Информационные связи комплексов учетных задач

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи (рис. 2. 3).

Внутренние – отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние – взаимодействие с другими подразделениями АИС, реализующими иные функции управления, а также с АИС внешних организаций.

Рис. 2. 3. Информационные связи подсистемы «Бухгалтерский учет»

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ.

На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.

Второй фазой обработки является составление бухгалтерских проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы- ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки при составлении первичного документа на компьютере или по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки заключается в составлении сводного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей, Главной книги, Баланса и форм финансовой, налоговой и др. отчетности.

Внутренние связи. Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информацией, в основном, служат результаты решения (сводные проводки) других комплексов учетных задач.

Выводы по материалам темы 2:

· учетная информация является частью экономической информации и обладает всеми ее чертами и свойствами;

· информационная подсистема бухгалтерского учета включает комплексы учетных задач, которые подразделяются на первичные и сводные;

· технология автоматизированной обработки на базе систем ERP приводит к изменению состава комплексов учетных задач, появлению внутрифункциональных и межфункциональных комплексов учетных задач;

· внутренние связи отражают информационные связи между комплексами учетных задач и их интеграцию; внешние – с другими функциональными подсистемами и другими организациями.

Тема 3. Основы организации компьютерных систем бухгалтерского учета

План темы 3.

3.1. Общие вопросы создания компьютерных систем бухгалтерского учета

3.2. Организация типового проектирования

3.3. Критерии выбора типовых проектов

3.4. Особенности проектирования и внедрения компьютерных систем бухгалтерского учета

3.1. Общие вопросы создание компьютерных систем бухгалтерского учета

Компьютеризация бухгалтерского учета на крупных предприятиях началась в 1950-х годах, когда и была заложена основа создания типовых проектов на базе счетно-перфорационных машин.

Современный период характеризуется накоплением большого практического опыта реализации бухгалтерских задач с использованием персональных компьютеров.

В связи с реорганизацией управления экономикой и появлением рыночных отношений созданы предпринимательские структуры (фирмы, корпорации), участвующие в проектировании и создании компьютерных систем бухгалтерского учета на базе ПК.

Теоретические вопросы проектирования АИС, методы проектирования, его этапы изучались студентами в курсе «Информационные системы в экономике». Цель проектирования АИС – разработка мероприятий, обеспечивающих переход к изменению системы управления и комплексному решению экономических задач на новой информационно-технической базе.

Системный подход к организации АИС заключается в рассмотрении объекта как единое целое, с наличием различных информационных связей между его структурными составляющими. Бухгалтерский учет проектируется как основная часть всей системы.

Организация АИС требует взвешенного и осмотрительного подхода. Прежде всего, руководству предприятия (организации) надо определить, кто будет заниматься созданием АИС. Эта задача решается двумя путями:

Первый – создание АИС силами своих разработчиков и программистов. Но для этого в организации должно быть (или вновь создано) специальное подразделение, состоящее из квалифицированных специалистов, занимающихся вопросами компьютерных информационных систем. Такие подразделения целесообразно иметь на крупных (или средних) предприятиях, но их наличие полностью исключается на малых предприятиях.

Второй – создание АИС специализированными фирмами. В последнее время широкое распространение получают консалтинговые фирмы, выполняющие весь комплекс работ по созданию АИС. Перспективным направлением является участие опытных специалистов в создании АИС, т.к. это ликвидирует кустарщину и позволяет резко повысить эффективность системы обработки информации.

Организация АИС требует выполнения комплекса работ: осуществление проектных работ; приобретение и монтаж технических средств обработки; обучение персонала, создание специального подразделения на средних и крупных предприятиях (отдел информационных технологий), обеспечивающего функционирование АИС.