Статистическое регулирование процессов и системный подход

Определение точек измерения и линий обратной связи. Группа по усовершенствованию процесса должна установить возможные ис­точники ошибок и после этого распределить точки измерения ре­зультатов операций как можно ближе к источникам ошибок. Затем группа должна построить цепь обратной связи, позволяющую исполнителям исправить ошибки, допущенные в пределах их об­ласти деятельности. Такая система обеспечивает группу информаци­ей, которая позволяет руководству принимать решения о целесооб­разности вложения средств в модернизацию оборудования, обуче­ние кадров, изменения процедур, предупреждающих повторение ошибок.

В непроизводственных сферах особенно часто имеется немного точек измерения, а там, где они есть, обратная связь либо незначи­тельна, либо отсутствует вообще. Но в наиболее эффективно дей­ствующих организациях это не так.

Количественные измерения предпочтительнее качественных, при отсутствии измерений, связанных с допущенными ошибками, не­обходимо полагаться на мнение потребителя.

Важно расположить точки измерения в непосредственной близо­сти от выполняемой работы. Идеальным вариантом представляется точка измерения, являющаяся частью операции. Сокращение вре­мени обратной связи дает двойной эффект. Во-первых, сотрудник прекращает делать ошибки и, во-вторых, в уже дефектное изделие прекращается поступление дополнительных ресурсов.

Важным элементом любой системы измерений и обратной связи является система независимой проверки, что гарантирует соблюде­ние используемых процедур. Большинство сотрудников не хотят ис­кажать данные, но стремление представить руководству лишь жела­тельную информацию велико.

Группа по усовершенствованию процесса должна также убедить­ся в наличии необходимой документации на изделие или иной ре­зультат труда, проверить ее на соответствие требованиям потребителя, определить эффективность обратной связи с потребителем, позво­ляющей оценивать степень удовлетворения потребителя и узнавать об изменениях предъявляемых им требований.

Статистическое регулирование. После определения показателей и отладки системы их измерений группа по усовершенствованию про­цесса должна проанализировать весь процесс с целью определения тех показателей, которые можно регулировать с помощью методов статистического контроля.

Статистический контроль процесса может потребовать коренной переориентации мышления персонала в большинстве организаций. Технические аспекты статистического контроля достаточно хоро­шо разработаны, математически обоснованы и обеспечены про­граммами для компьютеров. Приборы, используемые для измере­ния показателей процесса и выходных данных, становятся все бо­лее точными и экономичными, в результате чего в настоящее вре­мя получили широкое распространение автоматизированные сред­ства измерений и анализа данных, встроенные в технологический процесс.

Формирование системы регулирования. На первоначальном этапе деятельности необходимо стабилизировать процесс, ввести его в состояние контроля, а затем приступить к проведению мероприя­тий по его усовершенствованию. Развитие типичного процесса про­ходит четыре различных этапа:

1) процесс не находится в состоя­нии контроля;

2) процесс стабилен;

3) поэтапное усовершенство­вание процесса;

4) постоянное усовершенствование процесса.

На первом этапе задача группы по усовершенствованию процес­са состоит в выявлении истинной причины каждого случая выхода процесса за установленные пределы и контроле тех элементов, ко­торые их вызывают. Зная и контролируя эти элементы, группа начи­нает отлаживать процесс, который затем стабилизируется и перехо­дит на второй этап.

Для второго этапа характерна статистически стабильная характе­ристика процесса, однако он еще не обеспечивает результаты, удов­летворяющие требования потребителя.

На третьем этапе осуществляют совершенствование процесса. Когда процесс находится в состоянии контроля, необходимо тща­тельно проанализировать и определить первоочередные направле­ния его усовершенствования. Такой анализ должен проводиться с учетом затрат, возможностей внедрения предполагаемых мероприя­тий и предполагаемого эффекта. После этого разрабатывается план, обеспечивающий поэтапное внедрение предложений по усовер­шенствованию процесса и их оценку. После каждого мероприятия дается время на стабилизацию процесса. Представляется весьма важ­ным проведение оценки влияния каждого мероприятия на весь про­цесс.

Четвертый этап представляет собой постоянное усовершенство­вание процесса. Даже если имеющиеся данные подтверждают, что результат процесса отвечает требованиям потребителя, не следует забывать, что требования потребителя постоянно возрастают и про­цесс должен постоянно совершенствоваться.

