Заполнение справочников

Списки объектов в справочниках представлены в виде таблиц. Каждая строка в таблице содержит сведения об одном объекте и называется записью. Характеристики объектов находятся в столбцах или графах таблицы, которые называются полями. Поля имеют названия, указанные в шапке таблицы.

Разные справочники имеют разное число полей, но поля «Код» и «Наименование» имеются во всех.

Общие правила заполнения справочников

1) Коды присваиваются объектам программой автоматически и используются для хранения и обработки данных, поэтому изменять их нельзя.

Программа позволяет вести многоуровневый аналитический учет. Если справочник допускает многоуровневую аналитику, то в окне кроме табличной части появляется дерево групп (обычно слева).

2) Создание новой группы – Действия/Новая группа или кнопка (обозначение - желтого цвета);

3) Открыть группу (создать следующий уровень) – Действия/Следующий уровень или двойной щелчок по кнопке ;

4) Закрыть группу - Действия/Предыдущий уровень или двойной щелчок по кнопке ;

5) Создание нового элемента списка - Действия/Новый или кнопка «Новая строка» , или клавиша Insert (обозначение элемента - голубого цвета).

Ввод новой строки можно осуществить в двух режимах:

I. «Ввод строкой» - на новой строке таблицы появляется текстовый курсор. Окончание ввода строки – Enter. Используется для справочников с небольшим количеством реквизитов (полей).

II. «Ввод в диалоге» - появляется диалоговое окно, содержащее вкладки, поля для ввода.

- Если в окне встречается поле серого цвета, то данные заносятся в него не с клавиатуры, а выбирается из другого справочника щелчком по кнопке выбора

- Очистить серое поле – кнопка

- Окончание ввода данных в диалоговое окно:

- кнопка «Записать» - (сохранить) все данные, но окно не закрывать;

- кнопка «ОК» - записать и закрыть;

- кнопка «Закрыть» - закрыть окно без сохранения изменений.

6) Редактирование строки – Действия/Изменить или кнопка ;

7) Копирование строки - Действия/Копировать или кнопка ;

8) Удаление строки. Производится в два этапа:

I этап. «Пометить на удаление»

Команда Действия/Пометить на удаление или кнопка . На значке объекта появляется синий крестик, он перестает учитывать в отчетах, но не исчезает из окна справочника. Снять пометку – аналогично.

II этап. «Непосредственно удаление»

a) Закрыть все окна;

b) Операции/Удаление помеченных объектов;

c) Кнопка «Контроль»;

d) Кнопка «Удалить»;

Если программа обнаружит ссылки на объект в базе данных, то она выведет в нижней части окна все обнаруженные ссылки и не позволит удалить объект.

9) Замечание. Каждая запись может храниться только в одной группе.

10) Если мы не знаем, в какой группе искать нужную запись, то можно временно отключить группировку и просматривать список записей по всему справочнику. Для этого: Действия/Иерархический список или кнопка .