Служебные письма

Письмо – это обобщенное название разных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, электронной почтой, с помощью факсимильных средств связи.

Все письма делятся на два вида:

1. Инициативные (составляются по инициативе организации).

2. Письма-ответы (являются ответом на входящий документ, при этом оформляется реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа).

Виды писем:

директивные ( отправляются из государственных и муниципальных органов управления и содержат указания, рекомендации по вопросам: налогов, отчетности и т.д.)
гарантийные (содержат гарантии оплаты, доставки, качества)
информационные (сообщения, просьбы, напоминания и т.д.)
рекламные, поздравительные, пригласительные
запросы (содержащие просьбу разъяснить какой либо вопрос)
сопроводительные (сопровождают основной документ)
коммерческие (составляются при заключении и выполнении контрактов)
претензионные ( составляются в случае нарушения или невыполнения условий контракта)
кредитные (составляются при заключении контрактов с иностранными партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное письмо с номером валютного расчетного счета из банка покупателя и гарантиями банка оплаты товаров покупателем.

Письмо оформляется на бланке письма. Название вида документа не указывается.

Части текста:

1. Вводная (содержит причины, цели создания письма)

2. Основная (предложения, выводы).

Начало письма может иметь следующие варианты обращения:

«Уважаемый Иван Сергеевич!»
«Господин Зорин!»
«Иван Сергеевич!»
«Уважаемый г-н Зорин!»
«Уважаемые господа!»

Письма могут заканчиваться фразами:

«С уважением»
«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»

Реквизиты писем:

Герб РФ или эмблема организации
Наименование организации
Справочные данные об организации (в т.ч. регистрационные номера и коды)
Дата
Регистрационный номер
Ссылка на дату и номер входящего документа (для писем-ответов)
Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»)
Текст
Подпись
Адресат

2. Факсы.

Факс - документ полученный с помощью факсимильного аппарата.

По сути, факс - это копия документа. По факсу могут передаваться любые документы. Чаще всего по факсу передают письма.

Оформляется факс аналогично письмам только в реквизите «адресат» указывается номер факса получателя. Дополнительные данные (дата, время передачи, ее продолжительность, количество страниц, № факса отправителя и получателя) проставляет сам аппарат автоматически вдоль верхней кромки листа.

3. Телефонограммы.

Телефонограмма - это документ, передаваемый по телефону.