Особенности проектирования форм первичных и результатных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере деятельности предприятия.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

· отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

· отсутствие дублирования показателей в документах;

· выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

· выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

· логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия → наименование цеха → номер участка);

· согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

При проектировании первичных документов используют ряд типовых форм размещения реквизитов.

Существуют следующие формы размещения реквизитов: линейный, табличный, анкетный или комбинированный.

Линейная форма отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали.

Анкетная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали.

Табличная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

Комбинированная форма применяются для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты. Она состоящит из трех зон:

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке.

II-содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков, совокупность группировочных признаков и группу реквизитов-оснований.

III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе или конце документа. Контрольные суммы используются для контроля ввода данных в ПК.

Результатный документ используется для осуществления процессов управления и должен отвечать следующим требованиям:

· полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

· своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

· достоверность предоставляемой информации;

· хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста папок документов);

· отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов:

· выделение трех зон в документе;

· разделение реквизитов на однозначные и многозначные;

· выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

· выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

· если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины листа (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

· вынос итоговых колонок в итоговые строки;

· перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части заголовочной зоны документа специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).