Фильтрация данных

Фильтрация — еще более мощное средство по сравнению с сортировкой. Выполнять фильтра­цию можно, задавая условия для всех полей базы данных. При фильтрации на экран не выводятся записи, не отвечающие заданным условиям (но они по-прежнему нахо­дятся в базе данных). По окончании работы можно восстановить на экране все записи базы данных.

Чтобы отфильтровать данные с помощью «Автофильтра», выполните следующую последовательность действий.

1. Выберите любую ячейку базы данных.

2. Выберите из меню команду Данные- Фильтр - Автофильтр.

3. Для каждого поля базы данных Автофильтр создает собственное меню и поме­щает кнопку со стрелкой вниз в правой части каждого заголовка поля. (для отмены снова войдите в меню и нажмите кнопку Автофильтр). Щелк­ните на кнопке, чтобы открыть меню. Кроме всех возможных значений поля базы данных, в меню находится выбран­
ный по умолчанию параметр Все, а также Первые 10 и Условие.

Чтобы отфильтровать только записи с определенным значением поля, щелкните на этом значении в меню (например, чтобы выбрать только записи, для которых значение поля Температура равно 18, укажите в меню 18).

4. При выборе команды Первые 10 на экране появляется диалоговое окно.
Наложение условия по списку. По умолчанию пока­зывается 10 элементов списка, но число элементов можно изменить от 1 до 500, а вместо элементов списка можно выбрать процент от общего числа элементов
списка. Таким образом, можно отфильтровать и 80% наибольших элементов, и 2 наименьших.

5. Если в меню АВТОФИЛЬТРА выбрать Условие, то на экране появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр. В нем указано название поля и по умолчанию установлен оператор сравнения равно, т.е. эначение поля должно быть равно некоторому определенному значению. Оператор сравнения можно заменить на другой, выбрав его из списка: Равно, не равно, Больше, Меньше, Меньше или равно, Начинается с, He начинается с, Заканчивая на, He заканчивается на, Содержит, Не содержит.

6. После выбора оператора сравнения выберите значение в поле со списком в правой части диалогового окна, либо введите в поле собственное значение.
Далее, выполните фильтрацию, щелкнув на кнопке ОК, либо укажите другие критерии фильтрации.

7. При использовании нескольких критериев необходимо связать их логическим оператором: И (And) требует выполнения всех критериев, а ИЛИ (Or) выбирает запись, если она соответствует хотя бы одному критерию, т.е если надо выбрать из БД 2 ФИО, то ИЛИ.

8. Указав все необходимые критерии, выполните фильтрацию, щелкнув на ОК

Чтобы сделать видимыми все элементы базы данных, выберите ВСЕ в меню названий полей, либо выберите Данные^Фильтр^Отобразить все. Чтобы снова вернуться к отфильтрованным данным, выберите в меню Данные^Фильтр^ Автофильтр.

. Из БД получить списки:

-выборку по одной и двум фамилиям

- выборку по отметке СДАЛ

-выборку по ПРЕДМЕТУ