Информационное обеспечение ИС - это совокупность внемашинных и внутримашинных способов представления информации.
К внемашинному информационному обеспечению обычно относят систему входящей и исходящей документации, а также экранные способы ее представления (графический интерфейс пользователя).
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база.
Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.
В ИС выделяют следующие типы файлов:
Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.
Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.
К базовым файлам относят: основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.
|
|
Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией.
Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов.
Файлы с условно постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0,6.
Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах.
Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.).
Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.
Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач.
Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.
Архивные файлы используются для восстановления информационной базы при разрушениях.
|
|
Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:
- полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
- целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;
- своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
- гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;
- релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
- удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;
- разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операми над ними.
Способы организации ИБ:
· совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ:
Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают более быстрое время обработки данных. Недостатком является дублирование данных в информационной системе и, как следствие, несогласованность данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации.
· интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).
Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение избыточности информации, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями.
Недостатки: необходимость усиления контроля вводимых данных, разграничение доступа и секретности данных.
Технология проектирования ИБ
1. Определение информационной потребности каждой задачи, которую составляют входные и результатные документы, в результате выполнения этой операции получают Перечень документов.
2. Составление списка файлов: выявляется полный состав файлов и проводится их классификация.
3. Определение содержания файлов, т.е. формирование состава полей записей файлов.
4. Определение характеристик файлов и получение таблицы характеристик файлов, включающей в себя: наименование файла; длину логической записи файла; количество логических записей; объем файла в байтах; частоту использования файла; периодичность обновления файла; объем обновлении файла в байтах; длительность хранения; тип носителя; объем занимаемой памяти.
5. Выбор носителей для каждого файла