письмо №27/17-2 от 16.03.2019 директору ИПК РАН В.А.Мельникову 135247 Москва ул. Вавилова, 40 "О получении целевых средств на приобретение вычислительной техники". Документ подписан директором Л.И.Прорервой, копийный экземпляр помещен в дело №17, оригинал отправлен почтой.
· Письмо №27/17-5 от 01.04.2019 руководителю предприятия "Плазма" В.В.Еремееву 235678
г. Павлов-Посад Московской области ул. Осипенко, 3 "Об изготовлении 5-ти комплектов испытательных стендов". Документ подписан директором Л.И.Прорервой и главным бухгалтером Т.Г.Лисовой, копийный экземпляр помещен в дело №17, оригинал отправлен почтой.
|
|
|
Задание 2.3 Самостоятельная работа - зарегистрировать в ходящие документы из предыдущей практической работы и произвести запись в журналах регистрации.
