Системы автоматизации документооборота и учета

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота

Универсальные «коробочные» СЭДО:

· стандартный набор функций;

· невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

· низкие временные затраты на приобретение и установку;

· относительно низкая стоимость;

· необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

· максимально персонифицированная система;

· большие временные затраты;

· высокая стоимость разработки;

· сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

· Комбинированные СЭДО:

· базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

· полное соответствие нуждам предприятия;

· небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

· стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

· передача заказчику прав на продукт;

· простота освоения и использования;

· полная локализация;

· удобный интерфейс;

· взаимодействие с существующими офисными приложениями.