Вопрос 2. Документооборот

Порядок составления и обработки документов.

Лекция 2. Обработка документов. Документооборот.

Вопросы:

1. Порядок составления и обработки документов.

2. Документооборот.

После составления все документы, на основании которых должны быть произведены записи по счетам бухгалтерского учета, представляются в бухгалтерию. Здесь они до записи по счетам предварительно подвергаются бухгалтерской обработке, заключающейся в их проверке, кодировании, таксировке и группировке.

Каждый документ при приемке его бухгалтерией тщательно проверяется: по существу, по форме и с арифметической стороны.

При проверке по существу устанавливается соответствие хозяйственных операций, оформленных документами, законодательству, плановым заданиям, нормам, сметам, а также их необходимость и хозяйственная целесообразность.

Проверка по форме – проверка полноты и правильности заполнения всех реквизитов, необходимых для данного документа, подлинности подписей должностных лиц, составивших документ, четкости и ясности текстовых и цифровых записей, своевременности оформления данной хозяйственной операции и представления документа в бухгалтерию и т.п.

Арифметическая проверка документа заключается в проверке правильности количественного выражения данной хозяйственной операции, т.е. в проверке правильности приведенных в нем цифр, подсчетов, таксировки, выведения итогов и других арифметических действий.

Кодирование документов – очередной этап бухгалтерской обработки документов, в результате которого все их показатели (цифровые и словесные) выражаются цифровыми обозначениями действующей на данном предприятии системы кодов.

Таксировка документов – определение денежной оценки хозяйственной операции.

Группировка документов – объединение документов по однородным признакам за определенный период для сокращения учетных записей.

Гашение – отметка на документах об их использовании. Подвергнуть оперативному гашению приходный кассовый документ – значит поставить на нем штамп или сделать надписи от руки «Получено» с указание даты. На расходном кассовом документе таким же образом проставляется «Оплачено», также с указанием даты. Банковские документы, документы по заработной плате и другие гасятся штампом «Погашено». Оперативное гашение денежных документов производится для того, чтобы они не могли быть использованы повторно с целью получения по ним денег.

Бухгалтерские документы от момента их составления или получения до передачи в архив на хранение проходят значительное количество этапов. Начинается движение большинства документов с места их составления и оформления (получения). Составленные (поступившие) документы принимаются работниками бухгалтерии. В процессе движения документов по рабочим местам бухгалтерией ведутся их обработка и использование для учетных записей. Далее документы обрабатываются на вычислительной установке. В конечном итоге документы сдаются в архив на хранение. Такой порядок и путь прохождения каждого документа называется документооборотом.

В таблице № 14 приведен график документооборота.

Таблица № 14

УТВЕРЖДЕН

приказом от _______________ 20___г.

График документооборота № ___________

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

количество экземпляров

ответственный за выписку

ответственный за оформление

ответственный за исполнение

срок исполнения

ответственный за проверку

кто представляет

порядок представления

срок представления

кто исполняет

срок исполнения

кто исполняет

срок передачи

Разработать документооборот – значит составить график движения документов, в котором указать, через какие рабочие места (инстанции), в какие сроки, для совершения каких процессов по обработке и в какой последовательности проходит каждый первичный документ. При этом кратчайший путь прохождения (минимальное количество рабочих мест, через которые проходит документ) и минимальный срок прохождения (минимальное время для выполнения необходимой работы с документом на каждом рабочем месте) документа – важнейшие из условий правильной организации учета. Соблюдение этих условий повышает оперативность учетного процесса, что способствует организации предварительного и текущего контроля.

Документооборот в каждом производственном объединении (предприятии) устанавливается главным бухгалтером и утверждается руководителем, после чего он является обязательным для всех работников данного объединения (предприятия), связанных с оформлением документов.

Обязательность документооборота повышает ответственность каждого работника за составление, использование документов и соблюдение сроков прохождения их по рабочим местам. Она дисциплинирует и подразделения объединения (предприятия), на долю которых приходится составление весьма значительной части документов.