Окончание сеанса Windows

Windows – достаточно сложная операционная система, чтобы можно было просто выключить ком-пьютер. Для окончания работы закройте все программы, с которыми вы работали. (Если вы не сделаете

этого, чуть позже вам все равно будет предложено это сделать, причем отдельно по каждой программе). Щелкните мышкой по кнопке Пуск в панели задач. В открывшемся меню выберите строку Заверше-ние работы и в открывшемся окне на вопрос Сейчас следует выключить компьютер? щелкните по кноп-ке "Да". (Для перезагрузки ОС прежде чем щелкать мышкой по кнопке "Да", нажмите и держите кла-вишу Shift. Тогда перезагрузка Windows осуществится быстрее и без дополнительных вопросов). Подо-ждите пока "Идет подготовка к выключению компьютера" и только когда появится сообщение "Теперь можете выключить компьютер" – действительно выключайте.

4 ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ

Перед тем как рассмотреть программное обеспечение деятельности офиса целесообразно рассмот-реть основные положения, касающиеся защиты информации, чтобы при изучении и работе с разного рода программами не совершать досадных ошибок, которые могут привести к потере информации.

Хорошо известно, что в современном мире информация имеет определенную, а часто и очень высо-кую ценность. Как и любую ценность ее нужно защищать. Защита необходима, например, от потерь из-за случайного удаления, сбоев, вирусов, несанкционированного доступа к информации.

Под мероприятиями по защите от несанкционированного доступа имеются в виду те, что связаны с секретностью информации. К их числу относятся самые разнообразные способы защиты, начиная от простейших, но очень эффективных защит паролем (при рассмотрении программ, имеющих такие воз-можности, на это будет указано дополнительно) до использования сложнейших технических систем. Как показывает практика, вероятность взлома современных средств защиты информации гораздо ниже, чем вероятность доступа к секретной информации в их обход. Поэтому особое внимание следует обра-щать не только на системы защиты, но и на различные организационные вопросы – подбор людей, до-пускаемых к секретной информации, тщательное соблюдение правил работы с ней и т.д.

На сегодняшнее время никакая система защиты не обеспечивает стопроцентную надежность. Дос-таточно надежной считается такая система защиты информации, которая обеспечивает ее защиту в те-чении необходимого периода времени. Иными словами, система защита информации должна быть та-кой, чтобы на ее взлом потребовалось больше времени, чем время, которое эта информация должна ос-таваться секретной.

В случае если информация не является секретной наиболее простым и универсальным способом защиты информации является ее резервное дублирование. Действительно, если имеется резервная копия какого-то файла, например на дискете, магнитной ленте или магнитооптическом диске, то в случае пор-чи или потери основного файла его можно будет легко заменить. Очевидно, что резервное дублирова-ние требует дополнительных устройств хранения информации, а значит определенных (а часто – весьма больших) материальных затрат. Поэтому резервное копирование, как правило, применяют только для наиболее ценной информации, потеря которой приведет к серьезным последствиям. Если вся информа-ция, с которой ведется работа очень ценная, на компьютере иногда устанавливают два диска винчестера – один точная копия другого. Такое дублирование обеспечивает технология Rade, при которой инфора-ция одновременно дублируется на два винчестера. Кроме материальных затрат важно иметь в виду и человеческий фактор. Очень часто пользователь экономит несколько минут на создание резервной ко-пии важного файла, а в результате теряет часы и дни работы на восстановление потерянной информа-ции.

Большой вред информации наносят компьютерные вирусы – небольшие программы, которые без ведома пользователя, приписывая себя к другим файлам, проникают на компьютер через приносимые на компьютер диски или по компьютерной сети, распространяются на нем и производят нежелательные действия – уничтожают или модифицируют данные, нарушают работу программ.

Так как вирус – это программа, то заражение вирусом может произойти, если на компьютере хотя бы раз выполнена зараженная программа, которая, например, принесена с другого компьютера.

Мероприятия по защите от вирусов следующие.

- Недопущение посторонних к компьютеру. Бывает, что заражение вирусом происходит, когда на компьютер пустили поработать какого-то человека, который принес свои дискеты или диски со своими программами, оказавшимися зараженными. Для недопущения посторонних к компьютеру эффективно использование пароля разрешающего запуск компьютера. Наиболее просто это можно сделать, устано-

вив пароль на BIOS. Кроме того желательна и физическая защита компьютера (печати, пломбы), поме-щения (замки, решетки, сигнализация) и каналов передачи данных (защита от несанкционированного подключения к линиям связи внутри организации).

