Тема 3. Учет денежных средств и расчетов

1.Учет кассовых операций.

2.Учет операций по расчетному счету.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами.

4. Учет расчетов с поставщиками и покупателями.

В процессе хозяйственной деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями и заказчиками за купленные ими товары и услуги, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям.

Поэтому важное значение для благополучия предприятий имеет своевременность денежных расчетов, тщательно поставленный учет расчетных операций. Этим и занимается бухгалтерский учет денежных средств, целью которого является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Кассовыми операцияминазываются операции с наличными денеж­ными средствами, осуществляемые организациями с физическими и юридическими лицами.

Правила работы с наличными денежными средствами определены Центральным банком Российской Федерации. Порядок ведения кассо­вых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. № 40, устанавливает правила приема, хранения, выда­чи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Ведение кассовых операций возлагается на кассиров, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности за сохранность принятых ими денежных средств, бланков строгой отчетности и за любой ущерб, причиненный ими как в результате умышленных действий, так и вследствие небрежного или недобросовестного выполнения своих обязанностей, к которым относится, в частности, и правильное оформление денежных документов. При этом предприятие должно обеспечить хранение денежных средств и документов.

Порядком ведения кассовых операций в РФ предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожар­ной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Все предприятия, организации и учреждения без исключения, независимо от формы собственности, дол­жны хранить денежные средства в банках. В то же время предприя­тиям разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы — например, для расчетов на­личными за покупку материальных ценностей, предметов для хо­зяйственных нужд. С этой целью обслуживающие банки устанавливают предприяти­ям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в банк, в ко­тором ему открыт расчетный счет, специальный расчет по установлен­ной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйствен­ной деятельности предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для органи­заций, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в учреждения банков ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную работу предприятия с утра следующего дня. А для тех организаций, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в учреждения банков на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация, имеющая денежную выручку в наличных деньгах, сдает их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимо­сти от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям, не имеющим на­личной денежной выручки, лимит определяется в пределах средне­дневного расхода наличных денег.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установлен­ный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денеж­ные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхова­нию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выда­ются из банка целевым назначением (т.е. могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в бан­ке) и для них установлены свои сроки хранения — не более трех рабо­чих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — пять дней. Если полученные денежные средства не вы­даны в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

Первичные документы по учету денежных средств в кассе определены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 г. № 88. Документом для оприходования денежных средств в кассе служит приходный кассовый ордер (форма № КО – 1). Он состоит из приходного кассового ордера и квитанции. Подписывается ордер и квитанция главным бухгалтером и кассиром, погашается штампом «оплачено» и оттиском печати предприятия. Приходный ордер остается в кассе, а квитанция отдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО – 2). Ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим деньги в кассе с указанием паспортных данных получателя, а также погашается ордер в момент выдачи наличных денег из кассы штампом «выдано».

Расходные ордера выписываются:

- при разовой выдаче денег отдельным лицам;

- на платежную ведомость при выдаче зарплаты;

- при сдаче денег в банк: в этом случае кассир выписывает еще и объявление на взнос наличными, которое остается в банке; квитанцию, выдаваемую клиенту; ордер, прикладываемый к выписке банка;

- в других случаях.

Расчеты наличными денежными средствамиза приобретаемые ма­териальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве пред­принимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 100 000 руб. по одному платежу.

Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуаль­ными предпринимателями, могут осуществляться только на основа­нии заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверен­ность — документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации определенную операцию.

Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчет­ного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получе­ние материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.

Все приходные и расходные кассовые ордера при выписке должны регистрироваться в журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), записи в которых ведутся в хронологическом порядке.

Учет движения денег в кассе осуществляется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры - отрывные и являются отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в книге. В конце рабочего дня подсчитываются итоги по поступлению и выдаче денег в кассе и выводится остаток на конец дня. Затем кассир передает в бухгалтерию отрывной лист кассовой книги с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Для учета движения наличных денег в кассе используется активный счет 50 «Касса». Сальдо по дебету показывает остаток наличных денег в кассе на начало дня. Оборот по дебету – сумму поступивших денег в отчетном периоде, а оборот по кредиту – расход или выплату денег.

К счету 50 «Касса» открываются следующие субсчета:

50 /1 «Касса предприятия»;

50/2 «Операционная касса»;

50/3 «Денежные документы».

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе предприятия почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Они отражаются в учете в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в Книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Основные проводки по учету денежных средств в кассе:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 90 «Продажи» - поступила выручка за реализованные услуги;

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 51 «Расчетные счета» - получены наличные денежные средства с расчетного счета в банке;

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - возвращены остатки подотчетных сумм;

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - получены деньги в кассу в возмещение материального ущерба;

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - поступили в кассу деньги от заказчиков;

Дебет счета 51 «Расчетные счета»

Кредит счета 50 «Касса» - возврат денег в банк на расчетный счет;

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 50 «Касса» - выплачена заработная плата работникам;

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса» - выдано под отчет на командировочные или хозяйственные расходы и др.

Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периоди­чески должна проводиться инвентаризация кассы в сроки, установленные ру­ководителем организации. Кроме того, инвентаризация проводится и при сме­не кассира. Проведение инвентаризации денежных средств регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств предприятия, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49. Ревизия кассы должна быть внезапной, денежная налич­ность проверяется путем полного полистного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется акт (форма № ИНВ – 15), утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Результаты инвентаризации отражаются в учете следующим образом:

Дт 50 Кт 91/1 – оприходованы излишки, выявленные при инвентаризации;

Дт 94 Кт 50 – отражена недостача денежных средств в кассе;

Дт 91/2 Кт 94 – списывается недостача на убытки, если виновное лицо не установлено, или во взыскании с него отказано судом;

Дт 73/2 Кт 94 – списывается недостача на виновное лицо;

Дт 50, 70 Кт 73/2 – погашена недостача виновным лицом.

Расчетные операции между организациями — юридическими ли­цами возникают из договорных отношений по поставке материальных ценностей, оказанию услуг, выполнению работ. В соответствии с за­ключаемыми договорами одна сторона берет на себя обязательства по­ставить свою продукцию или товары, выполнить определенные рабо­ты, оказать услуги, а другая сторона обязуется оплатить стоимость по­лученных материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг.

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают также обязательства по расчетам с бюджетом и внебюджетными орга­нами, связанные с налоговыми платежами и уплатой единого социаль­ного налога.

Вопросами организации расчетов, их нормативным регулировани­ем занимается Центральный банк Российской Федерации. В соответ­ствии с установленным им порядком расчеты между организациями, как правило, осуществляются путем безналичных платежей через бан­ковскую сеть. Для этого организация открывает в банке расчетный счет. На него зачисляются все денежные средства, поступающие в пользу организации. Денег как таковых (денежных купюр) организа­ция не получает, их заменяет расчетный документ, поступивший от должника через банк. Точно также при расчетах по своим обязательст­вам перед контрагентами организация сдает в банк только расчетные документы, на основании которых банк списывает с ее расчетного сче­та сумму платежа. Таким образом, наличные деньги в расчетах не участвуют, их заменяют платежные документы. Поэ­тому расчеты и называются безналичными.

Для открытия расчетного счета необ­ходимо представить следующие документы:

· заявление на открытие счета;

· решение учредителей о создании организации (протокол собра­ния);

· нотариально заверенные копии учредительных документов (устава и учредительного договора);

· справку о регистрации организации;

· справку налогового органа о регистрации организации в качест­ве налогоплательщика;

· копию приказа руководителя организации о назначении главно­го бухгалтера и кассира (если по статусу организации обязанности кас­сира могут быть возложены на главного бухгалтера, то это указывается в заявлении);

· карточки с нотариально заверенными образцами подписей (ру­ководителя, его заместителя и главного бухгалтера и его заместителя) в двух экземплярах с оттиском печати и др. по усмотрению обслуживающего банка.

При открытии расчетного счета с банком заключается договор бан­ковского счета, который регламентирует взаимоотношения между банком и клиентом по расчетно-кассовому обслуживанию. В прило­жении к договору определяются ставки на услуги банка. После подпи­сания договора на расчетно-кассовое обслуживание счету присваива­ется номер.

Банк гарантирует клиенту право беспрепятственно распоряжаться своими денежными средствами, ограничения могут устанавливаться только законом. При этом банк, не нарушая право клиента на распоря­жение имеющимися на счете денежными средствами, может использо­вать временно свободные денежные средства клиента в своих целях, за что клиенту начисляются проценты.

Основные опе­рации, осуществляемые организациями по расчетному счету, — это безналичные расчеты с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию, вы­полненные для них работы, оказанные им услуги и с поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные ими работы или оказанные услуги.

Расчеты производятся через банк на основании расчетных доку­ментов. Формы расчетных документов должны соответствовать установленным стандартам и иметь следующие обязательные рек­визиты:

· наименование расчетного документа;

· номер документа, число (цифрами), месяц (прописью) и год (цифрами) его выписки;

· наименование банка плательщика;

· наименование плательщика и номер его счета в банке;

· наименование получателя денежных средств и номер его счета в банке;

· наименование банка получателя;

· назначение платежа;

· сумма платежа (цифрами и прописью);

· подписи и оттиск печати на первом экземпляре.

При оформлении документов не допускаются помарки, подчистки и исправления, даже оговоренные.

Движение де­нежных средств на расчетном счете организации, т.е. их зачисление и списание, оформляется банковской выпиской.

Обязательными реквизитами этого документа являются:

· номер расчетного счета клиента;

· входящий остаток (т.е. остаток денежных средств на счете на на­чало рабочего дня в банке);

· дата предыдущей выписки и остаток на конец этого дня (он на­зывается исходящими проставляется как входящий остаток в следую­щую банковскую выписку); дата предыдущей выписки необходима бухгалтеру предприятия для того, чтобы убедиться, все или не все бан­ковские выписки получены организацией.

В конце выписки проставляется исходящий остаток (остаток на конец дня). Бухгалтер должен при обработке выписок контролировать, чтобы такая же сумма стояла в следующей банковской выписке как входящий остаток(остаток на начало рабочего дня).

В специальной колонке проставляются номера платежных доку­ментов. Все платежные и другие оправдательные документы прилага­ются к выпискам банка, выдаваемым клиентам. Бухгалтер организа­ции сверяет все проставленные в выписке суммы с суммами, указан­ными в оправдательных документах. При обработке банковских выписок против каждой суммы проставляется номер корреспондиру­ющего счета, означающий, с какого счета эта сумма зачислена или на какой счет она списана.

Для учета наличия и движения денежных средств организации, хранящихся в банках, используются активные счета 51 «Расчетные счета» и 55 «Специальные счета в банках».

По дебету этих счетов отражаются поступления денежных средств, по кредиту — их списание. Операции по движению денеж­ных средств на счетах организации отражаются в бухгалтерском уче­те на основании банковских выписок и приложенных к ним денеж­но-расчетных документов. При зачислении денежных средств на счета организации корреспондирующим счетом по кредиту будет счет, являющийся источником их поступления. При списании де­нежных средств корреспондирующим счетом по дебету является счет, показывающий, на какие цели выбыли денежные средства предприятия.

Рассмотрим некоторые типовые операции по поступлению и списанию денежных средств и их бухгалтерское оформление.

Получены на расчетный счет деньги из кассы предприятия:

Дебет счета 51 "Расчетные счета";

Кредит счета 50 "Касса".

Зачислена на расчетный счет выручка от реализации продукции и от реализации прочих активов:

Дебет счета 51 "Расчетные счета";

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Зачислены на расчетный счет кредиты банка:

Дебет счета 51 " Расчетные счета";

Кредит счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";

Дебет счета 51 "Расчетные счета";

Кредит счета 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам".

Получены на расчетный счет штрафы, пени, неустойки:

Дебет счета 51 "Расчетные счета";

Кредит счета 76/2 "Расчеты по претензиям".

Выдано по чеку наличными в кассу предприятия:

Дебет счета 50 "Касса";

Кредит счета 51 "Расчетные счета".

Перечислено в погашение задолженности поставщикам:

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

Кредит счета 51 "Расчетные счета".

Перечислено в погашение задолженности бюджету по налогам:

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам";

Кредит счета 51 "Расчетные счета".

Перечислено в погашение задолженности органам социального страхования и обеспечения:

Дебет счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";

Кредит счета 51 "Расчетные счета".

Перечисление в погашение задолженности по кредиту:

Дебет счета 66, 67 "Расчеты по кратко- долгосрочным кредитам и займам";

Кредит счета 51 "Расчетные счета".

Перечислены штрафы, пени, неустойки за несоблюдение договоров:

Дебет счета 76/2 "Расчеты по претензиям";

Кредит счета 51 "Расчетные счета".

Учет операций по другим счетам в банке. Денежные средства орга­низации хранятся не только на расчетном счете и в кассе. Они могут быть вложены в платежные документы — аккредитивы, чековые книж­ки и т.д. (кроме векселей). Это те же денежные средства, поскольку на­званные платежные документы используются для расчетов с постав­щиками за материальные ценности, работы и услуги.

Для учета денежных средств, вложенных в аккредитивы и чековые книжки, предназначен счет 55 «Специальные счета в банках». Соответ­ственно к нему открываются субсчета: 55-1 «Аккредитивы» и 55-2 «Че­ковые книжки» и др.

