Документальная проверка (ревизия) отдельных участков работы

В полевых учреждениях Банка России - специфической части системы Банка России, обслуживающей Вооруженные силы, хранят свои средства воинские части. Значительную часть отпускаемых им средств воинские части расходуют на выплату денежного довольствия и заработной платы. Эти деньги они получают в полевых учреждениях Банка России наличными. Следовательно, для того чтобы в любое время обеспечить потребности обслуживаемых воинских частей в наличных деньгах, необходимо постоянно хранить в кассах полевых учреждениях Банка России крупные суммы денег соответствующего достоинства, а также большие суммы денежных билетов и монеты в резервных фондах.

Согласно Положению об учреждениях Банка России каждое учреждение Банка России обязано обеспечить сохранность вверенных ему ценностей и имущества.

Положение о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, организациями и учреждениями предусматривает, что вышестоящие организации при проведении документальных ревизий производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины на всех подведомственных предприятиях, в организациях и учреждениях. При проведении проверок (ревизий), особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей. Отсюда вытекает и главная задача проверки (ревизии) денежной наличности и ценностей - убедиться в сохранности собственности и в правильности организации хранения денег и ценностей.

При проведении проверки (ревизии) сохранность денежных средств и состояние кассовой работы должны быть предметом главного внимания проверяющих (ревизующих). Необходимо помнить, что в кассовой работе мелочей нет. Даже незначительные отклонения от установленных правил и порядка совершения операций могут привести к утрате или хищению государственных средств.

Каждая проверка (ревизия) деятельности полевого учреждения Банка России начинается с проверки фактического наличия денежных средств и ценностей. В ходе этой проверки проверяющим (ревизующим) необходимо решить следующие задачи:

- Произвести полный пересчет денежной наличности и ценностей;

- Сверить фактическое наличие денежных средств и ценностей с данными учета;

- Проверить правильность формирования и упаковки денежных билетов, монеты и ценностей.

Проверка (ревизия) денежной наличности и других ценностей, находящихся в кассах и резервных фондах, должна производиться внезапно на день ее начала. Внезапность и одновременность проверки в определенной мере гарантирует правильное определение фактического наличия денег и ценностей и исключают возможность маневрирования проверяемыми ценностями, пополнения недостач или изъятия неучтенных излишков.

Внезапность проверки (ревизии) достигается: неразглашением плана контрольно-ревизионной работы, для чего исключается доступ к нему лиц, кроме начальника полевого учреждения Банка России и начальника инспекции;

предупреждением проверяющих (ревизующих) о том, чтобы сведения о дате выезда на проверку (ревизию) и наименовании учреждения, подлежащего обревизованию, не сообщались друзьям, близким, сослуживцам и т.д.; недопущением проведения проверки (ревизии) каждый год в одном и том же месяце.

Прибыв в полевое учреждение Банка России, руководитель ревизии принимает под свой контроль всю денежную наличность и ценности. Последовательность его действий должна быть различной в зависимости от времени прибытия в полевое учреждение Банка России. Если ревизионная бригада прибывает до начала рабочего дня, то начальнику полевого учреждения Банка России предъявляются командировочные предписания, и он устно предупреждается о том, чтобы без руководителя проверки (ревизии) кассовое помещение не вскрывали. При необходимости кассовое помещение опечатывается печатью руководителя ревизии. Согласно указанию председателя Правления Госбанка СССР от 6 августа 1976 г. №2424 «Об особенностях проведения ревизий в полевых учреждениях Госбанка» руководитель проверки (ревизии) должен проверить наличие денег и ценностей, а затем доложить командованию план проведения проверки (ревизии). Однако командиры соединений (командующие объединениями), как правило, требуют, чтобы им было доложено об этом сразу же по прибытии ревизоров. В таком случае руководителю проверки (ревизии) после предъявления начальнику полевого учреждения Банка России командировочных предписаний необходимо по телефону доложить командованию о прибытии ревизующих, попросить разрешения пересчитать денежную наличность и после этого доложить план проведения ревизии.

В дальнейшем руководитель проверки (ревизии) действует в соответствии с решением командования, т.е. сразу начинает проверку (ревизию) кассы или сначала представляется командованию. В ходе доклада командованию, в котором, как правило, присутствует начальник полевого учреждения Банка России, подлежащего обревизованию, сообщается о составе ревизионной бригады, сроке проведения и об основных задачах проверки (ревизии). В группах войск одновременно согласовывается с командованием круг воинских частей, в которых будет произведена проверка правильности обмена инвалюты. При необходимости решаются вопросы обеспечения проверяющих (ревизующих) транспортом и другие вопросы.

После доклада командованию производится вскрытие кассового помещения в присутствии руководителя проверки (ревизии). Руководитель проверки (ревизии) проверяет соблюдение правил вскрытия кассового помещения: присутствуют ли при вскрытии все материально-ответственные лица; не срываются ли сургучные печати; расположение печатей старшего кассира, главного бухгалтера и начальника на специальной дощечке; наличие у старшего кассира и у начальника учреждения ключей. После вскрытия руководитель проверки (ревизии) вместе с материально-ответственными лицами учреждения проходит в хранилище и тщательно осматривает его, устанавливает, соответствуют ли кассовые помещения, кладовые, сейфы предъявляемым требованиям, не оставлялись ли в них при закрытии лишние и ненужные предметы.

После того как материально-ответственные лица убедятся в наличии денег и ценностей, ревизионная бригада приступает к их пересчету.

Если проверяющие (ревизующие) прибыли в полевое учреждение в течение рабочего дня, руководитель проверки (ревизии) вместе с начальником и главным бухгалтером проходит в кассовое помещение и принимает под свой контроль всю денежную наличность и ценности. Кассовый работник предъявляет руководителю проверки (ревизии) все приходные и расходные документы по кассовым операциям, совершенным в этот день, после чего проверяющие (ревизующие) приступают к проверке наличия денежных средств и других ценностей. Обслуживание клиентов кассовые работники продолжают под контролем проверяющих (ревизующих) (как правило, это прием и выдача денег по уже оформленным и переданным в кассу документам). По прибытии в полевое учреждение Банка России после окончания рабочего дня руководитель проверки (ревизии) опечатывает сургучной печатью денежные хранилища. Печать накладывается на специальную колодку впереди печатей должностных лиц проверяемого (ревизуемого) учреждения Банка России. При сдаче кладовых и хранилищ охране руководителем ревизии делается запись об этом в постовой ведомости, к проверке (ревизии) бригада приступает на следующий день.

Проверка (ревизия) оборотной кассы, резервных фондов и ценностей производится в таком порядке и в такой последовательности, которые полностью исключают возможность скрытия от ревизоров хищений и недостач, и только в присутствии должностных лиц, под непосредственной материальной ответственностью которых находятся деньги и ценности. Организуется она таким образом, чтобы не нарушался нормальный ход работы проверяемого (ревизуемого) полевого учреждения Банка России. До полного пересчета денег и ценностей оборотной кассы, резервных фондов доступ должностных лиц в кладовую и другие денежные хранилища разрешается лишь в присутствии руководителя ревизии, причем изъятие денег и ценностей в этот период производится под его контролем. Если в один прием не могут быть обревизованы все ценности оборотной кассы и резервные фонды, руководитель проверки (ревизии) опечатывает их своей сургучной печатью и с участием материально-ответственных лиц сдает под охрану караулу. При этом деньги и ценности, находящиеся в отдельных денежных хранилищах или несгораемых денежных шкафах, должны быть пересчитаны полностью в течение дня.

Пересчет денежных билетов и монеты в оборотной кассе и резервных фондах, а также инвалюты производится следующим порядком.

Денежные билеты оборотной кассы сначала пересчитываются по пачкам и корешкам, а металлическая монета - по надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам или находящихся в лотках. Общая сумма денег сверяется с остатком, выведенным в книге учета денежной наличности и ценностей, и с данными ежедневного баланса. Кроме того, пересчитанные суммы денежной наличности в отдельных хранилищах сличаются с соответствующими покупюрными описями.

Если проверка (ревизия) начинается в течение рабочего дня, то остаток денег на начало рабочего дня выводится с учетом приходных и расходных кассовых документов, по которым совершались кассовые операции до начала ревизии. Эти документы предъявляются кассовым работником ревизующему до начала пересчета денежной наличности. Так, если при пересчете денежной наличности в оборотной кассе оказалось 3670 руб. 54 коп., а кассир предъявил расходный денежный чек на 1500 руб. и объявление на взнос наличными 143 руб., то остаток кассы, с учетом приходно-расходных документов, который ревизующий сопоставил с данными книги учета денежной наличности и балансом на начало дня, составит 5027 руб. 54 коп. (3670 руб. 54 коп. + 1500 руб. - 143 руб.).

Ревизующий должен проверить законность и правильность оформления предъявленных кассиром документов, заполнение необходимых реквизитов, отражение этих документов по учету, соответствие подписей на них банковских работников и клиентов имеющимся в полевом учреждении Банка России образцам подписей.

Суммы денег, выданных по распискам и другим документам, не проведенным по бухгалтерскому учету, в оправдание остатка кассы не принимаются и считаются недостачей.

После проверки общего наличия денег денежные билеты, находящиеся в оборотной кассе, подвергаются сплошному полистному пересчету, а монета пересчитывается полностью поштучно.

Денежные билеты, находящиеся в резервных фондах, также сначала проверяются по пачкам и корешкам, а металлическая монета - по ярлыкам на мешках. Общая сумма денежных билетов и монет сличается с данными книги кладовой резервных фондов и ежедневного баланса. Одновременно устанавливается правильность показанного в балансе на день ревизии остатка по внебалансовому счету № 902 «Резервные фонды в хранилищах». Для этого ревизующие используют данные об остатке фондов в ревизуемом учреждении на 1-е число месяца, полученные ими перед выездом на ревизию. По документам полевого учреждения Банка России определяется движение фондов после 1-го числа и с учетом этого выводится остаток на день проверки (ревизии). Он должен соответствовать остатку фондов, показанному в книге кладовой резервных фондов и в балансе по счету № 902 на день проверки (ревизии). Например, проверка (ревизия) проводится по состоянию на 13 июля. Остаток резервных фондов на 1 июля, по данным полевой конторы Банка России, составлял 700 тыс. руб. С 1 по 12 июля перечислено из фондов в оборотную кассу 300 тыс. руб. из оборотной кассы в резервные фонды за этот период перечислено 180 тыс. руб. Остаток фондов на день проверки (ревизии) составит 580 тыс. руб. (700 - 300 +180).

После указанных предварительных проверок денежные билеты, находящиеся в резервных фондах в исправной упаковке, пересчитываются полистно в объеме, определяемом руководителем проверки (ревизии). Пересчет осуществляется независимо от того, когда производился контрольный пересчет в данном полевом учреждении Банка России и каким учреждений Банка России были сформированы пачки денежных билетов. Металлическая монета в упаковке ревизуемого и других учреждений Банка России пересчитывается поштучно в размере, определяемом руководителем ревизии.

Сборные и неполные пачки денежных билетов, деньги в пачках и монета в мешках с поврежденной упаковкой, с накладками и ярлыками, на которых отсутствует подпись кассира или лица, контролировавшего их формирование, а также пачки и мешки, имеющие другие дефекты в упаковке или оформлении, подвергаются полному полистному и поштучному пересчету.

В полевых учреждениях Банка России, осуществляющих операции в инвалюте, в начале проверки (ревизии) также проверяется общая сумма инвалюты по пачкам, корешкам, ярлыкам к мешкам с металлической монетой, тюбикам и надписям на них. Общая сумма инвалюты сличается с записями в книге учета денежной наличности и ценностей и остатком, выведенным в ежедневном балансе по счету №202 «Наличная валюта и платежные документы». После указанной проверки денежные билеты в упаковке ревизуемого или вышестоящего полевого учреждения Банка России пересчитываются полностью полистно, а монета - поштучно. Инвалюта в исправной упаковке иностранного банка, если с ним имеется соглашение о возмещении недостач, выявленных при последующем пересчете инвалюты, в пределах срока, предусмотренного соглашением, пересчитываются полистно в размере, определяемом руководителем проверки (ревизии). Если срок пересчета истек или соглашение о последующем возмещении не заключено, все денежные билеты в упаковке иностранного банка пересчитываются полистно, а монета - поштучно. Одновременно проверяющие (ревизующие) устанавливают своевременность пересчета инвалюты, полученной в иностранном банке.

Для полистного пересчета банковских и казначейских билетов, а также инвалюты проверяющие (ревизующие) привлекают кассовых и других работников ревизуемого полевого учреждения Банка России.

Пересчет денежных билетов производится следующим порядком. Создается бригада пересчета в составе руководителя ревизии и 2-5 счетчиков. Руководитель проверки (ревизии) вскрывает пачку пересчитывает количество корешков и проверяет оформление пачки и корешков. Из корешка, подлежащего пересчету, руководитель проверки (ревизии) изымает и оставляет у себя несколько денежных билетов и бандероль от корешка, а остальные деньги из корешка передаются счетчику для пересчета. Счетчик, пересчитав денежные билеты, сообщает сумму руководителю ревизии, который прибавляет ее к сумме денег, оставленной у себя для контроля, и полученный итог сопоставляет с данными бандероли. При совпадении суммы с данными бандероли он передает счетчику оставшиеся для контроля билеты и бандероль. Счетчик обязан пересчитать переданные ему оставшиеся билеты, присоединить их к ранее пересчитанным билетам и полный корешок передать кассиру для пересчета и упаковки в общеустановленном порядке. Бандероль, верхняя накладка и пломба должны оставаться у руководителя проверки (ревизии) до полного пересчета пачки. Запрещается поручать пересчет денег тем кассовым работникам, которые формировали их в пачки.

В случае выявления излишка или недостачи денежных билетов все пачки, сформированные кассиром, у которого обнаружена недостача или излишек, подвергаются полистному пересчету.

Одновременно с пересчетом денежной наличности путем осмотра проверяется правильность формирования и упаковки денежных билетов и монеты. Денежные билеты одного и того же достоинства должны быть сформированы в корешки по 100 листов в каждом и упакованы крестообразно в бандероль. На бандероли указывается сумма вложения и дата формирования, ставится штамп с наименованием полевого учреждения Банка России и подпись кассира, производившего пересчет денег и формирование корешка. Количество корешков в пачках должно соответствовать нормам, установленным инструкцией: денежные билеты 50-рублевого достоинства упаковываются в пачки по 5 корешков, 100-рублевого достоинства - по 2 корешка, денежные билеты других достоинств - по 10 корешков в пачке. Каждая пачка снабжается верхней и нижней стандартными накладками и обвязывается шпагатом без узлов и надрывов крестообразно двойной вязкой на четыре глухих узла с наложением пломб на обоих концах шпагата. На верхней накладке пачки должны быть указаны наименование полевого учреждения Банка России, достоинство, год выпуска, количество листов, сумма вложения и дата упаковки. Указанные данные должны быть заверены подписью кассира, формировавшего денежные билеты в пачки, а также подписью контролера, проверявшего количество корешков в пачке и правильность упаковки денежных билетов. Если в кассе полевого учреждения Банка России находятся сборные пачки денежных билетов, то устанавливается, не хранились ли они больше трех рабочих дней без контрольного пересчета.

После окончания пересчета кассовые работники производят общий подсчет денежной наличности и полученную сумму сверяют с данными учета. Руководителю проверки (ревизии), а также лицам, производившим пересчет денег, запрещается уходит из помещения, где производился пересчет до тех пор, пока кассир не пересчитает денежную наличность и не доложит руководителю проверки (ревизии), что количество денег, принятых им после пересчета, соответствует данным учета. Бандероли корешков и накладки пачек, сформированные после пересчета при проверке (ревизии), подписями ревизоров не оформляются.

Кроме денежной наличности путем пересчета проверяются другие ценности, находящиеся в оборотной кассе. Их фактическое наличие (по номиналу или в условной оценке) сличается с остатками, выведенными в книге учета денежной наличности и ценностей, лицевых счетах и ежедневном балансе. Пересчет ценностей производится следующим порядком. Марки государственной пошлины и профсоюзные марки пересчитываются полностью поштучно. Книжки денежных, расчетных и лимитированных чеков, книжки-квитанции и вкладные книжки в исправной упаковке Гознака и Центрального хранилища Банка России проверяются по надписям на верхних накладках пачек и, кроме того, поштучным и полистным пересчетом в размере, определяемом руководителем ревизии. Ценности в нарушенной упаковке и упаковке проверяемого полевого учреждения Банка России подлежат полному поштучному и полистному пересчету. При вскрытии пачек устанавливается соответствие номеров на чековых, квитанционных и вкладных книжках номерам, указанным на упаковке пачек. Кроме того, проверяется, на всех ли чеках и квитанциях вскрытых пачек был проставлен штамп полевого учреждения Банка России с условным номером по МФО. При наличии бланков строгой отчетности в упаковке ревизуемого учреждения проверяется правильность их упаковки, опломбирования, а также наличие на упаковке необходимых реквизитов. Ценности, принятые в опечатанном виде, проверяются по надписям на упаковке, которые сличаются с препроводительными письмами и описями. Кроме того, тщательно проверяется целость и правильность упаковки.

Если в процессе проверки (ревизии) будут выявлены недостачи или излишки денег или ценностей, то обязательно составляется акт, который подписывается руководителем проверки (ревизии) и всеми материально-ответственными лицами. На основании акта выявленные излишки приходуются по кассе, а недостачи списываются со счета кассы и относятся на счет прочих дебиторов и кредиторов.

Выявленные при пересчете излишки денежных билетов и монеты в резервных фондах передаются в оборотную кассу, а недостачи пополняются за счет оборотной кассы. Одновременно эти суммы отражаются на счете операционных и разных доходов или дебиторов и кредиторов. Недостачи и излишки в резервных фондах также оформляются актом.

При обнаружении излишков денег независимо от суммы и недостач денег до 5 руб. акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается при кассовом ордере, а второй подшивается в дело с документами о просчете кассиров. При недостаче денег от 5 до 100 руб. акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется вышестоящему учреждению, а второй и третий остаются в делах ревизуемого учреждения. При недостачах денег от 100 руб. и выше акт составляется в четырех экземплярах, из которых первый направляется Управлению полевыми учреждениями Банка России, а три остальных остаются в делах полевых учреждений Банка России. Во всех случаях должны приниматься меры к немедленному возмещению выявленных недостач. Проверяющие (ревизующие) вместе с должностными лицами полевого учреждения Банка России обязаны тщательно изучить причины возникновения излишков или недостач денег и принять меры к недопущению их в дальнейшем.

Когда недостача денег и ценностей является результатом растраты, хищения или злоупотребления, о ней уведомляются следственные органы, вышестоящее полевое учреждение Банка России и Управление полевыми учреждениями Банка России независимо от суммы недостачи. Кассовые работники, допустившие такую недостачу, отстраняются от исполнения занимаемых должностей.

При наличии на день проверки (ревизии) остатка по балансовому счету №20204 «Подкрепления и излишки касс в пути» проверяется по первичным документам обоснованность списания денег с балансового счета №20201 «Касса» и отнесения их суммы на счет №20204. Кроме того, в период проверки (ревизии) необходимо добиться получения подтверждения об оприходовании этой суммы от учреждения, которому были переданы или отосланы денежные средства. Таким подтверждением является кредитовое авизо или карточка-поручение.

При наличии к началу проверки (ревизии) остатков по внебалансовым счетам №90406 «Резервные фонды, отосланные учреждениям банка» и №91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет» производится проверка обоснованности списания этих сумм с соответствующих внебалансовых счетов.

В период проверки (ревизии) необходимо получить подтверждения от учреждений Банка России, которым переданы фонды или отосланы ценности, об их получении и оприходовании, о чем обязательно отмечается в акте ревизии.

Таким образом, пересчитав деньги и другие ценности оборотной кассы и резервных фондов и сличив их фактическое наличие с данными учета, руководитель проверки (ревизии) убеждается в их полной сохранности либо устанавливает излишки или недостачу.