Важно отметить, что в создании эффективной системы управления огромную роль играет организационное проектирование, которое применяется как на стадии создания организационной структуры, так и в действующей организации с целью ее совершенствования или реконструкции. В данном случае проектированию организационных связей предшествует анализ функционирования существующей системы (с чем в настоящие время столкнулась таможенная система).
Организационное проектирование сегодня должно строится с учетом результатов исследования, выводов и методических рекомендации выше указанных научных дисциплин (тектология, синергетика и т.д.), составляющих теоретическую базу современного менеджмента.
При организационном проектировании в таможенных органах необходимо соблюдать определенные принципы и правила, касающиеся как создания новых, так и оптимизации существующих организационных структур и систем управления, которые призваны обеспечить функциональную эффективность организации.
|
|
Из всего многообразия принципов организационного проектирования можно выделить следующие (А. Курочкин):
· Функции - первичны, организационная структура - вторична. Четко сформулированные функции в процессе формирования организационных структур – есть первое исходное условие, к обеспечению которого должен стремиться проектировщик системы управления и организационной структуру. Функции таможенной системы, в данном случае, должны отражать приоритетные стратегические цели ее руководства, которое учитывает социально-экономические изменения, изменения рыночной конъюнктуры и т.п.
· Не может быть идеальной типовой структуры и системы управления, с одинаковым успехом функционирующей в разных местах и условиях, хотя бы уже в силу того, что в них будут задействованы разные люди. Признание этой закономерности обязывает осторожно подходить к оценке аналогов, поскольку копирование чужих образцов часто ведет к неожиданным (для них) неудачам.
· Организационный проект должен быть перспективным, рассчитанным на эффективность в реализации, т.е. на достижение целей будущего, отсюда - необходимость ориентации на данные служб анализа и долгосрочного прогнозирования.
· Схемы организационной структуры следует проектировать снизувверх, образуя сначала основные служебные подразделения организации (таможенный пост, таможня).
· Разработчик организационного проекта предприятия должен учитывать, что организационная структура и вся система управления должны быть гибкими и эластичными, обеспечивать быстрый и свободный поток информации снизу вверх. Это обусловливает необходимость широкого делегирования полномочий и ответственности нижестоящим уровням.
|
|
· При проектировании аппарата управления целесообразно максимально совмещать должности руководящих лиц по вертикали, например, заместитель начальника таможни, может быть одновременно начальником одного из ее отделов. Работа одного специалиста на двух указанных взаимосвязанных вертикальных уровнях позволяет с минимальными затратами разрешить значительное количество сложных проблем к числу которых можно отнести сокращение численности персонала, повышение производительности труда, оперативное решение вопросов и т.д.
· В среднем звене управления следует практиковать совмещение должностей по горизонтали как внутри отделов, так и между отделами, имеющими тесные кооперационные связи (например, финансовый отдел и бухгалтерия). Подобное совмещение внутри отделов позволяет готовить заместителей на случай ухода с предприятия основного работника или его длительного отсутствия. У каждого работника должен быть дублер, причем наибольший эффект достигается, когда они дублируют друг друга, обмениваясь при этом опытом и оказывая взаимопомощь.
· Количество подразделений или лиц, подчиненных одному начальнику (норма управляемости), является достаточно сложным вопросом. Существуют две широко распространенные точки зрения:
- нормативов быть не может;
- в качестве ориентиров можно рекомендовать лишь интервалы, внутри которых должны учитываться индивидуальные качества руководителя.
Считается, что управляемость на различных уровнях обеспечивается в пределах следующих интервалов:
- количество служб (служба по организации таможенного контроля, служба экономической сферы, кадровая служба и т.д.), замыкающихся на начальнике таможенного органа, должно сводится к 3 - 5;
- число прямых объектов управления у заместителя начальника (например, заместителя начальника по силовому обеспечению) к 5 - 8;
- число подчиненных лиц у одного начальника службы (заместителя начальника таможни) от 6 до 8, но не более 10 чел.;
- число сотрудников в подразделении (отделе, отделении таможенного органа) от 5 до 15 чел.