Язык и стиль служебных документов

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, со­четании и организации языковых средств в связи с задачами об­щения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, вы­деляемые в соответствии с основными функциями языка, связан­ными с той или иной сферой деятельности человека, как публи­цистический, научный, художественно-литературный, разговор­но-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет за­фиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — ос­новного компонента любого функционального стиля. Стиль офи­циально-делового общения людей в разных сферах жизни: эконо­мической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разно­видность языка, которая обслуживает сферу официальных дело­вых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содер­жанию, по объему и языковому выражению. Большинство дело­вых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объектив-юность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и пред­писывающим характером документа. Как правило, документы со­ставляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэто­му они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избе­жание ошибок в служебных документах не следует допускать со­вмещения деловой информации с элементами публицистики (на­пример, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).