В настоящее время материальный учет на предприятиях ведут согласно действующему законодательству и нормативными документами. Материальный учет является трудоемкой и сложной работой с дублирующим потоком информации. Поэтому автоматизация материального учета на предприятии является одной из основных задач для разработчиков программных средств. Автоматизированный учет должен обеспечивать: своевременное и правильное отражение в первичных документах, сводных регистрах поступления и расходования материалов; своевременное получение информации о наличии и движении материалов; осуществление систематического контроля за сохранностью материалов по местам хранения; выявление излишних и непроизводственных запасов; соблюдение режима экономии и устранение непроизводительных расходов производственных запасов.
Создание автоматизированной информационной системы «Учет материалов» призвано:
- сократить время составления отчетов;
- повысить качество составления отчетов;
|
|
- повысить степень достоверности выходной информации;
- централизировать хранение общеиспользуемой информации;
- контролировать движение сырья, материалов, тары, топлива и инвентаря.
Входной информацией для проектируемой системы являются:
- справочник материалов – перечень сырья, материалов, тары, топлива, строительных материалов, инвентаря и прочих материалов, используемых на предприятии;
- список подразделений – структурные подразделения предприятия;
- поступление, отгрузка материалов – информация о движении (приход и расход) материалов внутри предприятия и в связи с внешним миром.
Выходная информация для проектируемой системы является отчет о движении материалов – отражает остаток на начало, приход, расход и текущий остаток материалов в разрезе видов материалов, их групп по подразделениям и в целом по предприятию.
Следует учитывать также уже устоявшиеся правила построения подобных систем.
Необходимо учитывать характеристики существующего аппаратного и организационного обеспечения на предприятии.
Выше были указаны источники информации необходимой при проектировании и разработке АИС, ниже указаны источники, требующиеся непосредственно при эксплуатации информационной системы.
Справочник материалов содержит перечень всех материальных ценностей на предприятии. Эти данные можно получить из инвентарной описи материалов.
Справочник подразделений – все структурные подразделения и склады.
Поступление материалов – приход материалов осуществляется на основании товарно-транспортных накладных. Эти документы приходят от поставщика вместе с материалами.
|
|
Отгрузка материалов – при отгрузке материалов на сторону или прочим выбытие бухгалтерией оформляются документы на отгрузке материалов.
Отчет о движении материалов – для контроля движения и использования материалов ежемесячно ответственными лицами составляются отчеты.
Нормативные и внутренние документы тесно связаны со всеми внутренними процессами в АИС. Нормативные документы, в первую очередь, могут быть получены из официальных источников. А также из различных сборников. Внутренние документы являются общедоступными и хранятся, как правило, у секретаря и у заместителя директора.
Информация о работе с техникой и самой АИС необходима лицам, непосредственно работающим с системой (операционист, кладовщик, бухгалтерия). Первоисточником этой информации является документация, а также ее разработчики.
Технически ИСЭ должна представлять собой совокупность удаленных терминалов, связанных с единым сервером. При этом единый информационный банк хранится на выделенном сервере. Пользователи же посылают запросы к базе данных со своих терминалов.
Рис. 2.1. Функционально-структурная схема системы
На практике такую систему можно представить в виде одноранговой сети с выделенным сервером. При этом в качестве терминалов пользователей и самого сервера используются обычные персональные компьютеры. Следует отметить, что в отличие от терминалов сервер всегда должен быть доступен. Компьютеры объединяются в единую локальную сеть. Данная сеть должна соответствовать специфике АИС: расстояние до терминалов, скорость передачи данных, надежность системы. Целесообразно установить на сервере принтер для общего пользования. Доступ в глобальную сеть по телекоммуникационным линиям производится также через выделенный сервер.
Как уже было установлено ранее, для разработки БД необходим анализ предметной области, выделение объектов предметной области. В нашем случае можно выделить следующие объекты предметной области рассматриваемой задачи:
- материал,
- подразделение,
- единицы измерения,
- движение материалов,
- отчет о движении материалов.
Инфологическая модель представляет собой описание структуры и динамики предметной области, характер информационных потребностей пользователей системы в терминах понятных пользователю и независимых от реализации системы на конкретной ЭВМ и, в частности, от выбранной СУБД. Такое описание может быть представлено с помощью любого способа, допускающего однозначную интерпретацию. Одним из таких способов является построение диаграммы "сущность - связь".
На основании результатов исследования предметной области рассматриваемой задачи можно выделить следующие сущности и атрибуты, их характеризующие.
Сущность " Материал ".
Идентифицирующий атрибут: Инвентарный номер.
Описательные атрибуты:
· наименование,
· ед. изм.
· цена,
· группа.
Сущность " Подразделение ".
Идентифицирующий атрибут: Код.
Описательные атрибуты:
· наименование.
Сущность " Ед. изм. ".
Идентифицирующий атрибут: Код.
Описательные атрибуты:
· ед. изм.
Сущность «Движение материалов».
Идентифицирующий атрибут: Материал.
Описательные атрибуты:
· количество,
· стоимость,
· подразделение,
· дата,
· вид движения.
Сущность «Отчет о движении материалов».
Идентифицирующий атрибут: Подразделение.
Описательные атрибуты:
· материал,
· остаток на начало,
· приход,
· расход,
· остаток на конец.
Как было сказано, все эти сущности относятся к одной предметной области, а значит, существуют и связи между ними. Представим их (связи) в виде таблицы (табл. 2.1).
Таблица 2.1.
Связи в предметной области
№ п.п. | Связь | Сущности | Тип |
«Хранится» | «Материал» и «Подразделение» | М:N | |
«Измеряется» | «Материал» и «Ед. изм.» | 1:1 | |
«Перемещается» | «Материалы» и «Движение» | М:N | |
«Основание» | «Движение» и «Отчет по движению» | 1:N |
Спецификация атрибутов представлена в таблице 2.2.
|
|
Таблице 2.2.
Спецификация атрибутов
Сущность | Спецификация атрибута | ||
Наименование | Тип | Длина | |
Материал | Инвентарный номер | Числовой | |
Наименование | Текстовый | ||
Единица измерения | Текстовый | ||
Группа | Текстовый | ||
Группа | Код | Текстовый | |
Наименование | Текстовый | ||
Вид движения | Код | Текстовый | |
Наименование | Текстовый | ||
Подразделение | Код | Текстовый |
Наименование | Текстовый | ||
Ед. изм. | Код | Текстовый | |
Наименование | Текстовый | ||
Движение материалов | Материал | Текстовый | |
Подразделение | Текстовый | ||
Количество | Числовой | ||
Стоимость | Числовой | ||
Дата | Дата | ||
Вид движения | Текстовый | ||
Отчет по движению | Подразделение | Текстовый | |
Группа | Текстовый | ||
Материал | Текстовый | ||
Ед. изм. | Текстовый | ||
Остаток на начало | Числовой | ||
Приход (кол-во) | Числовой | ||
Приход (стоимость) | Числовой | ||
Расход (кол-во) | Числовой | ||
Расход (стоимость) | Числовой | ||
Остаток на конец | Числовой |