- Использование только надежного программного обеспечения. Не следует без предварительной проверки на наличие вирусов (например с помощью программы AVP Касперского) копировать на свой рабочий компьютер всякую понравившуюся Вам программу, увиденную Вами у друзей или в сети Ин-тернет. В особенности это касается компьютерных игр, – именно с ними вирусы и передаются чаще все-го.

- Отслеживание изменений в работе компьютера для возможно более быстрого обнаружения ви-руса. К таким изменениям относятся: нарушения работы программ, которые раньше работали нормаль-но, появление каких-либо сообщений на экране и т.п. Чем раньше удастся обнаружить вирус, тем боль-ше шансов, что он не успел сильно распространиться на диске и заразить много программ, а значит, по-следствия заражения вирусом будут минимальными. Важно иметь в виду, что некоторые вирусы харак-теризуются "инкубационным периодом", – т.е. после проникновения на диск в течение определенного времени они только распространяются на нем, не производя никаких вредных действий, а проявляют себя только потом, когда зараженным оказывается не один десяток файлов.

- Размещение наиболее ценной информации на защищенных от записи носителях. Если запись на диск запрещена, очевидно, вирус не может приписать себя к файлам на нем, и заражение защищенного диска будет невозможным.

- Использование антивирусных программ для обнаружения заражения вирусами, а также своевре-менного. Важно помнить, что антивирусные программы (антивирусные базы) быстро устаревают, так как новые вирусы появляются быстрее их, также как яд всегда появляется раньше противоядия.

Случайное удаление файла – ошибка, свойственная далеко не только начинающим пользователям, способным совершить ее по незнанию. Бывает, опытные пользователи, которые довели свои действия при работе с компьютером до автоматизма, могут удалить файл, например, случайно задев другую кла-вишу, и не заметить этого.

Мероприятия от случайного удаления информации следующие.

- Аккуратность и внимательность при работе.

- Размещение ценной информации на защищенных от записи носителях.

- Своевременное удаление ненужных файлов и рациональное размещение файлов по каталогам во избежание неразберихи. С течением времени на диске появляется все больше и больше файлов, диск забивается. Постепенно пользователь забывает, что в каком файле находится и в каких каталогах (пап-ках) содержится нужная информация. В результате, когда возникнет необходимость освободить место на диске, могут быть удалены файлы, содержащие ценную информацию. Поэтому необходимо перио-дически приводить диски в порядок.

- Быстрое восстановление ошибочно удаленных файлов при помощи специальных программ. Дело в том, что при удалении файла информация с диска не стирается, просто на его место разрешается за-пись другой информации. Если пользователь быстро обнаружил свою ошибку, у него остаются шансы восстановить случайно удаленную информацию, причем, если после удаления он не копировал, не пе-ремещал другие файлы, не запускал другие программы или не перезапускал компьютер, эти шансы бу-дут выше. Для восстановления ошибочно удаленных файлов существуют специальные программы, на-пример Undelete в составе Norton Utilities. В ОС Windows копии удаленных файлов автоматически помещаются в специальную папку (каталог) – "корзину", откуда в случае необходимости их можно вос-становить (при условии правильной предварительной ее настройки).

Мероприятия по защите от сбоев в работе устройств могут быть следующие.

- Наличие источников бесперебойного питания, что позволит корректно завершить работу компь-ютера при отключении напряжения и сохранить важную информацию.

- Использование современных защищенных операционных систем (Windows 2000, XP и т.д.), ко-торые дают меньше сбоев при работе и имеют возможности по восстановлению поврежденных систем-ных файлов.

- Периодическая проверка исправности оборудования (в частности – поверхности жесткого диска) при помощи специальных программ: Disk Doctor из состава Norton Utilities, ScanDisk из ОС Windows и

др. Подобные программы позволяют обнаружить дефектные участки на поверхности диска и соответст-вующим образом их пометить, чтобы при записи информации эти участки были обойдены.

- Периодическая оптимизация (дефрагментация) диска для оптимального размещения файлов на нем, ускорения работы и уменьшения его износа. При записи на диск части файла могут оказаться запи-санными в разных, удаленных друг от друга секторах диска, что связано с тем, что информация может быть записана только в свободные сектора. Для того, чтобы объединить эти фрагменты файлов и, тем самым уменьшить износ диска и затраты времени на считывание ниформации, следует периодически производить оптимизацию (дефрагментацию) диска при помощи соответствующих программ, напри-мер, Speed Disk из состава Norton Utilities, утилиты дефрагментации диска в Windows.

- Наличие системной дискеты, с которой можно запустить компьютер (т.е. загрузить операцион-ную систему) в случае сбоев с основным системным диском. Напомним, что для того, чтобы компьютер заработал, необходимо загрузить в оперативную память операционную систему, основная часть которой находится в виде файлов на одном из дисков, называемом системным. Если с системным диском или с какой-то его частью, где находятся файлы операционной системы, что-то произошло, запустить компь-ютер с него не удастся, поэтому и нужно иметь резервный системный диск – дискету с соответствую-щими файлами.

В случае обнаружения заражения вирусами также следует перезапустить компьютер с резервной системной дискеты, поскольку операционная система на основном системном диске также может ока-заться зараженной и, следовательно, при каждом включении компьютера и загрузки с основного сис-темного диска операционной системы в оперативной памяти будут находиться вирусы. В такой ситуа-ции борьба с вирусами, например возможна с использованием антивирусных программ запускаемых не только со своего компьютера, но и с дисков или дискет, а также с компьютеров локальной сети (в край-нем случае, можно снять винчестер и подключить его на другом компьютере для проверки). Весьма распространенными и удобными в эксплуатации являются антивирусные программы AVP Касперского и Доктор WEB. Использование этих программ (при условии своевременного обновления антивирусных баз, например через Интернет) значительно обезопасит Вас от потери информации из-за заражения ви-русами.

5 ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОФИСА

Не умаляя роли и достоинств операционных систем, утилит, стандартных программ, поставляемых в комплекте с операционной системой, программ защищающих от вирусов, следует отметить, что дея-тельность современного офиса трудно себе представить без, так называемых, офисных программ. Что же это за программы? Это программы обеспечивающие полноценную работу с текстовыми документа-ми (т.е. имеющие значительно большие возможности, чем встроенный редактор WordPad), электрон-ными таблицами, электронными базами данных, а также программы, позволяющие преобразовывать печатные документы в электронный вид, программы переводчики и автоматизированные информаци-онно-поисковые (справочно-поисковые) системы (такие как "Гарант" и "КонсультантПлюс" для юриста) и многое другое. Наиболее известным пакетом офисных программ на сегодняшний день является Microsoft Offiсe и в частности его версии Office 2000 и ХР. При отсутствии на российском рынке пол-ноценных офисных пакетов других фирм-производителей, само понятие "электронного офиса" в нашей стране полностью отождествляется именно с Microsoft Office. И это легко понять: Microsoft Office – действительно мощный и многофункциональный инструмент, умело пользуясь которым, можно серьез-но облегчить себе рутинную работу по подготовке, хранению и обороту разнообразных офисных доку-ментов.

Стандартный выпуск Offiсe 2000 (Offiсe ХР) включает следующие программы.

Microsoft Word – многофункциональный текстовый редактор (который при случае может послужить для верстки текстов, изготовления WWW-страниц и прочего).

Microsoft Excel – программа для создания и обработки электронных таблиц.

Microsoft Access – программа для создания и администрирования баз данных.

Microsoft PowerPoint – программа для подготовки презентаций, включающих графические, тексто-вые, звуковые и даже видеоэлементы.

Microsoft Outlook – мощнейший офисный менеджер, сочетающий в себе программу электронной почты, программу для создания и отправки факсов, Планировщик Встреч и Контактов, записную книж-ку и многое другое. Большинство достоинств Outlook проявляется только при работе с локальной сетью – для Интернет эта программа, мягко говоря, слабо приспособлена.

Microsoft Image Editor – простой (по сравнению с Adobe Photoshop) редактор изображений для про-стейших операций ввода в компьютер изображений со сканера и самой простой их обработки.

Microsoft Internet Explorer – программа для просмотра страниц Интернет.

Профессиональный выпуск – Помимо компонентов стандартной поставки содержит новые про-граммы:

Microsoft Access 2000 – программу для создания и редактирования баз данных.

Microsoft Publisher 2000 – программу верстки и дизайна текстовых публикаций.

Расширенный выпуск – помимо компонентов профессионального выпуска, включает:

Microsoft FrontPage 2000 – программу для создания и дизайна страниц Интернет.

Microsoft PhotoDraw 2000 – графический редактор.

Office ХР в дополнение к вышеперечисленному обеспечивает поддержку голосового ввода инфор-мации. Однако русская версия Office ХР не обладает такой возможностью, так как нормальный, рабо-чий алгоритм распознавания русской речи пока что не разработан. В отличие от обратного процесса – последние версии Windows оснащены системой преобразования "текст-голос" Microsoft Agent, голосом с ярко выраженным акцентом способен озвучивать тексты, набранные в том же Microsoft Word.

