Деловая документация

Документ – это деловая бумага, в том числе составленная в электронном виде, которая обладает юридической силой и несет определенную миссию: подтверждает правовую, доказательную базу на что-то. Грамотно оформленный документ – эффективное средство регуляции организационных, финансовых или управленческих действий организации и/или должностных лиц. Именно поэтому вся официальная документация требует исключительной точности изложения, не допуская иного толкования текста.

Вся деловая документация подразделяется, в зависимости от целей, на:

деловые письма;

отчеты и планы;

приказы, постановления, решения и распоряжения;

инструкции, положения, правила и нормативно-технические условия;

анкеты для сотрудников, клиентов;

договоры, контракты;

претензии, рекламации и исковые заявления;

докладные и объяснительные записки, справки, акты и т.д.

Внутренний управленческий документооборот компании подразделяется по службам на следующие виды:

огранизационно-правовая документация;

распорядительные документы;

договорная часть, отражающая основную внешнюю деятельность организации с клиентами, партнерами и подрядчиками;

плановая документация, состоящая из стратегических, тактических и оперативных документов;

финансово-аналитический документооборот;

кадровые документы;

отчетная документация;

ГОСТы, справочная и нормативная документация.

Все эти документы составляются и оформляются по определенным формам в соответствии с принятыми стандартами, заметно отличающимися друг от друга в разных государствах. Во многих организациях и на предприятиях чаще всего действуют четко разработанные шаблоны и бланки разного рода документов.

Грамотно составленный приказ или умно написанное деловое письмо формируют отношения в коллективе и с партнерами, клиентами, что напрямую отражается на результате общей деятельности компании, ее успехе или неудаче в бизнесе.

Деловая переписка имеет свои особенности, поскольку не все факты официальной жизни возможно «упаковать» в строгий алгоритм однажды разработанного шаблона.