Этапы формирования системы управления

Регламенты системы управления финансами

Под регламентами понимаются технологии управления финансами, «привязанные» к подразделениям, ответственным лицам, срокам и утвержденные входными и выходными формами.

По мнению Тренева Н.Н., регламенты могут быть разработаны в следующем формате:

· Видение

· Цели

· Критерии

· Задачи

· Средства, имеющиеся и дополнительно необходимые

· Факторы риска и форс-мажора

· Меры по нейтрализации факторов риска и форс-мажора

· Схема координации, в т.ч.:

Организационная структура технологии

Функциональная структура

Схема информационных перетоков

Схема делегирования полномочий, компенсации, ответственности

Технологическая структура

Схема матрично-финансовых потоков

Структура оплаты

Схема координации интересов

Схема последовательности взаимодействий

Регламенты взаимодействия

· Временные рамки взаимодействия

Наряду с регламентами, предприятие, ориентированное на создание эффективной системы управления финансами формирует программную часть данной системы. Активное использование современного программного компьютерного обеспечения, работающего в единой сети, позволяет не только повышать скорость сбора, обработки и использования оперативной информации, но и обеспечивает более высокий уровень контроля ее достоверности, понимание управленческих решений на уровне всей структуры, эффективное финансовое управление, поскольку функции каждого менеджера представляют элементы единой системы.

Структура программного комплекса состоит из:

· базы данных по плановым и фактическим показателям деятельности предприятия;

· программной оболочки (интерфейса пользователя), позволяющей вводить в базу данных плановую информацию и формирование отчетов, включающих план и факт;

· набора алгоритмов по обработке исходной плановой и фактической информации и формированию отчетов, включающих план и факт.

Программный комплекс должен допускать возможность распределения работы в сетевом режиме.

Порядок решения задач и схема координации зависят от общей организационной структуры предприятия и должны быть утверждены приказом. Приказ имеет следующую структуру:

· общее положение о системе управления финансами;

· технологии и регламенты;

· согласовательную систему

· дополнения к должностным инструкциям

1 этап. Диагностирование. В процессе диагностики необходимо выяснить:

· существующие системы управления финансами;

· основные цели, критерии, задачи управления финансами, которые ставят руководители предприятия

· имеющиеся и отсутствующие средства выполнения технологий и решения задач;

· факторы риска и форс-мажора, способы повлиять отрицательно на выполнение технологий;

· центры (источники) упущенной выгоды:

управления дебиторской и кредиторской задолженностью

оптимальной налоговой политики

упущенных контрактов

остальные центры упущенной выгоды

· центры издержек;

· существующие методы сбора, обработки, анализа и принятия решений по существующей плановой информации финансово-экономического характера;

· степень согласованности системы управления финансами с комплексной системой управления предприятием;

· степень согласованности:

системы стимулирования;

интересов

· существующие системы автоматизации и их потенциальные возможности по импорту данных в систему управления финансами

Результаты диагностики используются при формировании программы работ по постановке системы управления финансами.

Этап 2. Формирование стратегии. На этом этапе необходимо сформировать:

· видение;

· цели;

· критерии;

· задачи;

· средства;

· факторы риска и форс-мажора;

· меры по нейтрализации факторов риска и форс-мажора;

Стратегия направляется на восстановление потенциала предприятия и способности к восстановлению потенциала.

При формировании стратегии должны быть предусмотрены меры по обеспечению взаимной адекватности структур:

· организационной;

· функциональной;

· информационных потоков;

· материально-финансовых потоков;

· технологической;

· делегирования полномочий;

· финансирования;

· оплаты;

· переподготовки и повышения квалификации.

Также должны быть предусмотрены меры по согласованию интересов:

· рациональных (предприятия в целом)

· институциональных (подразделений)

· политических (отдельных лиц).

Этап 3. Формирование информационных технологий для реализации тактического управления. На этом этапе необходимо:

· для всех задач четко сформировать и утвердить у руководителей комплекс:

целей;

критериев;

задач;

средств;

факторов риска и форс-мажора;

превентивных мер по нейтрализации факторов риска и форс-мажора;

· разработать систему или отдельные проекты:

стимулирования

согласования интересов.

Основные задачи включают:

· учет фактической информации;

· финансовый анализ;

· финансовое прогнозирование;

· формирование ассортиментной политики;

· финансовое планирование;

· финансовый контроль.

Результаты этапа оформляются в виде утвержденного положения о технологиях.

Этап 4. Формирования регламентов для реализации оперативного управления.

На этом этапе необходимо разработать:

· регламенты выполнения основных задач, решаемых системой финансового планирования:

финансового учета

финансового анализа

финансового прогнозирования

формирования финансового плана

финансового контроля

· регламент координации в рамках экономической самостоятельности (ЦФО);

· регламент решения проблем «конфликта прав» в рамках экономической самостоятельности (отдельный проект)

· систему (отдельный проект) стимулирования и согласования интересов

Результатом выполнения этапа является утвержденное положение «Регламенты управления финансами».

Этап 5. Настройка программного комплекса по управлению финансами. На этом этапе необходимо:

· настроить программное обеспечение на решаемые задачи;

· установить программное обеспечение на рабочие места;

· провести совместно с персоналом предприятия пробные расчеты;

· отслеживать согласованность и работоспособность системы

Результатом выполнения этапа являются установления и корректно работающая распределительная система управления финансами.

Этап 6. Обучение персонала. На этом этапе проводится обучение персонала предприятия:

· основам управления финансами, необходимым для работы с системой;

· основам информационных технологий и компьютерной грамотности, необходимым для работы с системой.