Расчеты с подотчетными лицами

Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдачи сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а так же проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

На этом субсчете учитываются так же расчеты по выплате заработной платы через подотчетных лиц в учреждениях, где по штату не предусмотрена должность кассира или когда средства на эту цель перечисляются в соответствии с действующим порядком на имя руководителей учреждений через предприятия связи и кредитные организации.

В органах социальной защиты населения на этом субсчете учитываются расчеты с подотчетными лицами но выданным им авансам для выплаты единовременных пособий пенсионерам.

Не использованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчета. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или не возврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждение имеет право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 020800000. По дебету отражается выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы (код увеличения задолженности 560), по кредиту предоставление авансового отчета (код уменьшения задолженности 660).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами, либо в Карточке учета средств и расчетов.

Бухгалтерские проводки

1. Выдан из кассы аванс подотчетному лицу:

Дт 0 208 21 560-0 208 34 560 Кт 0 201 34 610

2. Представлен авансовый отчет об израсходованных суммах, которые сразу относятся на фактические расходы

Дт 1 401 20 200 Кт 1 208 (21-34) 660 - за счет средств бюджета

Дт 2 109 61 340 Кт 2 208 (21-34) 660 - за счет средств полученных от ПД

3. Представлен авансовый отчет по приобретению материалов

Дт 0 105 (31 -36) 340 Кт 0 208 34 660

4. Возвращен остаток неиспользованного аванса подотчетным лицом в кассу:

Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 21 660-0 208 34 660

5. Удержаны из зарплаты подотчетные суммы: