Тема 5. 9. : Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова

ВМІТИ правильно складати розпорядчі документи, грамотно їх оформляти

Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів.

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі потреби – інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він утрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: його мають керівники, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень та компетенції.

Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або не закінчиться термін дії, визначений у самому тексті. Скасувати наказ може тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними та індивідуальними. Наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним. Бо стосується всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

За призначенням накази поділяють на два види: накази з питань основної діяльності, накази по особовому складу.

Накази з питань основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства чи підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи. Які надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з питань основної діяльності оформляють на загальних бланках. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню реквізитів.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:

10 – назва виду документа (НАКАЗ)

11 – дата підписання

12 – індекс (проставляють у день підписання)

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

20 – позначка про контроль

21 – текст

23 – підпис

24 – гриф погодження (оформляють у разі потреби)

25 – візи (оформляють у разі потреби)

26 – відбиток печатки (у разі потреби)

28 – позначка про виконавця

Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.

У констатувальній частині висвітлюються цілі й завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими буквами. Після цього слова ставлять двокрапку. Далі наводять заходи, дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатися зазначенням конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку про особу. Яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: “Контроль за виконанням наказу доручити головному інженерові Петренку С. М.”.

1. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, стягнення та інше.

Заголовки до тексту можуть бути такі: Про прийняття на роботу, Про переведення на іншу посаду, Про порушення, Про накладання дисциплінарного стягнення.

У текстах наказів по особовому складу констатувальної частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: “Призначити”, “Перевести”, “Надати”, “Оголосити подяку”. Ці слова друкують великими літерами. Після них ставлять двокрапку.

У наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім’я й по батькові – звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказі такого виду в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:

10 – назва виду документа

11 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

20 – позначка про контроль

21 – текст

- підстава (оформляють як реквізит 22)

23 – підпис

24 – гриф погодження (у разі потреби)

25 - візи (у разі потреби)

28 - позначка про виконавця (у разі потреби)

Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу може служити направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, з яким окладом, тривалість випробного терміну.

Згода працівника з умовами праці, медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки фіксуються на звороті.

Підписаний наказ доводить до відома працівника під розпис.

Один примірник залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії.

2. Розпорядження — це документ, який видається посадо­вими особами, державними органами, установами, під­приємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та під­леглих установ, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:

— загального характеру — тривалої дії (видають­ся Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими
органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради);

— окремого характеру — стосуються конкретного вузь­кого питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступника­ми для вирішення оперативних завдань).

Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова«Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо.

Розпорядження складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи.

2. Назва документа.

3. Номер.

4. Дата видання.

5. Місце видання.

6. Назва (про що розпорядження).

7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).

8. Додатки (при необхідності).

9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка під­писала розпорядження.

СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 12
03.05.2010 р. м. Суми