Адресат

В качестве адресата могут организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в И.п.

Не допускается адресование типа «Предприятию «Луч» или «в фирму «Луч». При адресовании документа должностному лицу должность и фамилия указываются в Д.п., а наименование организации – в И.п.

При адресовании документа руководителю предприятия наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:

АОЗТ «Стройдеталь»

Главному специалисту

И.И. Иванову

Директору завода

«Строитель»

И.И. Иванову

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются тогда, когда известно, кто именно занимается соответствующим вопросом. Реквизит включает следующие элементы:

1. наименование учреждения (И.п.)

2. наименование структурного подразделения (И.п.)

3. указание должности получателя (Д.п.)

4. инициалы, фамилия (Д.п.)

5. почтовый адрес

Все элементы размещаются с новой строки флаговым методом. Знаки препинания не ставятся.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрациям районов

Пермской области

В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса нужно указывать в последовательности, которая установлена правилами оказания услуг почтовой связи. Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При большом количестве адресатов составляется лист рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес.

Например:

ЗАО «Луч»

Милютинский пер., д. 7а

Москва, 101000

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы, фамилию получателя, а затем почтовый адрес. Например:

И.И.Иванову

ул. Садовая, д.5, кв. 12

г. Москва, Московский р-н

Московская обл., 301264

Постановлением Правительства РФ от 26.09.1997 № 1239 установлено, что адрес отправителя письма пишется в следующей последовательности:

1. наименование адресата (ФИО для физических лиц)

2. название улицы, номер дома, квартиры

3. название населенного пункта (города, поселка и т.п.)

4. название области, края, АО, республики)

5. страна (для международных почтовых отправлений)

6. почтовый индекс

В таком же порядке пишется адрес отправителя. Адрес корреспондента – правая нижняя часть, адрес отправителя – в левом верхнем углу.

При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, ФИО руководителя.

При отправлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес можно не указывать.

16 – гриф утверждения документа

Это реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа.

Утверждаются: уставы, положения, регламенты, стандарты, инструкции, акты, штатные расписания, должностные инструкции и т.п.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Положении и службе ДОУ.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами, которым делегированы полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф содержит:

1. слово «УТВЕРЖДАЮ»

2. наименование должности утверждающего

3. наименование организации (если нет в другом реквизите)

4. личная подпись

5. расшифровка подписи

6. дата

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Маяк»

А.Б. Сидоров

12.07.2001

Или дата оформляется частично при печатании документа.

Документ может утверждаться посредством составления другого документа.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из:

1. слова «УТВЕРЖДЕН(А,О)»

2. наименования утверждающего документа в Т.п.

3. его даты

4. номера

Например:

УТВРЕЖДЕНО

Приказом директора

ОАО «Маяк»

от 20.01.2001 № 4

В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Маяк» А.Б. Сидоров 12.07.2001

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Луч» И.И. Иванов 12.07.2001