Для открытия аккредитива или для получения чековой книжки де­нежные средства списываются с расчетного счета организации и за­числяются на счет 55 «Специальные счета в банках». При этом делается проводка:

Дебет счета 55 «Специальные счета в банках»

(субсчет «Аккредитивы» или субсчет «Чековые книжки»)

Кредит счета 51 «Расчетные счета».

Например, открыт аккредитив на сумму 200 тыс. руб. Эта сумма бу­дет храниться на специальном счете в банке с момента открытия ак­кредитива до того дня, когда поставщик, в пользу которого открыт ак­кредитив, отгрузит продукцию (выполнит работы, окажет услуги), сдаст все расчетные документы в свой обслуживающий банк, и на его расчетный счет будут зачислены денежные средства с аккредитива. При этом должна быть сделана проводка:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках».

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» будет закры­ваться при поступлении материальных ценностей, на оплату которых был использован аккредитив:

Дебет счета 10 «Материалы» (или другой счет по учету материальных ценностей)

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Если на счет 55 «Специальные счета в банках» денежные средства перечислялись для расчетов чековыми книжками, то при расчетах с другими организациями за приобретенные материальные ценности (работы, услуги) этим предприятиям выдается чек на определенную сумму. Так как при расчетах чеками покупатель получает материаль­ные ценности (работы, услуги) при выдаче чека, он на дату получения ценностей (работ, услуг) делает проводку:

Дебет счета 10 «Материалы» (или другой счет по учету материальных ценностей)

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Получив чек, организация-поставщик сдает его в свой обслужива­ющий банк, который на сумму чека предъявляет требование об оплате банку покупателя. А банк покупателя перечисляет эту сумму со счета 55 «Специальные счета в банках» банку поставщика, который зачисля­ет полученную сумму на расчетный счет своего клиента.

Плательщик (покупатель), получив от своего банка выписку по счету 55 «Специальные счета в банках», делает у себя в учете проводку:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках».

В отличие от расчетов аккредитивами, когда сумма аккредитива, как правило, используется целиком и счет 55 «Специальные счета в банках» закрывается сразу, при расчетах чеками денежные средства списываются с этого счета постепенно.

Неиспользованная сумма аккредитива или чековой книжки спи­сывается со счета 55 «Специальные счета в банках» и зачисляется на расчетный счет предприятия. При этом в учете делается проводка:

Дебет счета 51 «Расчетные счета»

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках».

Подотчетные лица – это работники предприятия, которым выданы из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании.

Чаще всего наличные деньги под отчет выдаются для оплаты:

- командировочных расходов;

- расходов на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских товаров, оплату мелкого ремонта, представительских расходов и т.п.).

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Порядком ведения кассовых операций.

Как правило, деньги под отчет выдают на основании заявления работника, подписанного руководителем предприятия или уполномоченным им сотрудником. При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер.

Порядок оформления и учета командировочных расходов на территории Российской Федерации регулируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», «Нормы возмещения расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории иностранных государств (с 1 января 2006)».

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Перед тем, как направить работника в командировку, необходимо оформить:

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. В служебном задании указываются фамилия, имя и отчество работника, направленного в командировку, структурное подразделение, где он работает, его профессия или должность, место командировки (с указанием страны, города и организации), даты начала, окончания и количество календарных дней командировки. Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, где работает командированный работник, и утверждает руководитель предприятия. При направлении работника в командировку заполнять раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания» формы № Т-10а не нужно. Он заполняется работником после возвращения из командировки;

приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (если в командировку направляется один работник) или № Т-9а (если в командировку направляются несколько работников). Приказ составляется на основании служебного задания, в нем указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия (должность), а также цель, время и место командировки;

командировочное удостоверение по форме № Т-10 выписывается на основании приказа о направлении работника в командировку. В каждом пункте назначения делают отметки о дате прибытия и выбытия работника, которые заверяют подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен. Все командировочные удостоверения должны регистрироваться в Журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Все эти формы утверждены постановлением Госкомстат России от 5 января 2004 г. № 1.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет по форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.). Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих эти расходы.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем предприятия.

Постановлением Правительства № 729 установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников в организации, расположенные на территории Российской Федерации:

оплата найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих документов – в размере 12 руб. в сутки;

оплата суточных — 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Начисление НДС по расходам на проезд и проживание отражают по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 71. Возмещаемая бюджетом часть НДС списывается в дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» с кредита счета 19.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списываются со счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из заработной платы работников).