Текст документа

Отметка о контроле

Заголовок к тексту

Реквизиты содержательной части документа

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Он согласуется с наименованием документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о ком? о чем? (приказ о создании аттестационной комиссии), а также на вопросы: кого? чего? (должностная инструкция секретаря).

Заголовок позволяет:

- быстро определить степень важности документа

- ориентироваться в его содержании без прочтения текста

- быстро зарегистрировать документ (заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, регистрационную карточку, базу данных в столбец «краткое содержание документа»)

- быстро найти документ

Следовательно, заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его прохождение через этапы обработки.

Если в тексте документа затрагивается несколько вопросов, то заголовок должен формулироваться обобщенно: об утверждении отчетов и проведении выборов.

Заголовок располагается слева над текстом документа, оформляется флаговым методом. Его объем не должен превышать 5 строк по 28 знаков в каждой. Точка в конце заголовка не ставится. На документах формата А5 заголовок не указывается.

Это отметка о контроле за исполнением документа, т.е. реквизит проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль.

Отметка о контроле наносится в верхнем правом углу документа и сокращает время ознакомления с документом.

Отметка включает букву «К», поставленную на верхнем служебном поле:

- красным карандашом или фломастером

- квадратным штампом со стороной 18 мм

А также слово «контроль», поставленное прямоугольным штампом 18х30 мм.

Эти размеры (18 мм) нужны для того, чтобы не выходить на рабочее поле документа.

Это основной реквизит делового документа. Составляют на государственном языке РФ или государственном языке субъектов РФ.

Тексты оформляют в виде:

- анкеты

- таблицы (наиболее краткая и наглядная форма выражения). Если таблиц несколько, то их нумеруют без знака № (Таблица 1). Если таблицу печатают более чем на одной странице, то столбцы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера столбцов, а в правом верхнем углу листа над таблицей пишут «продолжение таблицы 1». В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы

- связного текста

- чертежа, схемы

- в виде соединения этих структур.

Общие требования к текстам служебных документов:

1. краткость и точность изложения информации (исключение разночтений)

2. объективность и достоверность информации

3. составление простых документов, т.е. содержащих 1 вопрос.

4. структурирование текста, т.е. деление его на смысловые части, при необходимости на пункты, употребляя арабские цифры с точками после них.

5. нейтральность, безэмоциональность изложения

6. безличность изложения

7. широкое использование трафаретных, шаблонных и типовых текстов при описании повторяющихся ситуаций.

При составлении текстов деловых документов используется ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ.