Технология применения электронного документооборота

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, то есть последовательности прохождения документа от выполнения первой записи до сдаче его в архив. Сложившаяся при ручной обработке практика системы документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждой стадии обработки, дублирования одних и тех же показателей в различных документах.

В мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном- это текстовая информация, и 10% из них- это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Критерием выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы организации, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структура управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота могут использовать для организации документооборота широко распространенные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. При выборе системы следует учитывать следующие критерии: интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защиты от несанкционированного доступа.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. Примером такого рода программных продуктов является система «1С: Электронный документооборот», предназначенный для движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблон документов и установить правила их заполнения пользователем, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов не рабочем месте, вести хранилище документов и обрабатывать их.

В системе «Галактика» также имеется модуль «Управление документооборотом», предназначенный для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т.д.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль «Управление документооборотом» обеспечивает ведение перечня дел фирмы, создание классификации документов и использования ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, поиск документов, массовую их рассылку по подразделениям и т.д.

ТЕМА 3. ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.