Подготовка документов к слиянию

О применении слияния

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.

С помощью слияния можно создавать следующие документы:

· комплект конвертов - обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным;

· комплект наклеек с адресами - на каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;

· комплект документов на бланке или сообщений электронной почты - основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию;

· каталог или папка- для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.

Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.

Для слияния используются элементы вкладки Рассылки.

При слиянии используется следующая терминология:

· основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма;

· источник данных - файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом, например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных;

· поле слияния - поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия;

· составной документ - документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.

1. Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ.

2. Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов MicrosoftOutlook и т.д., содержащие организованные данные.

После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.

1. Откройте основной документ. Перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны (см. рис. 18).

2. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.

3. В окне Выбор источника данных дважды щелкните по значку файла данных или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

Рис. 18.Вкладка Рассылки

4. В окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. После подключения источника данных станут доступными элементы вкладки Рассылки.

5. Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите вставляемое поле.

6. Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.

Основной документ готов к слиянию. Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов.