Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27)

Часто доводиться засвідчувати відповідність копії документа оригіналу. Позначка про засвідчення копії розміщується нижче від реквізиту «Підпис документа».

Відповідно до ДСТУ вона складається з запису «Згідно з оригі­налом», посади (звання) особи, яка завірила копію, особистого підпису, його розшифрування та дати завірення. Наприклад:

Згідно з оригіналом: Начальник відділу управління персоналом

___________ Ю. І. Ткаченко

(підпис) 12.08.2008

Якщо копія розпорядчого чи інструктивного документа пере­силається до сторонньої організації чи видається на руки, то, крім підпису, проставляють відбиток печатки організації.

Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печат­кою з назвою служби діловодства (відділу кадрів) організації.

Копія документа виготовляється й видається працівникам чи взагалі громадянам з дозволу керівника установи або керівника її структурного підрозділу. Звичайно установа може робити копії лише своїх документів (це не стосується архівних установ і нотаріатів).

Копія документа відтворюється, як правило, на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. В разі виготовлення копії на звичайному аркуші паперу повністю відтворюється текст бланка оригіналу і всі його реквізити. На першому аркуші копії робиться позначка «Копія» (праворуч угорі над реквізитом «адресат»).

Копії документів засвідчують проставлянням нижче реквізиту «підпис» засвідчувального напису «вірно», найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

Наприклад:

Копія «Вірно».

Інспектор_Петренко.О.Р.

(підпис)

24.04.2008

Дозволяється засвідчення копій документа відбитком печатки в разі видачі на руки окремим особам та направлення до інших установ.

Політика та процедури керування документаційними процесами в організації мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити.

Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа мають бути точно задокументовані та проконтрольовані.

Питання для самоконтролю:

· Як складається формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів?

· Як оформляються реквізити на документах?

· Як складається заголовок документа (Реквізити 1-10)?

· Датування та індексування документів (реквізити 11-14)?

· Адресування та оформлення тексту документа (Реквізити 16,19,21)?

· Погодження та засвідчення документів (реквізити що надають документу чинності)?

· Як виготовляються копії документів?

Рекомендована література для опрацювання:

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №4 Особливості складання інформаційно-довідкових, розпорядчих та організаційних документів.

1. Створення довідково-інформаційних документів (анкета, анотація, довідка, графік відпусток, висновок, відгук, доповідь, записка ділова, замітка, заява, запрошення, зведення, наукова (курсова) робота, оголошення, огляд, план роботи, подання, прес-реліз, пропозиція, рецензія, скарга, список, телеграма, реферат, телефонограма);

2. Підготовка розпорядчих документів;

3. Складання організаційних документів;

4. Особливості складання ділових листів.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



double arrow
Сейчас читают про: