Проверка и анализ данных

Использование логических функций

Текущие дата и время

Для вставки текущей даты и времени можно использовать функцию ТДАТА.

Функция аргументов не имеет.

Значение в ячейке будет обновляться при открытии файла, а также после любых вычислений в книге или вводе данных на любой лист. В связи с этим данной функцией удобно пользоваться, например, при подготовке и распечатке счетов.

Логические функции используют для проверки и анализа данных, а также в условных вычислениях.

Вместо функций ЛОЖЬ и ИСТИНА можно непосредственно ввести слово с клавиатуры в ячейку или в формулу.

Логические функции в качестве аргументов используют логические выражения. Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числовые или текстовые значения. В логических выражениях используют операторы сравнения, приведенные в таблице.

Для наглядного представления результатов анализа данных можно использовать функцию ЕСЛИ.

Синтаксис функции:

ЕСЛИ(А;В;С),

где A – логическое выражение, правильность которого следует проверить;

В – значение, если логическое выражение истинно;

C – значение, если логическое выражение ложно.

5.5.Анализ и управление данными

Список Excel как база данных

Несмотря на то, что основное назначение Excel – обработка чис­ловой информации, представление данных в форме таблиц идеально подходит для создания и манипулирования базами данных. Такие базы данных в Excel называются списками. В Excel все команды ма­ни­пулирования данными (добавление, редактирование, сортировка, фильтрация и т.п.) вызы­ваются с помощью вкладки Данные.

База данных это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Например, телефонный справочник – это печатный вариант компьютерной базы данных, поля которой включают фамилию, имя, адрес и номер телефона. Отдельный пункт в телефонном справочнике – это запись, содержащая один набор полей: фамилию, имя, адрес и номер телефона одного абонента. У каждого поля должно быть уникальное имя. В Excel поле задается столбцом, а каждой записи отводится отдельная строка.

При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных необходимо соблюдать два правила:

1) пустая строка указывает на окончание базы данных. Не должно быть пустых строк между заголовками столбцов и записями с данными. Следует оставлять пустую строку после всех записей перед суммами, средними значениями и другими строками, содержащими итоговые данные;

2) имена полей располагаются в верхней части столбцов. Имена полей должны размещаться в отдельных ячейках и не повторяться на рабочем листе.

Прежде чем создавать список, нужно тщательно продумать его струк­туру, так как от этого зависит способ и эффективность извле­чения из него необходимой информации. Изменить структуру списка в дальнейшем будет достаточно сложно, поэтому необходимо предус­мот­реть все тонкости еще до его создания.

При проектировании списка надо определить, данные какого ти­па будут храниться в спи­ске и, какую информацию требуется полу­чать из него. Только после этого можно приступать к созданию спис­ка. В списке, изображенном на рисунке 21, данные сгруппированы по катего­риям (Фамилия, Имя, Оклад и т.п.), поэтому при необходимости можно извлекать данные, как в полном объеме, так и из отдельных категорий.

Имена полей располагаются в заголовках столбцов

Запись

Рис. 21.Пример списка Excel

При создании списка важно выделить из всего объема данных наиболее важные категории. Это поможет правильно структурировать список и сделать работу с ним более удобной.

Нельзя оставлять в списках пустые строки или столбцы, пос­коль­ку это может стать причиной проблем при работе с данными. Каж­дый логический уровень списка должен находиться в отдельном столбце без пропусков между соседними столбцами.

При добавлении новых значений в конец списка они автома­тически преобразовываются к формату списка. Если ранее введенные элементы списка содержат формулу, то она будет скопирована и в новую строку. Но для того чтобы описанное свойство списка «ра­ботало», не­обходимо, чтобы по меньшей мере три из последних пя­ти записей содержали одинаковые формулы или имели одинаковое форматирование.