Організація позамашинної інформаційної бази

План

Лекція3 Позамашинна та машинна інформаційні бази

Тема 3. Інформаційне забезпечення торговельного менеджменту

Контрольні питания

1 Визначити поняття програмного забезпечення ІС

2 Дати класифікацію програмного забезпечення ІС

3 Охарактеризувати склад програмного забезпечення ІС

4 Охарактеризувати забезпечувальну частину ІСМ

5 Визначити зв'язок між автоматизованими робочими місцями відділу маркетингу та відділу головного товарознавця

1. Поняття інформаційної бази, показників та реквізитів.
2. Організація позамашинної інформаційної бази
3. Організація машинної інформаційної бази

Література:

1 Береза А.М. Основи створення інформаційних систем: Навч. посібник. 2 видання, перероблене і доповнене – К.: КНЕУ, 2001 стор 84-87

2 Ситник В. Ф., Писаревська Т. А., Єрьоміна Н. В., Краєва О. С. Основи інформаційних систем: Навч. посібник / За ред. В. Ф. Ситника. — 2-ге вид., перероб. і доп. — К.: КНЕУ, 2001. стор

1.Поняття інформаційної бази, показників та реквізитів.

Для організації інформаційної взаємодії різноманітних інформа­ційних систем між собою, а також з різними групами користувачів дані потрібно відповідним чином однотипово описати в усіх системах на різних рівнях, тобто вирішити проблему їх інформаційної сумісності в найширшому розумінні. Цього досягають створенням інформаційного забезпечення, під яким розуміють сукупність форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі при її функціонуванні (ГОСТ 34.003–90. АС. Термины и определения).

Методичні та інструктивні матеріали – це сукупність державних стандартів, галузевих керівних методичних матеріалів і розроблених проектних рішень щодо створення й супроводження інформаційного забезпечення.

Рис. 6.1. Структура інформаційного забезпечення

Системи класифікації і кодування – це перелік описів і систем супроводження класифікаторів техніко-економічної інформації на економічному об’єкті.

Основні принципи створення інформаційного забезпечення: цілісність, вірогідність, контроль, захист від несанкціонованого доступу, єдність і гнучкість, стандартизація та уніфікація, адаптивність, мінімізація введення і виведення інформації (однократність введення інформації, принцип введення – виведення тільки змін).

Вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104–85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования») такі.

1. Інформаційне забезпечення має бути достатнім для виконання всіх функцій ІС, які автоматизуються.

2. Для кодування інформації, яка використовується тільки в цій ІС, мають бути застосовані класифікатори, які є у замовника ІС.

3. Для кодування в ІС вихідної інформації, яка використовується на вищому рівні, мають бути використані класифікатори цього рівня, крім спеціально обумовлених випадків.

4. Інформаційне забезпечення ІС має бути суміщене з інформаційним забезпеченням систем, які взаємодіють з нею, за змістом, системою кодування, методами адресації, форматами даних і формами подання інформації, яка отримується і видається інформаційною системою.

5. Форми документів, які створюються інформаційною системою, мають відповідати вимогам стандартів УСД чи нормативно-технічним документам замовника ІС.

6. Форми документів і відеокадрів, які вводяться, виводяться чи коригуються через термінали ІС, мають бути погоджені з відповідними технічними характеристиками терміналів.

7. Сукупність інформаційних масивів ІС має бути організована у вигляді бази даних на машинних носіях.

8. Форми подання вихідної інформації ІС мають бути погоджені із замовником (користувачем) системи.

9. Терміни і скорочення, які застосовуються у вихідних повідом­леннях, мають бути загальноприйнятими в цій проблемній сфери й погоджені із замовником системи.

10. У ІС мають бути передбачені необхідні заходи щодо контролю і оновлення даних в інформаційних масивах ІС, оновлення масивів після відмови будь-яких технічних засобів ІС, а також контролю ідентичності однойменної інформації в базах даних.

Можуть створюватись також самостійні інформаційні засоби і вироби для конкретного користувача.

Інформаційний засіб – комплекс упорядкованої, відносно постійної інформації на носіях даних, які описують параметри та характеристики заданої проблемної сфери застосування, і відповідної документації, призначеної для поставки користувачеві.

Інформаційний виріб в ІС – виготовлений інформаційний засіб, який пройшов випробування встановленого вигляду та поставляється як продукція виробничо-технічного призначення для використання в ІС. Наприклад: словники, довідники підприємств і організацій, товарів, класифікатори, правові інформаційні системи і т.п.

Структурою економічної інформації (ЕI) визначається її будова, виділення тих чи інших елементів. Ці елементи називають інформаційними одиницями. Iз простих інформаційних одиниць утворюються складні, складові, виникають неначе ієрархічні рівні структурної побудови інформації.

До виділення інформаційних одиниць можна підходити з різ­них позицій залежно від обраного критерію структуризації. Кож­ний такий критерій має певну мету побудови структурних оди­ниць інформації. Дуже часто серед таких одиниць встанов­люється ієрархічна залежність від простих до складних або навпаки.

Найбільшими інформаційними одиницями (одиницями найвищого рангу) є ті, які співвідносяться передусім з поняттям об’єкта управління. За такий об’єкт у сфері економіки беруть народне господарство та його ланки. Тому об’єктом управління вважають галузь народного господарства, галузь промисловості, промислове об’єднання (підгалузь), підприємство, комерційну структуру і т.ін.

З позицій підприємства (комерційної структури) уся сукупність інформації є одиницею вищого рангу (рівня). Такою самою одиницею вищого рівня є сукупність інформації будь-якого іншого об’єк­та управління. Ця одиниця відома під назвою ін­формаційна база (IБ) відповідного об’єкта і тлумачиться досить вільно. Крім об’єктів управління ними можуть бути будь-які інші, наприклад планування, облік і аналіз господарської діяльності як функціональні управлінські роботи. Тому доречно говорити і про їх IБ.

Iнформаційна база становить основу інформаційної системи будь-якого об’єкта, передусім об’єкта управління, тому вона є частиною інформаційної системи (IС). IС, крім інформаційної бази, містить у собі ще і її організацію в реальних умовах, її зазначене функціонування. Iнформаційною системою передбачається склад джерел формування IБ, її взаємодія з іншими IБ, цільове призначення.

Необхідно також розрізняти вживання понять «інформаційна база» і «база даних». Iнформаційна база притаманна всім без винятку об’єктам незалежно від рівня управлінської техніки. А ось поняття бази даних (БД) пов’язується лише з організацією даних на принципах автоматизованого банку даних (АБД) і застосування ЕОМ. Iнформаційна база в умовах використання ЕОМ може бути побудована як єдина база даних АБД або як сукупність кількох таких баз (що особливо часто буває на практиці). Зауважимо, що в спеціальній літературі відомі інші погляди на поняття IБ та співвідношення його з поняттям БД.

Щодо видів управління інформаційна база об’єкта (на­прик­лад, підприємства) поділяється на IБ того чи іншого виду уп­равління, наприклад, організаційно-економічного, соціального, тех­нологічного. Далі йтиметься лише про організаційно-еко­но­міч­не управління об’єктом. З позицій структурних підрозділів об’єк­та управління, використовуваних ресурсів вирізняють IБ йо­го під­розділів (виробничих, комерційних) за такими ознаками: предметами та засобами праці тощо. Згідно зі стадіями (функ­ціями) управління розрізняють інформаційні бази прогнозування, планування, обліку і т.ін. Отже, IБ об’єкта поділяється на ряд під­систем, що розглядаються як об’єкт управління, тобто самостійні системи.

З погляду логіки управління та розміщення даних на носіях розрізняють логічну та фізичну структуру даних.

Під логічною розуміють структуру, яка враховує погляд ко­рис­тувача (управлінця) на дані, тобто таку, що будується на логіці управління, а не на його техніці. Як правило, вона багаторівнева і виділяти інформаційні одиниці можна як з нижчого, так і з вищого рівня. Наприклад, для логічних структур даних у порядку агрегування (укрупнення) характерне таке виокремлення елемен­тів даних: символ ® реквізит ® показник ® масив ® інформаційний потік ® інформаційна база.

Символ — це елемент даних, який не має змісту. Це елементарний сигнал інформації (літера, цифра, знак).

Реквізит (атрибут) — це інформаційна сукупність найнижчого рангу, яка не підлягає поділу на одиниці інформації. Доцільність виділення такої одиниці пояснюється тим, що потрібна однобічна характеристика конкретних об’єктів управління — або лише кіль­кісна, або лише якісна. Тому реквізити бувають двох видів: рек­візити-основи (реквізити-величини) та реквізити-ознаки. Рек­ві­зит-основа розкриває абсолютне або відносне значення реквізиту-ознаки. Реквізит-ознака відбиває якісні властивості сутності і характеризує обставини, за яких відбувався той чи інший господарський процес.

Розрізняють форму і значення реквізитів. Форма реквізиту виявляється в його назві (наприклад, професія, сума), а значення реквізиту «професія» — це назва конкретної професії, наприклад, апаратник, ливарник, зварювальник тощо.

Реквізити-основи і реквізити-ознаки мають різне призначення в процесі обробки інформації: над реквізитами-основами виконуються арифметичні операції, над реквізитами-ознаками — логічні.

У спеціальній літературі трапляються синоніми реквізиту, а саме: елемент, терм, атрибут, ознака тощо.

Cутність економічної інформації розкривається через економічний показник, що являє собою інформаційну сукупність з мі­німальним складом реквізитів-ознак і реквізитів-основ, дос­татнім для створення елементарного документа (документо­рядка).

