Этика деловых бесед и совещаний

Деловая беседа - это особая форма общения, отличная от обыденного разговора, поведения, требующая сдерживания эмоций.

Этика организации и проведения деловых бесед состоит в следующих основных моментах:

· Руководителю нужно придерживаться такого порядка, при котором любой сотрудник в достаточно короткий срок и при максимально упрощенной процедуре мог бы попасть к нему на прием. Основную роль в планировании служебных контактов следует отвести секретарю.

· Приглашая работника на беседу, руководитель обязан предупредить его сам или через секретаря о времени, длительности и теме, чтобы дать ему возможность подготовиться.

· Правила вежливости предписывают руководителю умение выслушивать людей, не перебивая их, не отвлекаясь на другие дела и других людей.

· Никогда нельзя приглашать на беседу (по личным вопросам) одновременно несколько посетителей.

· Руководитель не следует высказываться «с ходу» по любому служебному вопросу. Необходимо сначала выслушать подчиненного.

· Беседу необходимо вести спокойно, не повышая голоса и не показывая своего раздражения даже тогда, когда для этого есть основания. Горячность, торопливость - плохие помощники. Даже если приходится давать отповедь в ответ на выпад со стороны собеседника, полное самообладание и спокойная речь произведут на партнера большое впечатление, чем запальчивость и повышение голоса.

Эффективные совещания, в свою очередь, стимулируют работников не только их посещать и видеть результаты затраченного времени, но и быть более активными.

Все собрания должны быть хорошо спланированы, чтобы они были результативными. Перед тем, как устраивать собрание, руководитель должен решить следующие вопросы:

1. Цель совещания. Созывать собрание следует тогда, если решения требуют обсуждения, а не просто экспертизы, если обсуждению подлежат многосторонние проблемы, которые требуют различных навыков, когда дело требует группового обсуждения, во избежание необъективности.

2. Кого следует просить присутствовать. Приглашайте только тех людей, которым действительно нужно там быть. Максимальное количество участников на собрании 12 человек.

3. Когда следует провести совещание. Определив удобное время и дату, необходимо оповестить участников совещания не меньше чем за 24 часа.

После решения данных вопросов, руководитель должен подготовить повестку дня, которая должна быть доведена до всех участников опять же не позднее, чем за 24 часа до совещания.

Каждая повестка дня должна включать цель собрания, дату, время начала и окончания, темы, на обсуждение которых должно быть отведено примерно рассчитанное время. Если кто-то из членов должен выступать с сообщением, имя этого участника должно быть включено в повестку дня.