Системный подход. Методы системотехники основываются на том, что заданная цель − главное, средства ее достижения стоят на вто­ром месте, но тоже важны. Используя такой подход, группа по усовер­шенствованию процесса может разработать эффективную систему, обеспечивающую достижение главной цели, принимая во внима­ние цели второго уровня, которые работают на достижение главной цели. Системность подхода предполагает четыре этапа:

1. Разработка технических условий процесса. Этот документ опре­деляет цели, которым должен соответствовать процесс.

2. Анализ схемы процесса. На этом этапе анализируются все воз­можные организационные подразделения, участвующие в процес­се, а также взаимосвязи между ними с целью выработки компромиссных решений, обеспечивающих более желаемое состояние всего процесса.

3. Установление каналов передачи данных. Поскольку большинство процессов включает взаимозависимые процессы, обеспечение об­ратной связи по схеме вниз-вверх и по горизонтали должно быть предусмотрено в подпроцессах.

4. Документация по процессу. На этом этапе разрабатывается де­тальная документация на все операции процесса, информационное обеспечение и вспомогательные виды деятельности. Проводятся ис­пытания процесса с целью определения его эффективной взаимо­связи со смежными процессами.

Системный подход предусматривает охват всего процесса, а не отдельных подпроцессов.

Независимая проверка процесса – предусматривает про­ведение детальной проверки. В состав группы проверки, возглавляе­мой председателем группы по усовершенствованию процесса, вхо­дят, например, представители конструкторского бюро, технологи­ческого отдела, отдела обеспечения качества продукции и отдела сбыта, не имеющие прямого отношения к процессу. Эта группа оце­нивает состояние процесса и выясняет следующее:

1. Можно ли проверить технологичность изделия и стабильность процесса?

2. Правильно ли понимается назначение процесса и есть ли на него вся необходимая документация?

3. Учтены и устранены ли в проекте проблемы, характерные для предыдущих проектов?

4. Предусматривает ли документация на новую продукцию повы­шение ее надежности и качества по сравнению с ранее производи­мой продукцией?

5. Реален ли график выполнения производственной программы и предусмотрено ли выделение средств на оборудование от всех обес­печивающих подразделений?

6. Имеются ли серьезные проблемы технического характера, пре­пятствующие выполнению программы или применению технологий?

8. Эффективно ли функционирует система измерений и обратной связи?

9. Отвечает ли конечное изделие требованиям потребителей? После проведения оценки члены группы проверки организуют совместное заседание с группой по усовершенствованию процесса, на котором они докладывают о полученных результатах. Эти резуль­таты документально оформляются в отчете, который готовит груп­па проверки. После этого группа по усовершенствованию процесса определяет корректирующие меры, обеспечивающие решение проблемы, изложенные в отчете.

Материально-техническое обеспечение по принципу «точно вов­ремя». При надежном функционировании статистического контроля процесса и повышении качества продукции поставщиков можно постепенно сокращать запасы материалов и комплектующих изде­лий и переходить на создание запасов по принципу «точно вовремя». Преимущества этого принципа очевидны, поскольку он дает воз­можность сократить:

1. Входной контроль.

2. Расходы на хранение товарно-материальных запасов.

3. Размер складских помещений.

4. Время цикла движения запасов.

Применению принципа «точно вовремя» должно предшествовать решение следующих задач:

1. Время на подготовительно-заключительные операции должно быть сокращено до минимума.

2. Должна быть создана система измерения в процессе производ­ства, обеспечивающая выявление дефектной продукции сразу же в месте входа.

3. Производственное оборудование должно быть размещено так, чтобы минимизировать путь движения запасов между производствен­ными операциями.

4. Время на выполнение технологических операций должно обес­печивать непрерывный рабочий поток в течение всего процесса.

5. Поставщики должны поставлять комплектующие изделия вы­сокого качества в установленные графиком сроки.

6. При поставках продукции неудовлетворительного качества с поставщиками необходимо заключать заблаговременно новые конт­ракты, устанавливающие жесткие требования по качеству и срокам поставки.

Чтобы подобная система начала действовать, группа по совер­шенствованию процесса должна отобрать небольшое число самых надежных комплектующих изделий, отработать систему примени­тельно к ним и затем расширить ее по мере совершенствования про­цесса и повышения качества продукции, получаемой от доставщика. Ни одна деталь поставщика без 100%-ной надежности, подтвержденной в процессе поставки нескольких десятков партий, не может быть использована в рамках системы «точно во время».