Необходимо отметить, что существует некоторая альтернатива Microsoft Office "Русский офис", от фирмы "Арсеналъ" (https://www.ars.ru) – единственный на сегодня полноценный офисный комплект, соз-данный русскими разработчиками. Возможности его несколько меньше, чем у Office.

В семейство "Русский офис" входят следующие программы.

Текстовый редактор "Лексикон". Лексикон – классический текстовый редактор, пусть не обла-дающий такой избыточностью как Microsoft Word, но все же обладающий всеми необходимыми для домашнего пользователя возможностями. Новый вариант "Лексикона" под названием "Лексикон-XL", ко всему прочему, умеет работать и с электронными таблицами, отчасти заменяя, таким образом, Micro­soft Excel.

Программа-переводчик "Сократ". На самом деле это – целый класс программ, одна из которых мо-жет переводить обычные тексты из любых текстовых редакторов, а другая специализируется на перево-де страниц Интернет.

Декарт – программа для учета домашних финансов. Своего рода семейный микробухгалтер.

ДИСКо Качалка – программа для копирования содержания целых сайтов Интернет на ваш жесткий диск.

Дела в порядке – персональный менеджер документов.

Три-О-Граф – обширная коллекция русских шрифтов.

PictureMan – комплект программ для работы с графикой.

"Русский офис" отличается невысокой ценой, богатым набором компонентов, компактностью и практичностью. Пожалуй, единственное, чего в нем не хватает, – программы распознавания текстов, введенных со сканера. Такая программа в комплекте предыдущих версий "Русского офиса" имелась – в комплект от "Арсенала" была включена система распознавания FineReader компании Bit Software (ныне – ABBYY). Однако сегодня положение изменилось – FineReader и "Русский офис" продаются отдельно.

5.1 ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD

Microsoft Word для Windows разработка фирмы Microsoft, относится к текстовым редакторам, а точ-нее к текстовым процессорам, так как к текстовым редакторам относят программы ориентированные на обработку простых текстов. К текстовым редакторам, во-первых, относят встроенные в систему про-граммирования (С++,Turbo Pascal и др.) редакторы программ, во-вторых, включаемые в операционные оболочки редакторы (Norton Commander, NotePad и др.). Возможности текстовых процессоров (редак-торов документов) значительно шире. Они позволяют работать с таблицами, диаграммами, стилями, ри-сунками, позволяют форматировать документ, вставлять в документ графические файлы и т.д.

Поскольку Word работает в графической операционной среде (ОС) Windows, одним из его досто-инств является удобство в использовании.

Управление всеми опциями и командами осуществляется с помощью мыши, если мыши нет, боль-шинство функций можно вызвать с помощью специальных комбинаций клавиш ("горячих" клавиш). Это экономит время, которое тратится на обращение к меню и подменю.

Word позволяет просмотреть на экране дисплея готовый к печати документ, все символы отобра-жаются на экране так, как они будут выглядеть на печати.

Word является многофункциональной программой обработки документов, по возможностям не ус-тупает издательским системам. В нем можно создавать тексты (одноколоночные и многоколоночные), графики, таблицы, иллюстрации. Можно импортировать тексты и иллюстрации многих форматов из других программ и встраивать в текст документа. В результате такой операции они становятся частью текстового файла.

Основные возможности Word представлены ниже.

1 Возможность создания нового документа с помощью специальных шаблонов (в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов).

2 Возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов.

3 Автоматическая проверка орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа.

4 Автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок.

5 Расширенные возможности форматирования документа. В отличие от WordPad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку.

6 Использование стилей для быстрого форматирования документа.

7 Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.

8 Удобные механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами.

9 Включение в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office, графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т. д.

10 Возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Интернет.

11 Возможность работы с математическими формулами.

12 Возможность автоматического создания указателей и оглавления документа.

13 Возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен моде-мом).

14 Расширенные возможности индексации готового документа.

15 Встроенный Мастер подсказок и объемная система помощи.
Запуск Word осуществляется из ОС Windows командой Пуск>Программы> Microsoft Word. На эк-

ран дисплея загрузится рабочее окно документа Microsoft Word.

Основные элементы окна Word те же, что и в других приложениях. Это строка заголовка програм-мы, основное меню, панель управления (пиктографическое меню), полосы прокрутки, статусная строка (строка состояния). Здесь она содержит номер текущей страницы, раздела, количество страниц в доку-менте, определяет положение курсора в документе. В строке выводится справочная информация. Спе-цифическим элементом окна Word является линейка (горизонтальная и вертикальная) с указателями границ текста и абзацного отступа.

Далее изложены лишь самые необходимые на наш взгляд функции, приемы работы и приложения Word.