Обобщенная информация и принятие решений

Известно, что составить краткое и сжатое описание содержания первичных документов намного сложнее, чем пространное описание, где нужная информация те­ряется в избыточной, и на ее поиск и осмысление тратится значительное время. Часто причина избыточ­ности информации — неумелое использование различ­ных видов иллюстраций—схем, графиков, диаграмм или их полное отсутствие. Следовательно, для разра­ботки аналитических информационных продуктов с по­вышенной информативностью целесообразно примене­ние принципов консолидированной информации. Графическая информация особенно эффективна для информирования о новых изделиях и продуктах, новых и реконструированных промышленных объектах, техно­логиях, производственных инсталляциях и др., а также для отражения технологических новостей отдельных предприятий, фирм, организаций и отраслей. Преиму­щество графической информации состоит прежде все­го в ее способности передавать информацию оператив­но, точно, без искажений и информационного шума, в результате чего она легко воспринимается и запо­минается. Круговые и колонные графики особенно рекомендуются для систематизации и обобщения данных о потреблении (сырья, продуктов, изделий, энергии и т. д.). Круговые графики наилучшим обра­зом отражают процентное соотношение данных, отно­сящихся к потреблению по странам, отраслям, продук­там; колонные графики — сопоставление экономических данных, например, темпов роста (по годам, продуктам, странам и т. д.), так как позволяют наглядно предста­вить как положительные, так и отрицательные темпы развития.

Консолидированная информация может быть пред­ставлена также в виде таблиц, для этого необходи­мо выполнение следующих условий:

обобщение данных в таблице — данные, включенные в таблицу, должны отражать наиболее важные и зна­чимые результаты (излишнее количество цифр загро­мождает таблицу и снижает эффективность представ­ления информации). Лучше всего найти оптимальны вариант, включающий необходимые характеристики в достаточном объеме, но без избыточности;

точность представления данных — необходима про­верка всех приводимых в таблице данных, во избежа­ние фактологических и технических ошибок. Поэтому следует проверить возможные опечатки, а если некото­рые данные вызывают сомнение, то уточнить их по другим источникам;

идентификация — обязательна последовательная ну­мерация таблиц, их названия должны в максималь­ной степени соответствовать содержанию.

В виде таблиц могут быть представлены не только цифровые, но и обобщенные данные в словесном виде, например, о фирмах — производителях определенного вида продукции; о процессах, протекающих при раз­личных условиях; о целевых факторах и т. д. Табли­цы часто используются для обобщения и сопоставле­ния различных экономических показателей как в тече­ние года, так и по сравнению с предыдущим годом или с более продолжительным периодом. В некоторых случаях при обобщении данных по продуктам и по годам можно выбирать, представить ли их в виде таблиц или в виде графиков.

Другая возможность представления информации в консолидированной фирме — метод графического опти­мизирования. Он заключается в составлении графика и нанесении данных по нескольким ординатам к одной и той же абсциссе. Оси координат соответствуют раз­личным показателям, причем они улучшаются по высо­те соответствующей оси, несмотря на то, что это может быть связано с повышением или снижением их стоимости (например, механические показатели про­дуктов и изделий будут увеличиваться по высоте оси, так как лучшей является более низкая цена). Этот метод особенно эффективен, когда необходимо сделать сравнение и сопоставление между различными про­дуктами, изделиями, технологическими показателями и т. д. Путем соединения точек, соответствующих стоимостям показателей для каждого объекта, полу­чаются кривые, характеризующие этот объект (продукт, изделие, аппарат, производственную инсталляцию и др.).

В соответствии с методом графического оптимизиро­вания (оптимизирование стоимостей показателей по высоте оси), наиболее высоко расположенная кривая будет представлять объект с наилучшими показателя­ми. Этот метод может быть использован для быстрого и наглядного сопоставления, если необходимо показать технологический уровень или выбирать оптимальный вариант между однотипными продуктами и изделиями различных фирм-производителей.

Применение принципов обобщенной (консолидиро­ванной) информации при подготовке аналитических информационных продуктов (рефератов, аналитических обзоров, информационных анализов) позволяет пере­дать в ясном и доступном виде значимую информацию и одновременно снизить до минимума количество избыточной информации. Аналитические информацион­ные продукты на основе консолидированной информа­ции в максимальной степени соответствуют информационным потребностям руководящих работников и поэтому они очень важны в информационном обеспе­чении управленческих решений. Основными принципа­ми, которые необходимо соблюдать при подготовке вторичных информационных продуктов на_; основе консолидированной информации, могут быть следую­щие:

отсутствие избыточной информации;

обобщение данных в виде таблиц и графиков;

четкое структурирование;

логичность и последовательность изложения;

языковая корректность и терминологическая точ­ность;

сжатое и ясное изложение.

Аналитические информационные продукты на основе консолидированной информации представляют собой высокоинтеллектуальные продукты, для подготовки которых требуется высокий профессионализм, способ­ности к отбору, анализу и сопоставлению данных, а также к их обобщению и представлению в максималь­но наглядном и пригодном для восприятия виде. Они позволяют делать аргументированные выводы, опреде­лять тенденции, находить варианты решения, выявлять комплексные и многоаспектные оценки, т. е. создавать предпосылки для обоснованных управленческих реше­ний.