Загальний вигляд показника: Р=(R1, R2,... Rn; 0). Показник є структурна одиниця, яка характеризує будь-який конкретний об’єкт управління з кількісного та якісного боку. Тому показник має назву, яка розкриває його форму, і значення, яке доповнює форму кількісно-якісними її характеристиками. Показник «Добу­ток нафти 120 млн т» є носієм кількісної та якісної характеристики відповідної величини.

Набір взаємопов’язаних даних однієї форми (однієї назви) з усіма її значеннями являє собою масив даних. Прикладом масиву може бути сукупність даних про рух грошових коштів на під­приємстві. Масив даних є основною інформаційною сукупністю, якою оперують у інформаційних процедурах.

Сукупність масивів даних, що стосуються однієї й тієї самої дільниці управлінської роботи, називають інформаційним потоком.

За фізичного підходу до структури економічної інформації (тобто з позицій її подання на носіях) відповідні структурні одиниці виділяються залежно від носія інформації та способу її фіксації.

Наприклад, якщо за основну одиницю інформації взято паперовий документ, то можна виділити одиниці інформації вищого та нижчого рівня. Одиницями вищого рівня є стос документів, до­кументаційне господарство об’єкта управління. Одиницями ниж­чого рівня є зона документа, рядок, графа, позиція.

Ефективне функціонування інформаційної системи об’єкта можливе лише при відповідній організації інформаційної бази – сукупності впорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІС і поділяється на зонішньо- і внутрішньомашинну (машинну) бази(ГОСТ 34.003–90).

Зовнішньомашинна інформаційна база – частина інформаційної бази, яка являє собою сукупність повідомлень, сигналів і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

Внутрішньомашинна інформаційна база – частина інформаційної бази, яка є сукупністю інформації, що використовується в ІС на носіях даних.

Така зовнішньомашинна ІБ має багато модифікацій від подання у вигляді повідомлень на паперовому носії, запитів на екрані дисплея та домовного спілкування з ЕОМ.

У процесі створення позамашинної інформаційної бази ком­п’ютерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; вибір форм первинних документів і машинних носіїв; вибір способів і засобів фіксування даних у первинних документах і на машинних носіях; розроблення форм вихідних документів; визна­чення та розроблення логічної структури бази даних; вибір системи керування базою даних (СКБД); організація раціонального документообігу і т. ін.

Уніфікована система первинної документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов’язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам і вимогам, а за змістом — як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу у процесі управління економікою. Створення уніфікованих форм документів здій-
снюється з дотриманням таких принципів:

· скорочення кількості форм первинних документів для раціоналізації документообігу;

· застосування єдиних форм документів на різних рівнях управ­ління;

· використання мінімальної кількості даних, які вводяться для розв’язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати за машинної обробки, і даних, які є в системі;

· одноразового введення даних до ЕОМ і багаторазового їх використання;

· єдиної термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує користувачеві простоту і зручність у роботі з документами.

Для конкретних ІС можуть розроблятися унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які відповідають певним специфічним умовам користувачів. Порядок їх формування передбачає виконання таких дій:

· визначення складу реквізитів документа;

· розміщення на бланку, який розбивається на окремі зони з урахуванням їх групування, логічної залежності та форми введення в ЕОМ;

· виокремлення та виділення реквізитів, що мають бути введені в ЕОМ;

· відбір довідково-групувальних ознак, сталих для даного документа, і розміщення їх у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа;

· за необхідності введення стовпчиків і рядків для запису конт­рольних чисел;

· передбачення у проекті форми документа підписів відповідальних осіб;

· проектування за ескізом документа форми введення даних в ЕОМ або перенесення на машинний носій та уточнення форми документа;

· визначення формату бланка уточненої форми документа згід­но з вимогами стандартів.

Проектування візуальних форм виведення інформації виконується у такій послідовності:

― визначається перелік результатних даних;

― результатні показники поділяються за паперовими докумен­тами та відеокадрами, визначається перелік вихідних форм;

― кожній формі присвоюється назва і код;

― установлюються періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми;

― визначаються місце використання вихідного документа та необхідна кількість примірників;

― розробляється ескіз вихідної форми;

― визначається склад інформаційних масивів, необхідних для отримання кожної форми;

― установлюються послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес; формуються контрольні приклади вихідних форм, які далі обговорюються та уточнюються;

― затверджуються уточнені форми виведення.

Розроблення ескізу форми виведення передбачає визначення змісту трьох її зон: заголовка, що містить назву документа, дату складання, код форми, назви стовпців та їхню нумерацію; основної предметної (інформаційної) частини, що становить тіло вихід­ної форми; до останньої зони вносять рядки двох видів — доклад­ні та підсумкові. У докладних рядках спочатку розміщують довідкові та довідково-групувальні ознаки, потім реквізити-осно­ви — вхідні та результатні. Підсумкові рядки містять кількісні та вартісні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконання розрахунків.