Для служебного пользования

 

5.15 Адресат используется при оформлении деловых писем, докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется:

- в верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов;

- справа под реквизитами бланка при продольном расположении реквизитов бланка.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Председателю Ворошиловского районного суда

Г. Ростова-на-Дону

Григорьеву Д. Н.

Криворожская ул.. 66, Г. Ростов-на-Дону,

344068

___________________________________________

Ворошиловский районный суд,

Г. Ростова-на-Дону

Федеральному судье Ткаченко Г. В.

___________________________________________

Г-ну Задерако К. В.

___________________________________________

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается!.

При большем количестве адресатов составляется лист рассылки документ а.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

 

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи почтовый адрес не указывается.

Ворошиловский районный суд,

Г. Ростова-на-Дону

 

voroshilovsky.ros.sudrf.ru

 

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Состоит из: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Если документ утвержден распорядительным документом:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора РГУП

От 02 сентября 2020 № 33

Если документ утвержден коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе:

УТВЕРЖДЕН

Общим собранием преподавателей РГУП

Протокол от 03 сентября 2020 № 44

5.17 Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок отвечает на вопрос "о чем?":

приказ (о чем?) о направлении студентов на производственную практику;

приказ (о чем?) об утверждении списка групп 2 курса ФНО;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

В документах, издаваемых органами власти, заголовок оформляется над текстом посередине.

Центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк!!!

 

5.18 Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Могут употребляться государственные языки республик.

В тексте документа, подготовленном на основании ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных от третьего лица единственного числа ("собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В деловых письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа: "просим направить...", "представляем на рассмотрение...";

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть...").

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых письмах могут использоваться:

А)- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Б)- заключительная этикетная фраза:

С уважением,...

 

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу.

А)  если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Оформляется под текстом от границы левого поля.

Б)  если приложение не названо в тексте:

Приложение: 1. График прохождения практики студентами 2 курса ФНО на 2 л. в 1 экз.;

Список студентов 2 курса ФНО на 3л. в 1 экз.

В)  если приложение сброшюровано:

Приложение: 1. Дневник о прохождении практики студентом РГУП в 1 экз.

Г)  если приложением является электронный носитель: